IT-Investitionen: Die Gesamtkosten sind entscheidend

Alle Branchen | IT-Gesamtkosten IT-Investitionen: Die Gesamtkosten sind entscheidend Gerade wenn es um Software geht, ist die Wahl der richtigen Lösung IT-Gesamtkosten berücksichti- schwierig. Das Investitionsvolumen ist oft erheblich. Es gibt viele zu gen einmalige Investitionen in berücksichtigende Faktoren. Um Fehlentscheidungen bei IT-Investitionen zu die IT-Umgebung ebenso wie vermeiden, sollten im Rahmen der Auswahl auch die IT-Gesamtkosten genau die zugehörigen laufenden Be- betrachtet werden. triebskosten. Sie sind die Summe aller Kosten, die für Mit den IT-Gesamtkosten lassen sich Investitionsalternativen bewerten. Sie be- den IT-Einsatz entstehen – be- rücksichtigen einmalige Investitionen in die IT-Umgebung sowie die zugehörigen zogen auf den gesamten Nut- laufenden Betriebskosten. In der IT-Welt ist auch von Total Cost of Ownership zungszeitraum einer Lösung. (TCO) die Rede. Hierbei handelt es sich um die Summe aller Kosten, die für den IT-Einsatz entstehen – bezogen auf den gesamten Nutzungszeitraum einer Lösung hinweg. Versieht eine Software beispielsweise fünf Jahre lang ihren Dienst, sind alle während dieser Zeit entstehenden Kosten, die aus ihrem Einsatz resultieren, zu summieren. Berücksichtigt man dazu noch die Anschaffungskosten, ergeben sich die IT-Gesamtkosten. Das TCO-Modell wurde 1987 von Gartner entwickelt. Man unterscheidet zwischen direkten und indirekten Kosten [WiHe00, S.15]. Typischerweise fallen direkte Kos- ten bei der Beschaffung und Betreuung von IT-Vermögensgegenständen an. Indi- rekte Kosten entstehen in Folge unproduktiver Nutzung durch den Endanwender. Es handelt sich dabei immer um Prozesse, Vorgänge oder Situationen, die den Endanwender in seiner Produktivität hemmen. 1987 ermittelte Gartner die Kosten eines PC-Arbeitsplatzes (Anschaffung, Software und Wartung während der Nut- zungsdauer). Das Ergebnis war aufsehenerregend: 1 PC kostete 1987 jährlich um die 10.000 $. Andere Untersuchungen betrachteten zum Beispiel Windows und LINUX. Im Laufe der Zeit wurden weitere Methoden zur Berechnung der Gesamtkosten eines Sys- www.atoss.com ATOSS Whitepaper | Autor: Maik Günther | 16.08.2008 | S. 1 / 4 Alle Branchen | IT-Gesamtkosten tems entwickelt. Der Begriff TCO hat sich durchgesetzt, wenn auch in einem weite- ren Sinne. Ein klarer Standard oder eine Normierung von TCO-Kennzahlen hat sich bisher jedoch nicht manifestiert. Aktuell gibt es eine Vielzahl an Modellen [Ap- ra04, S.5]. Oftmals ergibt sich in der Praxis folgendes Bild: Die Summe der laufenden IT- Betriebskosten einer Software, bezogen auf den kompletten Nutzungszeitraum, übersteigt den Anschaffungspreis – teils sogar bei weitem. Der Kauf besonders preiswerter Softwarelösungen hätte auf die IT-Gesamtkosten somit nur einen ge- ringen Einfluss. Die weitaus größere Wirkung und fundiertere Aussage erzielt man vielmehr damit, bei den laufenden Kosten anzusetzen. Zieht zum Beispiel ein ver- altetes Zeitwirtschaftssystem immer wieder hohe Anpassungsaufwände und ma- nuelle Nacharbeiten nach sich, sollten die Entscheider Ausschau nach einer Alter- native halten, die erheblich preiswerter im Unterhalt ist. Auf die IT-Gesamtkosten haben vor allem die laufenden Kosten große Auswirkung. Alternati- ve 1 (linke Grafik) wirkt auf den ersten Blink günstig, die Anschaffungskosten sind gering. Kauft das Unternehmen diese Software, so sieht er sich jedoch mit hohen Betriebs- und bei einer Ablöse zusätzlich mit Entsorgungskosten konfrontiert. Alternative 2 (rechte Grafik) hin- gegen macht durch die hohen Anschaffungskosten einen eher teuren Eindruck. Aufgrund der niedrigen Folgekosten entsteht aber ein Ausgleich, der so genannte Trade-Off. Dieser Trade- Off kann nur durch die lebenszyklusbezogene Betrachtung erkannt werden, wie sie beim TCO-Modell erfolgt. Die traditionelle Kostenrechnung ist aufgrund ihrer Periodenbezogenheit dazu nicht in der Lage. Über welche Eigenschaften sollte eine Software verfügen, damit die laufenden Kosten möglichst niedrig bleiben? Gerade im Vorfeld von Investitionsentscheidun- gen ist dies eine zentrale Frage. Wichtige Aspekte sind: • Flexible Lösung (Prozessabbildung und Integration in die Systemlandschaft) • Funktionale Tiefe • Plattformunabhängigkeit • Detailliertes Berechtigungskonzept • Uneingeschränkte Parametrierbarkeit (statt Programmierung) Ein entscheidender Faktor ist die Flexibilität der Lösung. Niedrige Betriebskosten können nur erzielt werden, wenn aus einem Standardprodukt eine firmenindividuell angepasste Lösung werden kann, die auf die gezielte Unterstützung des Arbeits- prozesses ausgerichtet ist. Durch ein gezieltes Customizing findet sich der Anwen- www.atoss.com ATOSS Whitepaper | Autor: Maik Günther | 16.08.2008 | S. 2 / 4 Alle Branchen | IT-Gesamtkosten der sehr schnell zurecht, Rückfragen halten sich in Grenzen, der Schulungsauf- wand wird minimiert und die Produktivität steigt. Zudem müssen Daten in beliebiger Informationstiefe und Granularität zur Verfü- gung stehen. Um diese Flexibilität zu erlangen, sind funktional starke Lösungen erforderlich, die sich individuell an die Prozesse und das Wording im Unternehmen anpassen lassen. Zur Flexibilität zählt natürlich auch die Investitionssicherheit im Sinne der nahtlosen Um die IT-Kosten auch lang- Integration der Softwarelösung in die Systemlandschaft. Es muss also uneinge- fristig möglichst niedrig zu hal- schränkt möglich sein, zu jeder Zeit die Server, Datenbanken, Betriebssysteme, ten, ist die Plattunabhängigkeit Lohn- und Gehaltssysteme sowie Terminals zu verwenden, die für den Kunden ak- der Lösung ein wichtiger Fak- tuell am besten geeignet sind. Software, die das nicht leistet, muss ersetzt werden, tor. Es muss uneingeschränkt wenn die EDV zum Beispiel die Datenbank ändert, um Lizenzkosten zu reduzieren möglich sein, zu jeder Zeit die oder von Windows auf LINUX wechselt. Dies zieht massive Folgekosten nach sich, Server, Datenbanken, Be- die den niedrigen Kaufpreis einer Lösung keineswegs rechtfertigen. triebssysteme, Lohn- und Ge- haltssysteme sowie Terminals zu verwenden, die für den Neben Flexibilität und funktionalem Tiefgang muss die Software auch über ein de- Kunden aktuell am besten ge- tailliertes Berechtigungskonzept verfügen. Nur so können bestehende Prozesse, eignet sind. Dies ermöglicht die sich in ihrem Ablauf bewährt haben, kompromisslos in das Softwaresystem Investitionssicherheit für die übertragen werden. Das System passt sich an die Unternehmensprozesse an – Unternehmen. nicht umgekehrt. Ein weiterer Faktor ist die uneingeschränkte Parametrierbarkeit des Systems. Im Gegensatz zur Programmierung werden bei einer Parametrierung Änderungen in der Software nicht mehr im Quellcode vorgenommen, sondern komfortabel über Masken eingegeben. Das schnelle Verständnis für Prozesse und die Geschwindig- keit von Änderungen lassen sich somit drastisch steigern. Des Weiteren entfällt die Abhängigkeit von teuren Beratern. Der Anwender nimmt Anpassungen selbst vor – ohne langwierige IT-Schulungen und Lehrgänge. Rechenbeispiel Ein Rechenbeispiel verdeutlicht den Sachverhalt der IT-Gesamtkosten am besten: Zwei Investitionsalternativen für eine Arbeitszeitmanagement-Software – Alternati- ve A und B – mit jeweils einer Nutzungsdauer von acht Jahren stehen zur Aus- wahl. Die Mustermann GmbH hat 950 Mitarbeiter und ist in zwölf Abteilungen ge- gliedert. Die Kosten für einen Abteilungsleiter betragen 50 Euro je Stunde. Im fol- genden Szenario wird das Prozedere der Überstundengenehmigung analysiert. In der Mustermann GmbH fallen in acht der zwölf Abteilungen regelmäßig Über- stunden in überschaubarer Höhe an. Diese werden jedoch nur dann zur Auszah- lung gebracht, wenn sie vom jeweiligen Abteilungsleiter bis zum Monatsende ex- plizit genehmigt werden. Die Genehmigung in der entsprechenden Höhe muss für jeden Tag und jeden Mitarbeiter separat erfolgen. www.atoss.com ATOSS Whitepaper | Autor: Maik Günther | 16.08.2008 | S. 3 / 4 Alle Branchen | IT-Gesamtkosten Alternative A ermöglicht die Ausführung des Genehmigungsvorganges aufgrund der angepassten Oberfläche und dank direkter Durchgriffe auf zugehörige Dialoge in 15 Sekunden.