Wirtschaftlichkeitsberechnung von IT Outsourcing Projekten

Dr. Robert Martignoni / Dr. Jörg Stimmer WIRTSCHAFTLICHKEITSBERECHNUNG VON IT OUTSOURCING PROJEKTEN München, 2010 pliXos GmbH Telefon: 089 / 44 23 47 70 Finanzamt München für Deutsche Bank München Agnes-Pockels-Bogen 1 Fax: 089 / 381 51 13 79 Körperschaften BLZ 700 700 24 80992 München E-Mail: info@plixos.com USt.-ID:DE 265122780 Konto 459822300 http://www.plixos.com Wirtschaftlichkeitsberechnung von IT Outsourcing Projekten Management Zusammenfassung Basis einer jeden IT Outsourcing Entscheidung sollte die Wirtschaftlichkeitsberechnung sein. Die tatsächliche Entwicklung des Projektes kann dann mit den Annahmen aus der Wirt- schaftlichkeitsberechnung kontinuierlich abgeglichen werden, um mögliche Abweichungen aufdecken zu können. In der Praxis, werden jedoch kaum Berechnungen dazu durchgeführt. Laut einer Studie der Warwick Business School haben weniger als die Hälfte aller befragten CIOs versucht, die Wirtschaftlichkeit von IT Outsourcing zu bewerten. Nur ein Fünftel der CIOs, die überhaupt versucht haben die Vorteile zu quantifizieren, vertrauen dem Ergebnis1. Dieses Whitepaper beschreibt die Anforderungen an eine korrekte Wirtschaftlichkeitsberech- nung für IT Outsourcing Projekte. Darauf basierend wird ein Kostenmodell vorgestellt, das die Basis für weitere Analysen, v.a. für die Abschätzung der Relevanz der einzelnen Fakto- ren, darstellt. Das Ergebnis der strukturierten Wirtschaftlichkeitsberechnung zeigt, dass signifikante Ein- sparungen erreicht werden können und diese vor allem von dem gesamten Projektvolumen (Dauer und Größe) abhängen. 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% Captive 0,0% Non-Captive -10,0% -20,0% -30,0% Szenario 1 Szenario 2 Szenario 3 Abbildung 1 Prozentuale Kosteneinsparung ausgewählter Projektszenarien Das Whitepaper schließt mit der Vorstellung eines Online-Werkzeuges, dass den identifizier- ten Anforderungen gerecht wird und eine kontinuierliche Projektbegleitung erlaubt. 1 Ergebnisse aus der bisher unveröffentlichten Studie „2009 Outsourcing Report“ der Warwick Business School. 2 Wirtschaftlichkeitsberechnung von IT Outsourcing Projekten Inhaltsverzeichnis IT Outsourcing ....................................................................................................................... 4 Umsetzung von IT Outsourcing Projekten .......................................................................... 4 Wahl des Auslagerungsmodells ...................................................................................... 4 Auswahl der Leistungen.................................................................................................. 4 Erstellung Business Case ............................................................................................... 5 Schrittweise, strukturierte Umsetzung ............................................................................. 5 Wirtschaftlichkeit von IT Outsourcing Projekten ..................................................................... 5 Grundlagen der Wirtschaftlichkeitsberechnung .................................................................. 6 Kosten für interne Umsetzung......................................................................................... 6 Kosten für Auslagerung .................................................................................................. 6 Zusammenfassung der Kostenblöcke ............................................................................. 7 Ergebnisse der Wirtschaftlichkeitsberechnung ................................................................... 7 Höhe der Einsparungen .................................................................................................. 8 Einfluss der einzelnen Modellparameter (Sensitivitätsanalyse) ....................................... 9 Zusammenfassung der Ergebnisse .................................................................................. 11 Global Sourcing Assessment ............................................................................................... 12 pliXos GmbH ....................................................................................................................... 14 3 Wirtschaftlichkeitsberechnung von IT Outsourcing Projekten IT OUTSOURCING Entsprechend der historischen Entwicklung der Arbeitsteilung innerhalb Familien, Regionen und Städten ist die Auslagerung Die Auslagerung von IT Dienst- leistungen an Niedriglohnländer von IT-Dienstleistungen in Niedriglohnländer (IT Outsourcing) ist eine konsequente Folge der eine logische Fortführung dieser Entwicklung. Einen Schwer- wirtschaftlichen Entwicklung. punkt bildet dabei die Entwicklung, Wartung und Pflege von Software, wobei auch das Testen von Software-Anwendungen zunehmend ausgelagert wird. Indien hat als Anbieter solcher Dienstleistungen in den letzten zehn Jahren ein rasantes Wachstum erfahren, welches noch nicht den Höhepunkt erreicht hat. Offshoring und damit Globalisierung war einmal eine exklusive Domäne der Industriekonzerne. Zunehmend liefert jedoch auch der Mittelstand Beispiele für erfolgreiche Projekte. Die Umsetzung von IT Outsourcing Projekte ist nicht trivial. In zahlreichen bisherigen Fällen konnten offshore Projekte die ursprünglichen Erwartungen nicht erfüllen. Mangelnde Quali- tät und Verzögerungen bei der Lieferung führten zum Teil zu erheblich höheren Kosten als geplant. Auch der Verlust von direkter Kontrolle bzw. der vermeintliche Abfluss von wertvol- lem Know-how an Wettbewerber oder eine negative Präsenz in der Öffentlichkeit sind ernst zu nehmende Bedenken. An den Outsourcing Standorten führt die starke Nachfrage nach erfahrenen Projektleitern und dem mittleren Management zu Verzögerungen bei der Besetzung dieser Positionen. Da diese den Projekterfolg entscheidend beeinflussen, müssen Maßnahmen zum Aufbau und Halten dieser Schlüsselpersonen getroffen werden. Generell ist der für deutsche Verhältnis- se hohen Fluktuation und den dadurch entstehenden Probleme (Einarbeitung, Wissensma- nagement) durch geeignete Maßnahmen, wie z.B. dem „Spiegeln“ von wichtigen Kompeten- zen durch einen weiteren Mitarbeiter, zu begegnen. Nicht zuletzt verdienen auch die kulturellen Unterschiede eine fundierte Betrachtung. So sind indische Unternehmen in der Regel sehr hierarchisch gegliedert und es gibt ein Beziehungs- geflecht, welches sich einem Außenstehenden nicht sofort erschließt. Dies kann beispiels- weise auf den historischen Kasten, dem Geburtsort oder auch der gemeinsam besuchten Universität begründet sein. UMSETZUNG VON IT OUTSOURCING PROJEKTEN Die Erfahrung aus zahlreichen offshore Projekten war Basis für die Identifikation der wich- tigsten Handlungsempfehlungen zur erfolgreichen Umsetzung von IT Outsourcing Projekten. Wahl des Auslagerungsmodells Es besteht die Möglichkeit die Dienstleistung bei einem Anbieter einzukaufen, gemeinsam ein Joint Venture zu gründen, oder ein eigenes Service Center aufzubauen. Ein eigener Standort kann dann empfohlen werden, wenn Volumina, Strategie und auch die langfristigen Ziele dies nahelegen. In vielen Fällen wird ein Joint Venture als Möglichkeit einer strategi- schen Alternative unterschätzt. Die wesentlichen Entscheidungskriterien der Wahl des opti- malen Auslagerungsmodells sind Kosten, Flexibilität und Risiko. Auswahl der Leistungen Prinzipiell gilt, dass externe Dienstleister nur eingesetzt werden sollten, wenn die betroffene Leistung keine Kernkompetenz für das Unternehmen darstellt und die marktübliche Leis- tungsfähigkeit nicht erreicht wird. Des Weiteren ist zu beachten, je kundenspezifischer ein Thema ist, desto geringer eignet es sich für eine Fremdvergabe an entfernte Standorte. Eine strukturierte Analyse der eigenen Anwendungen und Prozesse hinsichtlich der Outsourcing- Eignung gibt deshalb Klarheit. Typische Kriterien dabei sind die strategische Bedeutung der 4 Wirtschaftlichkeitsberechnung von IT Outsourcing Projekten Anwendung für den Kunden, die Qualität der Dokumentation, ob Kompetenzen zu entspre- chender Domäne und erforderlicher Technologien in genügender Anzahl in Indien verfügbar sind, die Komplexität der Anwendung an sich oder auch die Bereitschaft bzw. Erfahrung im Team, mit externen Partnern zu arbeiten. Erstellung Business Case Die Erstellung eines hinreichend detaillierten Business Cases Kosten für interne Umsetzung ist Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Offshoring- - Kosten für Auslagerung Projekt. Da Auslagerungsprojekte zu Projektbeginn oft über- ____________________________________ ____________________________________ proportionale Steuerungs- und Koordinierungskosten verursa- Einsparungen (Mehrkosten) chen, ist dieser auf mehrere Jahre zu rechnen. Faktoren, die die Kostenbasis von Offshoring-Projekten beeinflussen, sind hinreichend bekannt.