Die Differenzensuche ist ein sehr weiter Begriff der viele Themen umfassen kann. Im Folgenden wird hierbei der wesentliche Fokus auf den Abgleich von Zahlen aus der Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen) und dem Controlling (internes Rechnungswesen) gerichtet. Alleine bei dem Wort "Differenzensuche" dürfte es bereits so manch einem Controller die ersten Schweißperlen auf die Stirn zaubern. Was steckt hinter dieser Tatsache ? Woher kommen diese Ängste ? Die meisten werden bei der Differenzensuche sicherlich den Suchaufwand meiden wollen. Zudem kommt eine völlige Unsicherheit, ob die Differenzen alle jemals gefunden werden. Es gibt somit von vorneherein keine Begrenzung des Suchaufwands, denn man könnte sogar 90 % der Differenzen gefunden und erklärt haben und wäre damit schlimmsten Falls zahlentechnisch nicht viel schlauer als vorher. Denn es ist durchaus denkbar, dass sich der ursprünglich gesuchte Ausgangs-Differenzbetrag erhöht hat. Deswegen könnte man die Differenzensuche mit einem Puzzle vergleichen - sie ergibt erst ein vollständiges Bild, wenn das letzte Puzzle-Stück am richtigen Platz eingefügt wurde. Und das alles inmitten eines Periodenabschlusses der terminlich gesehen meist wenig Spielraum lässt da der Abgabezeitpunkt der Zahlen fest fixiert ist. Da die Differenzensuche am Ende des Periodenabschlusses steht nachdem die Ergebnisse ermittelt wurden entsteht ein sehr hoher Zeitdruck wenn die Ergebnisse des internen und externen Rechnungswesen nicht übereinstimmen. Es kommt aber noch ein weiterer Aspekt bei der Differenzensuche hinzu: das fehlende oder unvollständige Wissen über die Vorgehensweise bei einer Differenzensuche. Viele Controller haben im Laufe der Jahre sicherlich ihre eigene Vorgehensweise entwickelt. Das hängt damit zusammen, dass jeder im Laufe der Jahre ganz individuell auftretenden (und meist wiederkehrenden) Differenzen begegnet. Ist eine neue Art von Differenz erkannt worden, so wird sie meist in die Routine-Prüfungen der folgenden Suchen aufgenommen. Ganz nach dem Motto: "ah ja - den Fall hatte ich ja auch schon mal". Dieser Aspekt der Vorgehensweise spielt deshalb eine ganz entscheidende Rolle, wenn man sich die Herkunft und Ursachen von auftretenden Differenzen anschaut. Die vergleichsweise einfach zu findenden Differenzen sind solche, die durch fehlende manuelle Interaktion entstehen. Zum Beispiel wenn der Controller vergessen hat am Periodenende eine Kostenstelle abzurechnen. Diese Dinge kann ein Controller ausfindig machen indem er im Zweifel alle Abrechnungen von seinen CO Objekten prüft und wiederholt. Das heißt nicht, dass diese Fälle einen Controller nicht auch zur Verzweiflung treiben können. Gerade wenn man bedankt mit welcher Vielzahl von CO Objekten man es zu tun haben kann. Eine Überprüfung aller einzelner Objekte wird nur in den wenigsten Fällen in der Praxis mit einem erträglichen Aufwand zu bewältigen sein. Deutlich schwieriger wird die Sache schon bei Ursachen die auf technische Fehler zurückzuführen sind. Ähnliches gilt im Grunde auch für fehlerhafte Grundeinstellungen im System (Customizing).
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