BITKOM Leitfaden Offshoring

BITKOM Leitfaden Offshoring Impressum Herausgeber: BITKOM Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. Albrechtstraße 10 10117 Berlin-Mitte Tel.: 030/27 576 – 0 Fax: 030/27 576 – 400 bitkom@bitkom.org www.bitkom.org Dieser Leitfaden ist das Ergebnis einer Projektgruppe im Arbeitskreis „IT-Outsourcing“ (Koordinator: Karl Rathgeb, Accenture). Ansprechpartner: Dr. Mathias Weber, BITKOM e.V. Tel: +49 (0)30 / 27576 – 121 E-Mail: m.weber@bitkom.org Berlin, 31. Januar 2005 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 3 Geleitwort 5 1 Zusammenfassung 6 2 Einleitung 8 2.1 Ziele und Inhalt des BITKOM-Leitfadens Offshore 8 2.2 Sourcing-Ebenen 8 2.3 Definitionen 9 3 Offshoring: Der Status Quo 10 3.1 Hintergründe für Offshoring 10 3.1.1 Offshoring-Aktivitäten Ende der 1990er 10 3.1.2 Offshoring: Neuere Entwicklungen 10 3.1.3 IT-Arbeitskosten im internationalen Vergleich 11 3.1.4 Arbeitsmarktpolitische Auswirkungen 12 3.2 Chancen und Risiken des Offshoring 13 3.2.1 Chancen 13 3.2.2 Risiken 15 4 Leitfaden für den Anwender 18 4.1 Systematische Herangehensweise und Methodik 18 4.1.1 Insourcing 19 4.1.2 Buy-In 19 4.1.3 Contracting-Out 19 4.1.4 Offshoring als Sonderform des Outsourcings 19 4.2 Entscheidungsfaktoren 20 4.2.1 Aktivität 20 4.2.2 Unternehmen 21 4.2.3 Marktbedingungen 22 4.2.4 Zeit 23 4.3 Aktivitäten im Detail 24 4.3.1 Rahmenbedingungen 24 4.3.2 Projektgröße, Dauer und Umfang 25 4.3.3 Technologie 25 4.3.4 Komplexität und Abhängigkeit zu anderen Systemen 26 4.3.5 Risiko und Kontrolle 26 4.3.6 Entscheidungshilfe 26 4.3.7 Portfolio Analyse am Beispiel von Application Outsourcing (AO) 28 4.4 Implementierung 28 4.4.1 Offshoring-Modelle: Vom singulären Projekt bis zur strategischen Partnerschaft 28 3 4.4.2 Art der Zusammenarbeit 32 4.4.3 Suche und Prüfung des Offshoring-Partners 33 4.4.4 Organisation und Prozesse 35 4.4.5 Kommunikation 36 4.4.6 Aufbau der Zusammenarbeit 37 4.4.7 Kontrollmechanismen und Transparenz 38 4.4.8 Krisen und deren Bewältigung 39 4.4.9 Verträge, Recht und Service Level Agreements 40 5 Lessons Learned 42 5.1 Erfolgsfaktoren 42 5.1.1 Planung 42 5.1.2 Entscheidungsprozesse 42 5.1.3 Partnerauswahlkriterien 43 5.1.4 Durchführung und Kontrolle 43 5.1.5 Projektabschluss oder Wiedereingliederung 43 5.1.6 Best Practices 43 5.2 Offshoring Beispiele 44 5.2.1 Großes Migrations- und Application Management Projekt 45 5.2.2 Mittelgroßes, langfristiges Migrationsprojekt Konzern 46 5.2.3 Langfristiges Application Development and Maintenance Projekt 47 5.2.4 Erweiterung einer bestehenden Legacy-Applikation 48 5.2.5 Kleines Entwicklungsprojekt 49 5.2.6 Mittleres Application Development Projekt 50 5.2.7 Mittelgroßes Application Development und Maintenance Projekt 51 5.2.8 Kleines Erweiterungsprojekt 52 5.2.9 Kleines Erweiterungs- und Application Maintenance Projekt 53 5.2.10 Mittleres Migrationsprojekt 54 6 Anhang 55 6.1 Fragenkatalog 55 6.2 Checkliste - Kostentreiber 65 6.3 Abkürzungsverzeichnis 66 6.4 Abbildungsverzeichnis 66 6.5 Tabellenverzeichnis 66 6.6 Literaturverzeichnis und Verweise zu Webseiten 67 6.7 Verzeichnis der Autoren 69 6.8 Sachwortindex 70 4 Geleitwort Der vorliegende „BITKOM-Leitfaden Offshoring“ soll Entscheidungsträger aller Branchen in die Lage versetzen, Offshore-Projekte so zu planen und zu steuern, dass ein möglichst ho- her Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit ihrer Unternehmen entsteht. Der Leitfaden entstand im Rahmen der Projektarbeit des BITKOM-Arbeitskreises IT- Outsourcing in mehrmonatiger Arbeit eines Projektteams (vgl. Abschnitt 6.7). Allen Beteilig- ten und insbesondere dem Koordinator des Projektes, Herrn Karl Rathgeb (Accenture), möchten wir für die engagierte Arbeit herzlich danken. Der Leitfaden Offshoring ergänzt die bisherigen Resultate des Arbeitskreises IT-Outsourcing. Zu nennen sind hier in erster Linie das BITKOM-Positionspapier IT-Outsourcing, das An- wenderforum IT-Outsourcing sowie das Projekt „Terminologie“ (Abschluss Mai 2005). Die dargestellte Materie ist der fortlaufenden Entwicklung des Rechts und der Technik un- terworfen. Der BITKOM kann daher keine Gewähr für die Vollständigkeit und den Inhalt des Leitfadens Offshoring übernehmen. Die Vorgehensmodelle und Empfehlungen sind unver- bindlich. Der BITKOM will den Leitfaden Offshoring weiter vervollkommnen. Daher bitten wir alle Le- ser, uns Anregungen und Verbesserungsvorschläge mitzuteilen. Ansprechpartner ist der Leiter des BITKOM-Kompetenzbereichs IT-Services Dr. Mathias Weber (T.: 030/27576-121, m.weber@bitkom.org). Dr. Peter Broß Geschäftsführer BITKOM e.V. 5 1 Zusammenfassung Globaler Megatrend Outsourcing und Offshoring sind Themen, die einerseits zunehmend an Bedeutung gewinnen, ande- rerseits aber auch schon für Negativschlagzeilen gesorgt haben. In den einschlägigen Zeitschriften und Zeitungen lassen sich Beispiele für beides finden: Erfolgsmeldungen, die von hohen Kostenein- sparungen bei guter Qualität der gelieferten Produkte und Services berichten ebenso wie Projekte, die den vorgesehenen Kostenrahmen deutlich gesprengt haben - verbunden mit Leistungen, die als nicht akzeptabel bewertet wurden. Dennoch ist Offshoring ein Megatrend, der detaillierter betrachtet wer- den sollte. Mit der Standardisierung der IT-Prozesse hat sich deren strategische Bedeutung relativiert und die eigene IT-Kompetenz ist inzwischen oft kein Differenzierungskriterium gegenüber dem Wettbewerb mehr. Beide Faktoren, Standardisierung einerseits und geringere strategische Bedeutung anderer- seits, führen dazu, dass IT-Dienstleistungen zunehmend ausgelagert werden. Lohnkostenvorteile in den Offshore-Destinationen kombiniert mit Losgrößen- und Lernkurveneffekten können zu erheblichen Kostenvorteilen von 20% bis 40% gegenüber einer Inhouseleistung führen. Durch die weltweite Ver- fügbarkeit von Telekommunikationsleitungen zu wettbewerbsfähigen Preisen wird Offshoring in ho- hem Maße vereinfacht. Ein weiterer festzustellender Trend ist das Multisourcing, bei dem mit verschiedenen Offshoring- Partnern für unterschiedliche Aufgabenstellungen zusammengearbeitet wird.