Effiziente Prozessautomatisierung und –integration als Basis für sichere und flexible Geschäftsprozesse

Experten Interview Effiziente Prozessautomatisierung und –integration als Basis für sichere und flexible Geschäftsprozesse Name: Jürg Hofer Funktion/Bereich: Head of Business Objects Management Organisationen: Emmi Schweiz AG Name: Dipl. Ing. Uwe Lück Funktion/Bereich: Geschäftsführer Organisationen: Full Speed Systems AG Liebe Leserinnen und liebe Leser, bei der Schweizer Emmi AG sind in den letzten Jahren in großem Umfang Pro- zesse und IT-Systeme und –Anwendungen neu ausgerichtet worden. Durch er- folgreiches Wachstum auch durch Unternehmensübernahmen einerseits und die Marktdynamiken andererseits bedingt galt es, die Systemlandschaft und die Prozesse zu vereinfachen, durchgängiger und flexibler zu gestalten. Mit Hilfe von Integration und SOA-basierten Konzepten gelang es unter Leitung von Jürg Hofer von der Emmi Schweiz AG, das Unternehmen noch besser auf kommen- de Businessherausforderungen vorzubereiten, bei gleichzeitig deutlich effizien- terem IT-Gesamtsystem. Der Oracle Partner Full Speed Systems spielte als umsetzungsorientierter Berater hierbei eine große Rolle und setzte Oracle- Lösungen gezielt und erfolgreich ein. Mit Herrn Uwe Lück, Geschäftsführer von Full Speed Systems und Herrn Jörg Hofer, Head of Business Objects Management, von der Emmi AG Schweiz, werden Ziele und Erfolgsfaktoren des Projekts näher beleuchtet. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr Competence Site-Team www.competence-site.de Seite 1 Experten Interview Sehr geehrter Herr Hofer, sehr geehrter Herr Lück, Frage: Herr Hofer, welche Gründe gaben den Ausschlag, für die bei Emmi durchgeführte um- fassende Neuausrichtung und Umorganisation des gesamten IT-Systems? Jürg Hofer: Wir haben ja 2003 bereits mit der Umstrukturierung der IT angefangen und der Hauptgrund war, dass wir die Anforderungen von großen Kunden mit den bestehenden IT-Systemen einfach nicht mehr effizient erfüllen konnten. Eine Ursache bestand darin, dass die Emmi sehr schnell durch Firmenzusammenschlüsse gewachsen ist und in der Folge eine grosse Systemvielfalt entstand. Da zudem einige der Systeme am „end-of- life“ angekommen waren, bestand dringender Handlungsbedarf, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit dieser Komplexität waren natürlich auch hohe Kosten in Betrieb und Pflege verbunden. Beides wollten wir nachhaltig vermindern und damit die IT im Gleichklang zur organisatorischen Konsolidierung der gewachsenen Emmi effizient aufstellen. Frage: Herr Lück, ist das eine Ausgangssituation gewesen, die Sie öfter antreffen und welche besonderen Kompetenzen und Erfahrungen hält die die Full Speed Systems – Stich- worte SOA und Integration – für solche Herausforderungen bereit? Uwe Lück: Ja, dies trifft man häufiger. Der Kostendruck auf die Organisation und der extrem kritische Faktor Zeit zwingen hier zu Veränderungen. Aus mehr als 400 Projekten kennen wir die Prozessanforderungen und vor allem die Schwachstellen. Diese sind meist System- und Medienbrüche. Zum Glück ist man heute in der Lage, diese Brüche technologisch mit Standardwerk- zeugen zu verbinden. Dabei spielt die Technik nur eine untergeordnete Rolle, sie ist lediglich das Werkzeug! Viel wichtiger ist die Erfahrung bei der Gestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Dies ist der Bereich, wo unsere Kunden die Kompetenzen von Full Speed Systems erfolgreich nutzen. SOA allein hilft nicht, es sind immer die Prozessoptimierungen, die erkannt und umge- setzt werden müssen. SOA als effizientes technologisches Hilfsmittel eingesetzt, bietet www.competence-site.de Seite 2 Experten Interview jedoch wichtige zusätzliche Möglichkeiten zum sukzessiven Aufbau einer effizienten, integrierten System-Plattform. Frage: Herr Hofer, in welcher Form waren Ziele vorgegeben und inwieweit sind prozentuale oder absolute monetäre Einsparungen und Verbesserungen planbar? Inwieweit wur- den diese Ziele erreicht? Jürg Hofer: Monetäre Ziele für die IT vorab zu formulieren ist in der Tat schwierig. Zunächst waren die übergeordneten Ziele die Reduktion der Systemvielfalt und die zukunftssichere Schaffung und Ausrichtung auf ein flexibles und integrationsfähiges System für die Emmi .Da, wie Eingangs beschrieben eine Weiterführung der bestehenden Plattformen nicht sinnvoll und möglich war, lagen die monetären Vorgaben vor allem auf dem Be- trieb der künftigen Lösung. Dieser sollte im Vergleich mit anderen Unternehmen unse- rer Branche wettbewerbsfähig sein. Diese Ziele sehen wir als erreicht an, was sich auch für aktuelle und zukünftige Akqui- sitionen und Wachstumsschritte schon zeigt bzw. abzeichnet. Waren für die Auswahl des Umsetzungspartners dann überhaupt Schätzungen über die zukünftigen IT-Kosten ausschlaggebend? Eher nicht, zumal sich auch bei den Lizenzkosten die Hersteller doch recht flexibel zeigten. Das konnten wir gut nutzen. Für uns war eher ausschlaggebend, wie die Lö- sungen der Hersteller auf den spezifischen Reifegrad der Emmi Organisation und der Geschäftsprozesse passen. Hier haben sich die JD Edwards Lösungen und die SOA- Funktionalitäten von Oracle als flexibler und besser für Emmi passend erwiesen. www.competence-site.de Seite 3 Experten Interview Frage: Herr Lück, wurden diese Zielvorgaben als fixen Rahmen für die auszuwählenden Lö- sungen definiert? Ergeben sich im Laufe eines solchen Projektes vielleicht (typische) Meilensteine, die für Einhaltung oder evtl. eine Adjustierung der Ziele und Ergebniser- wartungen zwingend sind? Uwe Lück: Es gibt eigentlich nicht das „SOA-Projekt“ und dieses dann zum Festpreis. SOA dient immer nur einem Zweck. Wichtig ist, dass die Unternehmen erkennen, wo ihnen die neuen Möglichkeiten helfen können. Daher bieten wir zum Beispiel ein „Fitness Assessment“ zum Festpreis an. Ziel des Assessments ist es, definierte und vereinbarte kritische Prozesse zu analysieren, Optimierungspotentiale aufzuzeigen und einen dar- aufhin passenden Lösungsvorschlag zu erstellen. Die konkreten Maßnahmen können dann in Bezug auf den Aufwand realistisch abge- schätzt und kontrolliert werden. Dieses Vorgehen orientiert sich immer an den konkre- ten Geschäftsprozessen und den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass man sehr schnell die kritischen Punkte identifi- ziert und dann in überschaubaren und kontrollierbaren Schritten Optimierungen erzielt. Frage: Herr Hofer, Sie haben die gesamte IT-Restrukturierung ja parallel und abgestimmt auf den laufenden Betrieb eines Konzerns stemmen müssen. Was waren dabei die wich- tigsten Erfolgsfaktoren für Emmi, auch in Bezug auf die Zusammenarbeit mit FSS? Jürg Hofer: In der Tat ist das ein schwieriger Prozess, man kann ja nicht in einem Jahr 30 Systeme abschalten. Sie können sich das vielleicht vorstellen, wie der Umbau eines Warenhauses bei Beibehaltung des Verkaufsbetriebes: Baustellen, Umleitungen, Um- und Rückbauten. Für Emmi hat sich gezeigt, dass die Einbindung der Nutzer mit deren Bedürfnissen und Knowhow ein sehr wichtiger Faktor ist. Im täglichen Geschäft ist das leider nicht zu 100% zu erreichen, auch wenn es intensiv angegangen wurde. Folglich haben wir zum einen Best Practise Prozesse vorgegeben, aber auch fallweise und mit Rücksicht auf bisherige Routinen und Strukturen der Nutzer auch Ausnahmen und Ü- bergangslösungen zugelassen. Positiv ist, dass es so zu keinen heftigen Unterbre- chungen – wie bei Fakturierung u.a. wichtigen Prozessen – kam. Aber als Folge und www.competence-site.de Seite 4 Experten Interview „Preis“ des Übergangs auch noch über eine längere Zeit quasi „Altlasten“ final bereinigt und letzte Prozesse endgültig umgestellt werden mussten. Mit Full Speed Systems hat uns positiv beeindruckt, dass ein stabiles Team von An- fang bis Ende das Projekt begleitet hat. Das hat zum Projekterfolg erheblich beigetra- gen. Auch haben wir darauf Wert gelegt, dass FFS uns im Betrieb und bis zur funktio- nierenden Einrichtung einer eigenen Prozessorganisation für den IT-Betrieb begleitet. Frage: Wie sind Sie bei der Auswahl der geeigneten Architektur und der Systeme und Anwen- dungen vorgegangen, um nachhaltig serviceorientierte und flexible Strukturen zu errei- chen? Uwe Lück: Wenn ich heute das Themenfeld Integration und Software as a Service anschaue, dann ist das Wichtigste aus meiner Sicht, dass man Werkzeuge benutzt die auf offenen Standards aufsetzen. Damit ist man nicht an bestimmte Systeme oder Produkte gebunden. Oracle erfüllt diese Anforderungen vorbildlich. Die Lösungen von Oracle basieren alle auf offen und frei zugänglichen Standards. Hierdurch ist Offenheit nachhaltig garantiert. Oracle hat auf dieser Basis eine Reihe von Komponenten entwickelt und bietet diese nun als Standardprodukte an.