Best Practice: Automatisierter Rechnungseingang

Best Practice: Automatisierter Rechnungseingang Automatisierung für SAP® Lösungen www.esker.de ESKER DELIVERYWARE WHITE PAPER Inhaltsverzeichnis Einführung ................................................................................................................................................................................... 3 Herkömmlicher Rechnungseingangsproczess mit SAP-Systemen ........................................................................... 4 Herkömmliche papierbasierte Rechnungsbearbeitung .................................................................................... 4 DeliveryWare und Ihre SAP-Anwendung............................................................................................................................ 5 Esker DeliveryWare ........................................................................................................................................................ 5 Automatisierung des Rechnungseingangsproczess...................................................................................................... 6 Einsparungen durch Automatisierung...................................................................................................................... 6 Enge Integration mit SAP-Anwendungen ............................................................................................................... 7 Schritt 1: Erfassung ............................................................................................................................................... 7 Schritt 2: Benachrichtigung ................................................................................................................................ 7 Schritt 3: Validierung ........................................................................................................................................... 7 Schritt 4: Datenübertragung in das SAP-System .............................................................................................. 7 Workflow und Prozessnachverfolgung .............................................................................................................................. 8 Nachverfolgungsdaten ................................................................................................................................................ 9 Suche und Auswahl ....................................................................................................................................................... 9 Prozesshistorie ................................................................................................................................................................. 9 Vorteile des automatisierten Rechnungseingangs ....................................................................................................... 9 Erfolgreiche Implementierung............................................................................................................................................ 10 Zusammenfassung .................................................................................................................................................................. 11 Über Esker ................................................................................................................................................................................. 12 ESKER DELIVERYWARE WHITE PAPER Einführung SAP-Lösungen bieten Unternehmen zwar leistungsfähige Rechnungseingangsfunktionen und Transaktionsdaten, jedoch beeinträchtigt die manuelle Eingabe und Nachverfolgung von Lieferantenrechnungen weiterhin die Effizienz der Geschäftsprozesse und die Investitionsrentabilität der SAP-Lösungen. Bei vielen Unternehmen läuft der Rechnungseingangsprozess trotz des Einsatzes von SAP noch immer sehr traditionell ab. Dadurch sind sie allerdings auch nur begrenzt fähig, die Kosten pro Rechnung zu minimieren, doppelte Rechnungen zu vermeiden und Skonti für die vorzeitige Begleichung von Forderungen für sich zu nutzen. Unter einer unzureichenden Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses können die Finanzplanung, die Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten, die Mitarbeiterproduktivität, die Kommunikation mit anderen Unternehmen und sogar die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften leiden. So wie die automatisierte Eingabe von Lieferantenrechnungen für die Prozesseffizienz und Qualitätssicherung von entscheidender Bedeutung ist, so ist die Verarbeitung von Rechnungsdaten für das Tagesgeschäft sehr wichtig. Bei Anfragen von Lieferanten wird z.B. oft verlangt, dass der Bearbeitungsstatus einer bestimmten Kreditorenkontotransaktion bekannt ist. Wenn sich schnell und problemlos prüfen lässt, ob eine Rechnung erhalten, bearbeitet oder bezahlt wurde (und wer dafür verantwortlich ist), können Lieferantenanfragen viel schneller beantwortet werden. Das gleiche gilt für die Debitorenbuchhaltung, bei der sowohl Kundenservice als auch Cash Management häufig Nachfragen zum Status einer Zahlung und eventuellen Anpassungen erforderlich machen. Diese Prozesse rund um den Rechnungseingang rücken zunehmend ins Zentrum der Aufmerksamkeit von SAP-Kunden, die damit ihre Zahlungen beschleunigen, ihre Lieferantenbeziehungen im Interesse einer besseren Verhandlungsposition festigen und ihre Liquiditätsplanung verbessern möchten. Abgesehen von erheblichen Kosteneinsparungen können Unternehmen mit einem automatisierten Kreditorenkontosystem die Effizienz des Gesamtprozesses deutlich steigern. Das vorliegende Whitepaper fasst diese Vorteile zusammen und stellt eine einzigartige Lösung für die Automatisierung von Prozessen im Rahmen des Rechnungseingangs bei SAP-Anwendungen vor. Die Herausforderungen, vor denen heutzutage alle Unternehmen stehen, die sich nach wie vor auf manuelle Prozesse verlassen, werden ebenso analysiert wie die Vorteile einer Automatisierung dieser Prozesse – von der Kostenersparnis über den reduzierten Zeit- und Arbeitsaufwand bis hin zur deutlich verbesserten Transparenz des gesamten Prozesses. In diesem Zusammenhang präsentiert das Whitepaper innovative Technologien für eine umfassende Automatisierung des Rechnungsmanagements zur Optimierung der Zahlungszyklen. Es richtet sich dabei in erster Linie an CEOs, CFOs, CIOs, Führungskräfte in der Kreditorenbuchhaltung und SAP-Systemadministratoren und soll sie dabei unterstützen, die Automatisierung von Rechnungseingangsprozessen zu verstehen, zu planen und zu bewerten, um im wettbewerbsintensiven Markt von heute zusätzliche Effizienz zu erzielen. 3 ESKER DELIVERYWARE WHITE PAPER Herkömmlicher Rechnungseingangsprozess mit SAP-Systemen Die manuelle Verwaltung von Vorgängen des Rechnungseingangs ist systembedingt ineffizient und mit einem hohen Fehlerrisiko behaftet. Manuelle Prozesse sind arbeitsintensiv und zeitaufwendig und binden wertvolle Ressourcen für die Verwaltung der einzelnen Prozessbestandteile. Bei konventionellen SAP-Lösungen für Kreditorenkonten geschieht jede Dokumentenverarbeitung vor der Rechnungsbuchung in Form einer "Black Box” – genaue Informationen über die Vorgänge im Prozess sind entweder nicht verfügbar oder im SAP-System nicht ohne weiteres zugänglich. Empfang und Eingabe der Rechnung sowie die Weiterleitung und Problemlösung erfordern manuelle Eingriffe. EINGANG PROZESS ERFASSUNG Zeit Durch Automatisierung der Rechnungserfassung, des Workflow und der Nachverfolgung wird der Prozess transparent. Diese Übersichtlichkeit ermöglicht eine effiziente Koordination und Steuerung zur Optimierung des Prozesses.