ELENA sorgt für Diskussionsstoff: Unsicherheit bei der praktischen Umsetzung in Personal- und IT-Abteilungen

20 Personalwesen ELEKTRONISCHER ENTGELTNACHWEIS (ELENA) NEUES VERFAHREN SORGT FÜR DISKUSSIONSSTOFF Mit der Einführung des elektronischen Entgeltnachweises, kurz ELENA, hat der Gesetzgeber Unternehmen und Softwarean- bietern ein Arbeitspaket auferlegt, das in relativ kurzer Zeit bewältigt werden muss. Es herrscht teilweise Unsicherheit bei den Betroffenen in Personal- und IT-Abteilungen, klemmt es bei der praktischen Umsetzung doch noch an vielen Ecken und Enden. Angelika Jung, blaupause-Redaktion Das Verfahren des elektronischen Ent- abzuwickeln. Die an diesem Vorgang betei- Vorbereitungen laufen geltnachweises, kurz und einprägsam ELENA ligten Behörden rufen dann benötigte Infor- Diskutiert wird das Thema schon meh- genannt, beschäftigt derzeit IT- und Fachab- mationen selbstständig bei einer zentralen rere Jahre. Umso erstaunlicher ist die Ge- teilungen. Müssen sie doch dafür sorgen, Speicherstelle ab. Dort werden die Daten von schwindigkeit, mit der es das am 28. März dass ihr Arbeitgeber die für die Reformierung rund 40 Millionen Beschäftigten in Deutsch- 2009 verabschiedete Gesetz in den Unterneh- des Bescheinigungswesens erforderlichen Da- land gesammelt und aufbewahrt. Geplant mensabläufen umzusetzen gilt. Zunächst ten zur Verfügung stellen kann. Die Idee des ist, mit fünf Bescheinigungen zu starten: sollten Betriebe, beginnend mit dem 1. Januar Arbeits- und Wirtschaftsministeriums be- 2010, ihre Prozesse dahingehend angepasst steht darin, Vorgänge zu vereinfachen, wenn • Arbeitsbescheinigung § 312 SGB III haben, bestimmte Daten ihrer Mitarbeiter Arbeitnehmer Sozialleistungen wie Arbeits- • Elterngeldbescheinigung einmal monatlich an den Zentralrechner der losen- oder Wohngeld beantragen wollen. • Wohngeldbescheinigung Deutschen Rentenversicherung in Würz- So soll es ab 2012 möglich sein, diese Akti- • Nebeneinkommensbescheinigung burg (Zentrale Speicherstelle, ZSS) über ein vitäten ohne Zutun der Personalabteilungen • Auskunft über die Beschäftigung Verschlüsselungsverfahren zu übermitteln. Der sogenannte multifunktionale Verdienst- datensatz (MVDS) setzt sich u. a. zusammen aus dem Bruttoverdienst, den sozialversiche- rungsrechtlichen und steuerlichen Abzügen sowie Name und Anschrift. Die Meldungen müssen zusammen mit der Entgeltabrech- nung für Beschäftigte, Beamte, Richter und Soldaten abgegeben werden. Als Kennung für Mitarbeiter wird die Rentenversiche- rungsnummer verwendet. Wer keine be- sitzt, z. B. Beamte, für den gilt es, elektro- nisch eine Verfahrensnummer bei der ZSS zu beantragen. Ein Vorgang von vielen, der Zeit kostet, Aufwand bedeutet und auch zu Verzögerungen beim Ablauf führen kann. Organisatorischer Aufwand durch ELENA Softwareanbieter, Unternehmen, aber auch die ZSS haben derzeit eine gehörige Por- tion an organisatorischem und technischem Aufwand zu bewältigen, um sich auf dieses neue Verfahren vorzubereiten. Erschwerend kommt hinzu, dass es immer wieder zu An- passungen seitens des Gesetzgebers kommt, was wiederum zu Zusatzaufwand führen kann. Damit die gewünschten Daten aus dem ERP-System direkt übertragen werden 02-10 DSAG blaupause 21 ELENA: SO SIEHT DER MELDUNGSPROZESS AUS! Zur ZSS können, stellen Softwareanbieter notwendi- noch. Unternehmen sollen sich aber trotz- • Meldungserstellung ge Änderungen für ihre Lösungen bereit. dem für alle Eventualitäten vorbereiten. • Sachbearbeiterliste für Sie orientieren sich am bisherigen Melde- Ausgangsmeldungen verfahren zur Sozialversicherung (Datener- Lebhafte Diskussion • Erstellung der Meldedatei fassungs- und -übermittlungsverordnung, im DSAG-Forum • Verschicken der Meldedatei kurz DEÜV). Dazu erforderliche Komponen- Doch nicht nur Anwender und SAP ha- ten werden bei SAP in Form von Support ben derzeit noch Herausforderungen zu Von der ZSS Packages ausgeliefert, die von der IT-Abtei- meistern. Die Fragen, regen Diskussionen • Via Kommunikationsserver: Verarbei- lung eingespielt werden. Dazu Doris Kühn und gegenseitigen Hilfestellungen zu die- tungsergebnisse bei der ZSS abholen aus dem Industrie Solution Management sem Thema im Mitglieder-Forum der DSAG oder per E-Mail: automatische Verar- Public bei der SAP AG: „Bis Juni rechnen zeigen das deutlich. Dort werden die Er- beitung aus dem E-Mail-Eingang wir noch mit einigen Konkretisierungen der fahrungen auf den unterschiedlichsten Ebe- • Zuordnen der Eingangs- zu den Richtlinie. Die Änderungen im laufenden nen ausgetauscht. Denn: Auch bei der ZSS, Ausgangsmeldungen Prozess werden wie gewohnt über Hinweise die die Daten der Arbeitnehmer entge- • Zuordnen der Sachbearbeiterliste für zur Verfügung gestellt.“ gennimmt, läuft es noch nicht ganz rund. die Eingangsmeldungen Einige Anwender klagen über mangelnde • Einspielen der Verfahrensnummer in Das Motto „Weniger Bürokratie, mehr Effi- Rückmeldungen der zentralen Speicher- den Infotyp Sozialversicherung zienz“, das dem ELENA-Verfahren zugrunde stelle, nachdem Daten übertragen wurden. liegt, kann von den Mitarbeitern aus IT- und Oder es entstehen Probleme durch die Grö- Fachabteilungen momentan (noch) nicht ße der Datenpakete, was zur Folge hat, dass einfach so unterschrieben werden. Perso- Daten auf mehrere Sendungen verteilt wer- nalabteilungen sehen sich beispielsweise den müssen. Bei anderen Anwendern klappt Aufruf, Unterschriften für eine Petition zu einem erhöhten Kontrollaufwand ausgesetzt: der Vorgang wiederum nach anfänglichen sammeln, aktiv geworden. Rund 22.000 Kla- Stimmen die Daten auf den Lohnbescheini- Schwierigkeiten ganz gut, bzw. es kommen gen von Bürgerinnen und Bürgern in mehr gungen? Schon bei mehreren Hundert Mitar- Fehlermeldungen von der Zentralstelle, wenn als 60 Aktenordnern wurden beim Bundes- beitern frisst dieser nachträgliche Kontroll- an den Datensätzen etwas nicht stimmt. verfassungsgericht abgegeben. Die Ver- blick einiges an Zeit. Ganz zu schweigen von Trotzdem gilt es noch viele Unklarheiten fassungsbeschwerde nimmt Bezug auf das Unternehmen mit Tausenden von Mitarbei- auszuräumen und Abstimmungen in den Urteil des Bundesverfassungsgerichts zur tern.