Requirements Management - Anforderungen gestalten

SPECIAL 04/2007 08 MATERNA MONITOR SPECIAL Requirements Management Anforderungen gestalten IT-Dienstleister, die nur die Anforderungen der Fachabteilungen umsetzen, sind auf dem falschen Weg. Das Ziel muss sein, zu beraten und so einen aktiven Beitrag zum Unternehmen zu leisten. „Es gibt auf der ganzen Welt nur eine einzige Methode, um bekannt: Was der eine sagt, wird vom anderen nicht unbe- andere Menschen zu beeinflussen: Mit ihnen über das zu dingt ebenso verstanden. Dagegen helfen institutionalisierte sprechen, was sie haben möchten, und ihnen zu zeigen, wie Abläufe, wie sie etwa bereits im Mittelalter in klösterlichen sie es bekommen können.“ Dieser Ausspruch, der dem 1955 Streitgesprächen zur Vermeidung von Fehlinterpretationen verstorbenen amerikanischen Unternehmensberater Dale eingeführt wurden. Im Dialog zwischen IT und Anwendern Carnegie zugeschrieben wird, sollte im Stammbuch aller nennt sich diese feste Form „Anforderungs-Management“. IT-Organisationen stehen: Wer eine aktive Rolle im Unter- nehmen einnehmen möchte, muss mit seinem Kunden im Dialog Wie viele Bereiche des IT-Service-Managements macht sich stehen, um ihn zu verstehen und ihn im Sinne gesetzter Ziele das Anforderungs-Management vor allem dann bemerkbar, zu beraten. Doch in der Praxis tun sich noch viele IT-Service- wenn es nicht vorhanden ist. So hat zum Beispiel das Organisationen schwer damit. Software-Unternehmen Borland bereits im vergangenen Jahr festgestellt, dass fehlendes oder mangelhaft implementiertes Das tägliche Brot im IT-Service-Management ist die Umset- Anforderungs-Management für bis zu 50 Prozent aller zung von Anforderungen, die aus den Fachabteilungen an die Fehler in Software-Projekten verantwortlich sei. Und 30 IT herangetragen werden. Eigentlich sollte es möglich sein, bis 40 Prozent der gesamten Projektkosten würden durch dass dieser Bedarf einfach und – zumindest in den meisten vermeidbare Korrekturarbeiten verursacht. Fällen – problemlos in Form von IT-Services gedeckt werden kann. Doch die nach wie vor hohe Zahl gescheiterter oder nur Kostensicht auf die IT greift zu kurz mäßig erfolgreicher IT-Projekte zeugt vom Gegenteil. Denn zwischen Business und IT klafft seit jeher eine Lücke, die die „Wenn die Fachabteilung etwas will und die IT-Abteilung nur Kommunikation schwierig macht. als Kostenfaktor betrachtet wird, kann die IT diesen Bedarf mehr schlecht als recht erfüllen“, ist sich Heinz Schick, Vice Altes Problem in neuem Gewand President der Experton Group, sicher. „Dann hat die IT das zu tun, was die Fachabteilung will. Es fehlt die Integration und Das Problem ist nicht spezifisch für die IT. Die grundsätzliche es ist keine Rückmeldung da.“ Ein Anforderungs-Manage- Situation tritt überall auf, wo komplexe Produkte vertrieben ment im Stile von „Ich brauche – Du lieferst“ ist aus seiner werden: Die beteiligten Parteien haben eine unterschiedliche Sicht heute nur noch für Standardaufgaben eine Option. Wahrnehmung und bedienen sich unterschiedlicher Sprachen „Erfolgreiches Anforderungs-Management finden wir dort, – was zu Missverständnissen führt. Das Phänomen ist alt wo die Fachabteilungen und die IT eng zusammenarbeiten.“ MATERNA MONITOR 09 04/2007 SPECIAL Das vielfach beschworene IT-Business-Alignment, die „Hier ist es unbedingt notwendig, dass IT und Business konsequente Ausrichtung der IT-Strategie an den unter- intensiv zusammenarbeiten. Das erfordert aber oft um- nehmerischen Zielen, ist für Schick das zentrale Element. fassende Veränderungen in den Organisationsstrukturen „Das bedeutet jedoch, dass die IT und die Fachabteilung nicht der Beteiligten, da diese Zusammenarbeit bis auf die Ebene nur miteinander reden. Die Fachabteilungen müssen die IT kleinster Teilarbeitsgruppen erfolgen muss.“ Denn die IT auch in die Fachprozesse involvieren.“ Das beginnt im Ideal- müsse zunächst einmal lernen, was die Fachabteilung möchte fall auf höchster Ebene: Schick plädiert dafür, dass der CIO – und nicht, was sie sagt. Nur dann könne die IT ihren (Chief Information Officer) direkt in das Top-Management Beitrag zu den Unternehmensprozessen und -zielen leisten. eingebunden sein sollte: „Erfolgreiche Unternehmen sehe ich „IT-Business-Alignment funktioniert in den Unternehmen, in in der Regel da, wo der CIO in die fachlichen Entscheidungs- denen die Fachbereiche und die IT sowohl auf Entscheidungs- findungen und die vorgelagerten Prozesse integriert ist und ebene als auch bei der Umsetzung eng zusammen arbeiten.“ ein entsprechendes Sponsorship durch den Vorstand oder die Geschäftsführung stattfindet. Der CIO sollte also die Kern- Mit der reinen Zusammenarbeit alleine lässt sich jedoch noch prozesse des Unternehmens mit bestimmen.“ Das sei jedoch kein effizientes Anforderungs-Management auf die Beine nur bei rund 30 Prozent der Unternehmen in Deutschland stellen, wie der Experton-Mann betont: „Anforderungs- auch wirklich der Fall, während im anglo-amerikanischen Management benötigt als Basis entsprechende Strategien Raum bereits über die Hälfte der Unternehmen Business und in anderen Bereichen des IT-Service-Managements, zum IT auf diese Art in Einklang bringen. Beispiel eine fundierte Sourcing-Strategie, um die verfüg- baren internen und gegebenenfalls externen Ressourcen Beratung statt Beschaffung optimal einzusetzen.“ Das Anforderungs-Management müsse in eine umfassende IT-Strategie eingebettet sein – die sich Um aus dem klassischen, beschaffungsorientierten An- ihrerseits an der Unternehmensstrategie ausrichtet. Ohne forderungs-Management ein intelligentes Anforderungs- diesen Überbau würde das Anforderungs-Management als Management zu machen, muss die IT die fachlichen Prozesse reine Beauftragung funktionieren – die IT könnte ihre Rolle verstehen – etwa bei der Einführung einer Warenwirtschaft: als Berater und Innovationstreiber nicht wahrnehmen. 04/2007 10 MATERNA MONITOR SPECIAL „Wenn die Fachabteilung etwas will und die IT-Abteilung nur als Kosten- faktor betrachtet wird, kann die IT diesen Bedarf mehr schlecht als recht erfüllen. Dann hat die IT das zu tun, was die Fachabteilung will. Es fehlt die Integration und es ist keine Rückmeldung da.“ Heinz Schick, Vice President, Experton Group Verantwortung muss klar delegiert sein Position nur eine berichtende Rolle einnimmt. Da wird die Funktion oft falsch verstanden“, erläutert Per Kall. Verant- Ähnliche Beobachtungen machen auch die IT-Beratungs- wortlich sind aus seiner Sicht dafür zwei Dinge: Zum einen unternehmen bei den Kunden. Per Kall, Senior Consultant stünden den IT-Organisationen meist nur knappe Ressourcen Service-Management bei MATERNA: „Oft erbringt die zur Verfügung. Bei einer dünnen Personaldecke würden die IT-Abteilung einmal vereinbarte Leistungen seit Jahren in Vermittler- und Vermarkterpositionen dann schnell unbesetzt unveränderter Form. Im ungünstigen Fall werden diese nicht bleiben. Denn zum anderen sei das Anforderungs-Manage- periodisch auf deren konkreten Nutzen überprüft – weder ment zu wenig im Fokus des IT-Managements. „Das ist inso- durch den Kunden, noch durch die IT-Abteilung. Eventuell fern bemerkenswert, als dass das Anforderungs-Management veränderte Rahmenbedingungen bleiben somit gänzlich die entscheidende Voraussetzung dafür ist, dass das Kern- unberücksichtigt.“ Das zentrale Problem aus seiner Sicht ist, geschäft eines IT-Dienstleisters effizient organisiert und dass die entsprechenden Rollen in der IT nicht besetzt sind erfolgreich ist“, wundert sich Kall. Vor allem die internen IT- oder über zu geringe Kompetenzen verfügen. „Es prallen im Abteilungen haben hier Nachholbedarf. Bei IT-Dienstleistern, Anforderungs-Management zwei unterschiedliche Welten die ihre Services am freien Markt erbringen müssen, sei aufeinander. Die IT-Mitarbeiter, die die Kundenanforde- das Anforderungs-Management durch den stärkeren Kunden- rungen in die operativen Prozesse umsetzen, sind Techniker fokus besser verankert. und sprechen die Sprache der IT. Die Kunden aus den Fach- bereichen sprechen die Sprache des Business. Was fehlt, ist Change-Management ist nicht eine Instanz, die zwischen diesen Welten vermittelt und beide Sprachen spricht.“ Diese Funktion wird zum Beispiel in der Anforderungs-Management IT Infrastructure Library® (ITIL®) über das Service-Port- folio-Management realisiert.