E-Interview zum Virtual Roundtable „Offshore IT-Entwicklung ‑ Chancen & Risiken“ mit Morten Rohlfes

Virtual Roundtable: „Offshore IT-Entwicklung – Chancen & Risiken“ in Kooperation mit dem BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) Virtueller Roundtable „Offshore IT-Entwicklung – Chancen & Risiken“ Teilnehmer: Morten Rohlfes, mrohlfes@covansys.com Organisation: Covansys, Gleichmannstrasse 8, 81241 München, Tel 089 2872350 www.covansys.com Kurzeinführung in das Thema: Vor dem Hintergrund einer zunehmenden globalen und nationalen Bedeutung der Offshore IT-Entwicklung werden derzeit Chancen & Risiken, die aus der Sicht von Unternehmen mit dem Outsourcing von IT-Dienstleistungen verbunden sind, in zahlreichen Studien und Umfragen evaluiert und kontrovers diskutiert. Auffällig ist, dass es diesbezüglich unterschiedliche Ergebnisse gibt und die Experten-Meinungen häufig auseinandergehen. Mit dem vorliegenden Virtuellen Roundtable will die Competence Site im Rahmen ihres Competence Centers Offshore IT-Entwicklung einen Beitrag zu dieser Diskussion leisten. Renommierte Experten aus Wissenschaft & Praxis stellen hierbei u.a. Lösungsansätze für den Umgang mit potenziellen Risiken vor bzw. geben konkrete Handlungsempfehlungen für ein erfolgreiches IT-Offshoring. Virtual Roundtable: „Offshore IT-Entwicklung – Chancen & Risiken“ in Kooperation mit dem BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) Competence Site: Chancen Offshore IT-Entwicklung Nach den ersten „Gehversuchen“ liegen auch in Deutschland bereits recht umfangreiche Erfahrungen mit dem Outsourcing von IT-Entwicklungsdienstleistungen vor. Welches sind Ihrer Meinung nach hierbei die wesentlichen Vorteile aus der Sicht von outsourcenden Unternehmen? Morten Rohlfes: Der globale Wettbewerb macht keine Geschenke. Grosse Unternehmen, die Offshore Outsourcing richtig einführen und einsetzen sind klar im Vorteil zu Unternehmen, die immer noch alles lokal einkaufen, da ihre IT Kosten geringer sind und in vielen Fällen die Qualität besser oder gleich ist. Outsourcende Untenehmen können sich durch Offshore Services auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren und genau den Teil der Entwicklung oder der Wartung an Offshore Unternehmen outsourcen, der nicht ihre Kernkompetenzen betrifft. Zusätzlich kann die Motivation in der eigenen IT Abteilung erhöht werden, da gerne eher „unattraktive Tätigkeiten“ nach aussen vergeben werden und dadurch die eigenen Jobs interessanter werden können. Bei outsourcenden Unternehmen, bei denen Time to Market eine schnelle Projekt- Umsetzung erfordert, kann das Offshore Outsourcing durch die einfache Kapazitätserweiterung einen zusätzlichen Vorteil darstellen. Bei Wartungsprojekten gibt es einen Zusatz-Nutzen durch eine lückenlose Erstellung einer englischen und damit internationalen Dokumentation. Hierdurch wird eine zusätzliche Flexibilisierung anstatt Abhängigkeit erreicht, da eine einfachere Auslagerung der Tätigkeiten an ein mögliches drittes Unternehmen ermöglicht wird. Virtual Roundtable: „Offshore IT-Entwicklung – Chancen & Risiken“ in Kooperation mit dem BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) Competence Site: Bisherige Fehler & Risiken Offshore IT-Entwicklung Nicht immer war Offshoring in der Vergangenheit von Erfolg gekennzeichnet. Wie würden Sie die bisherigen Offshore-Erfahrungen insbesondere im Hinblick auf gemachte Fehler beurteilen? Welche konkreten Fehler wurden gemacht? Welche Risiken müssen beim IT-Offshoring in Betracht gezogen werden? Morten Rohlfes: Erfolg definiert sich immer im Bezug zu den Erwartungen –hier kann man bereits den ersten Fehler machen – offshore darf kein Schnellschuss sein sondern sollte immer strategisch behandelt werden. Das erste Projekt/ Pilotprojekt bringt selten einen signifikanten ROI, da man die Begleiterscheinungen wie neue Prozesse, ungewohnte Kommunikationsformen, mehr Disziplin bei den Anforderungen usw berücksichtigen muss. Wenn ein Projekt fehlschlägt, liegt es fast immer an der Kommunikation. Daher ist es gerade in einem Offshore Projekt noch wichtiger, dass die Kommunikation hinsichtlich „Wer kommuniziert Was an Wen und zu welcher Zeit“ sehr sorgfältig geplant werden sollte. Dies beinhaltet die Kommunikation innerhalb des Projektteams aber auch ausserhalb des Projektteams und damit in der gesamten Firma. Projekte bei denen man einfach das Feinkonzept nach Indien gibt, ohne einen Ansprechpartner vor Ort während der Feinkonzept Phase zu haben aber auch in darauf folgenden, anderen Projektphasen, beinhalten ein grosses Risiko. Offshore Projekte ohne ein „deutsches Frontend“ können leichter an den Bedürfnissen des Kunden vorbei entwickelt werden und beinhalten zu wenig Flexibilität hinsichtlich sich ändernden Anforderungen während des Projektablaufs. Eine Vergabe von Projekten an unbekannte indische Firmen, die noch kaum Projekte erfolgreich in Deutschland abgewickelt haben, ist nicht zu empfehlen. Virtual Roundtable: „Offshore IT-Entwicklung – Chancen & Risiken“ in Kooperation mit dem BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) Ein weiterer Fehler ist die nicht aktive Begleitung und Bearbeitung des kulturellen Unterschieds zwischen Indien und Deutschland, da sonst offene Kommunikation und Teamarbeit zwischen Indern und Deutschen nur mit Verzögerung entstehen. Virtual Roundtable: „Offshore IT-Entwicklung – Chancen & Risiken“ in Kooperation mit dem BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) Competence Site: Lösungsansätze für Risiken Welche konkreten Handlungsempfehlungen oder Ansätze können Sie für die Lösung aktueller Probleme und Risiken nennen? Wie können so bisherige Fehler vermieden werden bzw. welche „Hausaufgaben“ müssen auf Unternehmensebene vor einem „Offshore-Abenteuer“ gemacht werden, z.B. im Bezug auf Kooperationsfähigkeit und - kultur? Morten Rohlfes: Kommunikation innerhalb des Projektes: Eine klar geregelte Kommunikation zwischen den Beteiligten innerhalb des Projektes ist unabdingbar für erfolgreiche Projekte. Gerade die Verbindung zwischen dem Onsite-Projektmanager und dem Offshore-Projektmanager ist von zentraler Bedeutung hinsichtlich gegenseitigem Verständnis und Rollenverteilung. Erfahrene Offshore Firmen stellen sicher, dass genau das geliefert wird was der Kunde gemeint hat und damit unabhängig vom mehr oder minder gesprochenen Englisch der beteiligten Personen. Durch die enge Kommunikation und durch die Einrichtung eines Projekt Dashboards bei dem alle relevanten Informationen zusätzlich dem Kunden auf einer Website zur Verfügung gestellt wird, existiert eine maximale Transparenz der offshore Aktivitäten für den Kunden und somit keine „Black Box“. Kommunikation ausserhalb des Projektes: Nur eine frühzeitige, offene und umfassende Kommunikation innerhalb aller Beteiligten der IT Abteilung/Fachabteilung aber auch innerhalb der gesamten Firma über das geplante Offshore-Vorhaben mit klaren Grenzen hinsichtlich des Projektumfangs hilft, jeglichen „Gerüchten“ und Störfaktoren vorzubeugen. Virtual Roundtable: „Offshore IT-Entwicklung – Chancen & Risiken“ in Kooperation mit dem BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) Grösse des Projektes: Das Offshore-Vorhaben sollte eine Mindestgrösse von ca. 12-16 Mannmonaten (Onsite und Offshore zusammen) haben, damit es die ca. 10% höheren Gesamtaufwände im Vergleich zu einem reinen Onsite-Projekt rechtfertigt. Diese Angabe ist eine ca. Richtgrösse und ist nicht auf den Einzelfall übertragbar. Kulturunterschied: Alle Projekte bei Covansys beginnen mit dem Kulturbriefing der Offshore Personen in Indien bevor sie nach Onsite kommen, um sie auf die deutsche Kultur vorzubereiten. Beim Kunden vor Ort wird dann ein Kulturworkshop zwischen allen Beteiligten durchgeführt, um die Themen Kommunikation, Hierarchiedenken, Essgewohnheiten, Dos and Donts, Freizeitgestaltung im jeweiligen Gastland etc. von allen Seiten zu durchleuchten. Dies ist wichtig, damit eventuelle Fehleinschätzungen oder Vorurteile von Beginn an entschärft bzw. erläutert werden. Offshore Projekte strategisch einphasen: Ein Offshore Projekt sollte möglichst nicht nur für einen kurzfristigen Einspareffekt durchgeführt werden, sondern sollte gerade bei grösseren Unternehmen strategisch und langfristig eingephast werden. Pilot: Um eine schnelle Akzeptanz gerade bei kritischen Personen im Anwenderunternehmen zu gewährleisten, sollte die Auswahl des „ersten Pilot- Projektes“ sorgfältig vorgenommen werden. Das Projekt sollte hinsichtlich Grösse, Kritikalität, Komplexität aber auch generelle Aussagekraft, eine ausgewogene Qualität erreichen. Virtual Roundtable: „Offshore IT-Entwicklung – Chancen & Risiken“ in Kooperation mit dem BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) Qualität: Oft sind die Prozesse bei CMM Level 5 Unernehmen wie Covansys weiter vorangeschritten als bei nicht zertifizierten deutschen Anwenderunternehmen. Es gibt jedoch auf der anderen Seite genaue Prozesse und Vorgehensweisen beim deutschen Unternehmen, die zu berücksichtigen sind. Um eine auf den Kunden zugeschnittene und optimale Lösung zu erreichen, führt Covansys vor einem Projekt einen Qualitätsworkshop durch, bei dem die gegenseitigen Qualitätprozesse und Projektabläufe untersucht, bewertet und die Schnittstellen und damit das Zusammenwirken zwischen den Qualitätssystemen exakt definiert und gewährleistet wird. Virtual Roundtable: „Offshore IT-Entwicklung – Chancen & Risiken“ in Kooperation mit dem BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) Competence Site: Offshore- versus Nearshore-Ansatz Nachdem lange Zeit Indien das Offshoring-Business dominierte, engagieren sich seit einiger Zeit auch Unternehmen aus Osteuropa und China erfolgreich in diesem Business.