Die 10 wichtigsten Gründe, Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu automatisieren

Kofax White Paper Die 10 wichtigsten Gründe, Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu automatisieren Übersicht Finanzabteilungen sehen sich der Aufgabe gegenüber, Kosten zu senken, die wirtschaftliche Effizienz zu verbessern, für die Einhaltung regulativer Vorschriften zu sorgen, die Transparenz zu erhöhen und die strategischen Initiativen des Unternehmens zu ermöglichen – und all dies zur gleichen Zeit. Das grundlegende Problem dabei ist nicht, ob ein Unternehmen diese Ziele anstreben sollten, sondern wie gut sie erreicht werden können. Eine strategisch organisierte Transformation von Prozessen, die diese Ziele – Verringerung der betrieblichen Aufwendungen und Minimierung finanzieller Risiken – erreicht, erfordert offensichtlich ernsthafte Überlegungen. Diese Whitepaper untersucht ausführlich die relevanten Probleme und Vorteile einer entsprechenden Umgestaltung der Kreditorenbuchhaltung sowie neuere branchenweit durchgeführte Studien und Best Practices im Umfeld derartiger Initiativen. Es spricht einiges dafür, dass der Kernansatz zur Bewältigung der Herausforderungen, denen sich die Finanzabteilungen gegenüber sehen, in der Optimierung von Workflow- Prozessen zur Verbesserung von Geschwindigkeit, Effizienz, Kontrolle und Transparenz der betrieblichen Abläufe liegt. Optimierung ist dabei das Ergebnis fein choreographierter Automatisierung und auf „Best Practices“ basierender Workflows, die fachmännisch auf einen Satz von Prozessen angewandt werden. Automatisierung liefert eine wirksame White Paper • Die 10 wichtigsten Gründe, Ihre Kreditbuchhaltungsprozesse zu automatisieren • Seite 2 Antwort auf Probleme der Kreditorenbuchhaltung wie Typische Prozesse bieten keine Frontend-Transparenz zum Beispiel unzureichende Kassenführung, Mangel an Transparenz, Prozessineffizienzen, verzögerte Außenstelle A Abschlusstermine, geringe Produktivität und ? Kreditoren- ERP Zahlung Compliance-Risiken durch Betrug und Fehler. buchhaltung Außenstelle B Finanzabteilungen, die sich über all dies im Klaren sind, gelingt es auch, ihr Augenmerk auf die eher strategischen Herausforderungen zu richten, denen Außenstelle C sich das Unternehmen gegenüber gestellt sieht. Abbildung 1: Rechnungen, die viele Empfänger haben, aber keinen, der sie nachverfolgt. Es lohnt sich also, die10 wichtigsten Gründe für die das ERP-System eingegeben, so dass bereits am Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse Frontend nahezu keine Transparenz gegeben ist. So kennen zu lernen und Lösungen zu erkunden, die als kann es passieren, dass Rechnungen tage- wenn Hebel zur Kostensenkung, Verstärkung von Kontrollen, nicht sogar wochenlang auf dem Schreibtisch eines Verbesserung von Serviceniveaus und Erhöhung der Managers liegen bleiben, was zu Verzögerungen Transparenz genutzt werden können. und unnötigen überstürzten Aktionen führt, wenn Geschäftsbereichsleiter eine schnelle Zahlung Nummer 10 verlangen, um Lieferanten zu beschwichtigen. Umfassende und hohe Transparenz Die Herausforderung: Mangel an umfassender und Wenn sich Kreditorenbuchhaltungsabteilungen hoher Transparenz am Ende von Abrechungsperioden chronisch im Transparenz ist ein grundlegendes Problem in den Rückstand befinden, besteht das Risiko, dass nicht meisten Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, von alle oder ein erheblicher Teil der Verbindlichkeiten denen viele immer noch vorrangig mit der Bearbeitung nicht erkannt werden. Unvollständige Rückstellungen von Papierdokumenten befasst sind. Tatsächlich ist es können zu einer Unterbewertung der Ausgaben und so, wie die 2006 Procure-to-Pay Study der Aberdeen so zu einer Überbewertung der Einnahmen führen, Group herausfand, dass 80 % aller Rechnungen was ein Unternehmen der Gefahr des Vorwurfs in Papierform vorliegen, was eine Vielzahl von vorgetäuschter Gewinne in den Geschäftsberichten Transparenzproblemen schafft und diese weiterhin aussetzt, ein Phänomen, das zu beobachten ist, wenn verursacht. Unternehmen verzweifelt versuchen, Einnahmen vorzuweisen oder Verluste zu reduzieren. Der Prozess Der Mangel an hoher Transparenz kann bereits mit der Vorabgenehmigung stellt ein ernsthaftes Risiko dem Prozess des Rechnungseingangs einsetzen. des Bilanzbetrugs durch falsche Rechnungsabgrenzung In der Regel werden Rechnungen statt an einen dar, wenn Geschäftsstellenleiter angewiesen werden, zentralen Ansprechpartner der Kreditorenbuchhaltung Rechnungen absichtlich zurückzuhalten, damit sie in eher an eine große Anzahl von Geschäftsstellen der aktuellen Rechnungsperiode nicht erfasst werden. gesendet (siehe Abbildung 1). Diese vorab Auch der Verlust von Rechnungen in Papierform genehmigten Rechnungen werden dann (manuell) trägt dazu bei, dass ein Unternehmen keinen klaren an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet und in Blick auf seine Verbindlichkeiten mehr hat. Derartige White Paper • Die 10 wichtigsten Gründe, Ihre Kreditbuchhaltungsprozesse zu automatisieren • Seite 3 Konsequenzen eines dezentralen, papierbasierten Unternehmen jetzt ihre Abschlüsse rascher und Prozesses sprechen gegen ein fortgesetztes Vertrauen genauer durchführen. Obwohl sich daraus Vorteile in dieses überholte Modell. ergeben (denn die rechtzeitige Verfügbarkeit aussagekräftiger Informationen für das Management Die Lösung: Umfassende und hohe Transparenz ermöglicht schnellere und treffsicherere taktische Zur Erreichung umfassender und hoher Entscheidungen und damit die Freisetzung von Transparenz innerhalb des gesamten Ablaufs der Ressourcen für strategische Initiativen), kann sich der Kreditorenbuchhaltung müssen Unternehmen Abschluss der Kreditorenbuchhaltung als ein Engpass papierbasierte Aktivitäten minimieren und die erweisen. Prozesse der Kreditorenbuchhaltung eng mit ihren ERP-Systemen integrieren. Die Automatisierung durch Wie bereits angemerkt, laufen typische Integration von Dokumentenerfassung und Workflow Kreditorenbuchhaltungsprozesse Gefahr, unvollständige innerhalb eines ERP-Systems bildet die Basis für eine Rückstellungen für Verbindlichkeiten zu bilden umfassende und hohe Transparenz. Ideale Lösungen und durch Unterbewertung der Ausgaben und zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung weisen Überbewertung der Einnahmen zu verzögerten und folgende Merkmale auf: fehlerhaften Abschlüssen zu führen. Aufgrund von SOX • Frühe Sichtbarkeit durch zentralisierte Frontend- müssen wesentliche Fehldarstellungen veröffentlicht Erfassung aller Rechnungen (in allen Formaten) und werden – eine Folge, die kein Unternehmen erleben Einspeisung in das ERP-System und daraus folgend möchte.