Center IT-Planung und -Controlling

IT-basierten Informationssystemen kommt im Controlling traditionell eine hohe Bedeutung zu: angefangen mit der ersten großen Welle von Kostenrechnungssoftware in den 1980er Jahren, gefolgt von der zunehmenden Verbreitung von Individual- und Standardsoftware, bis hin zum Ausbau zu ganzen ERP-Systemen mit ihrer Vielzahl an komfortablen Auswertungen. Gegenwärtig sind vier Trends erkennbar, die vor allem auf dem technischen Fortschritt in der IT basieren; die Unternehmen sind in der Praxis dort jedoch vielfach noch nicht angekommen:

Self-Service Auswertung ist ein Ansatz zur Datenanalyse, der Business-Anwendern den direkten Zugriff auf Unternehmensinformationen und die Arbeit mit ihnen ohne die Beteiligung der IT- oder Controlling-Abteilung ermöglicht. Durch die eingesparten Kapazitäten im Controlling ist eine Fokussierung auf die Verbesserung der IT-Systeme möglich.

Mobilität bezeichnet eine Entwicklung, welche die Verteilung von Daten und Informationen auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablet PCs ermöglicht.

Echtzeitverarbeitung („Information at the Speed of Thought“) bedeutet die Bereitstellung großer Informationsmengen in Echtzeit und damit eine Beschleunigung langwieriger Rechenprozesse. Business Cases, Forecasts und Szenarien können so um Größenordnungen schneller berechnet werden.

Cloud Computing ist ein Modell für einen allgegenwärtigen, bequemen On-Demand Netzwerk Zugriff auf einen gemeinsamen Pool von konfigurierbaren IT Ressourcen (Rechenleistung, Software, Daten), die schnell und mit minimalem Managementaufwand bzw. mit geringer Interaktion mit dem Dienstleister bereitgestellt werden können.

Diese Entwicklungen haben auch Auswirkungen auf das Controlling. Insbesondere das Aufkommen neuer Endgeräte (Tablets) und noch leistungsfähigerer IT-Hardware (sog. in memory-Technologie) lassen grundlegende Veränderungen erwarten, die in ihrer Tragweite der Mobilisierung des Internets vor einigen Jahren vergleichbar sind. So verwundert es nicht, dass in der aktuellen WHU-Zukunftsstudie das Thema mit der stärksten erwarteten Bedeutung in den nächsten fünf Jahren das Thema Informationssysteme ist.

Die anstehenden Entwicklungen in der IT stellen hohe Anforderungen an die Controller und haben das Potential, das Profil der Controller deutlich zu verändern, insbesondere deshalb, weil die Manager zukünftig stärker in die Informationsaufbereitung und -analyse involviert sein werden. Controller müssen einen Weg finden, Managern das hierzu notwendige Controlling-Wissen zu vermitteln. Ebenso wird sich die Zusammenarbeit zwischen Controlling- und IT-Abteilungen im Unternehmen verändern. Fraglich ist, wer für die Datenerhebung in Zukunft verantwortlich ist – Controller, ITler oder die dezentralen Geschäftseinheiten?

Für die Zukunft ergibt sich ein Bild des Controllers, das deutliche Veränderungen gegenüber dem Status Quo aufweist: Es wird in den nächsten Jahren nicht nur gelten, die Transparenzverantwortung des Controllings vor dem Hintergrund der technologischen Veränderungen neu zu definieren und die Effizienz des eigenen Handels stärker zu hinterfragen. Controller müssen zudem noch intensiver mit dem Management zusammenarbeiten, um als Business Partner bei zentralen strategischen Weichenstellungen unmittelbar involviert zu sein.

So verlockend die Vorstellung einer allwissenden Glaskugel auch sein mag –hundertprozentig verlässliche Aussagen über die Zukunft gibt es nicht und wird es auch im Jahr 2020 nicht geben. Und doch wird der zukunftsgerichtete Blick zum Erfolgsfaktor – auch und gerade im Controlling-Bereich.

 

Eines lässt sich zumindest mit Gewissheit sagen: In den kommenden zehn Jahren wird sich im Controlling einiges verändern. Zwar werden klassische Werkzeuge wie die Kosten- und Leistungsrechnung oder Kennzahlen-Berichte weiterhin eine Rolle spielen. Daneben geht der Trend allerdings immer weiter in Richtung flexibler Szenarien. Rolling Forecasts etwa und vorausschauende Analyse-Modelle werden für die Unternehmenssteuerung nicht zu ersetzen sein, denn sie bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen in unsicheren Zeiten.

 

Darüber hinaus sollten Unternehmen die nicht-finanziellen Faktoren und so genannten „weichen“ Indikatoren nicht unterschätzen. Dazu zählen etwa Meinungen und Stimmungen: Wie wird die Unternehmensmarke in der Öffentlichkeit wahrgenommen und beurteilt? Was denken die eigenen Mitarbeiter über das Unternehmen? Die Antworten auf derlei Fragen liefern wichtige Erkenntnisse darüber, wo das Unternehmen steht und welche etwaigen Risiken drohen.

 

Grundsätzlich werden externe Faktoren für den Controllingprozess immer zentraler. Das globale Wirtschaftsnetz ist eng geknüpft und produziert unterschiedlichste Unwägbarkeiten, von Währungsschwankungen bis zur Preisentwicklung unterschiedlicher Rohstoffe. Eng damit verknüpft ist der Trend zu mehr Nachhaltigkeit – soziale und ökologische Aspekte werden wichtiger und beeinflussen das Ansehen und den wirtschaftlichen Erfolg. Controlling wird sich künftig daher verstärkt umweltfreundlichen Produktionsweisen, der Reduktion des CO2-Ausstoßes oder dem richtigen Flottenmix beschäftigen.

 

Insgesamt bewegt sich das Controlling weg von einer deterministischen Sichtweise hin zu einem stochastischen Ansatz, der Wahrscheinlichkeiten anhand verschiedener Faktoren berechnet. Klar ist: Hierfür sind intelligente Technologien und Methoden vonnöten. Denn um vertrauenswürdige Aussagen über die Zukunft treffen zu können, müssen Unternehmen eine Vielzahl an Daten und Faktoren auswerten.

 

Eine große Hilfe könnte eine Technologie wie die des Supercomputers Watson darstellen. Als lernendes System bewertet und selektiert Watson Dokumente für bestimmte Fragestellungen – dies hat dem Supercomputer immerhin schon einen Sieg in einer TV-Quizshow beschert. Im Controlling ließe sich der Computer quasi als Sparring-Partner verwenden: Man füttert ihn mit den unterschiedlichsten Fragestellungen zu Kosten, Prozessen oder aktuellen externen Entwicklungen und bestimmt daraufhin die wichtigsten Trends und Wirkungszusammenhänge.

 

Beispielhafte Fragen könnten sein: Wie schätzen Finanzexperten die Dollar- oder Eurokursentwicklung für die nächsten 12 Monate ein? Tritt der Maschinenausfall auch bei anderen Kunden häufiger auf? Wie hoch ist die Ausfallrate bei diesem Modell? Wie wirkt sich eine bestimmte Anbauweise auf den Rohstoff aus?

 

Watson erleichtert den Umgang mit komplexen Informationssystemen und schafft einen natürlichen Zugang zu allen relevanten Fakten. Mithilfe einer solchen Analytics-Technologie lassen sich langfristig Kosten senken, Prozesse beschleunigen oder Gefahren frühzeitig erkennen. Auf diese Weise wird die Informationsflut für das Controlling nicht zur Herausforderung, sondern zur Chance – ein Modell für die Zukunft.

Es sind vor allem globale technologische, wirtschaftliche und gesellschaftliche Entwicklungen, die sich aktuell und zukünftig auf das Controlling in zweierlei Hinsicht auswirken. Zum einen bringen sie neue Anforderungen mit sich, die das Controlling zu einer Weiterentwicklung bzw. Verbesserung seiner Methoden, Prozesse, Systeme und Organisation zwingen. Zum anderen bringen diese Trends und Entwicklungen dem Controlling neue Möglichkeiten, die aktuellen und künftigen Anforderungen zu meistern.

Des Weiteren ist die Entwicklung im Controlling bestimmt durch die unternehmensinterne Forderung nach exzellenter Leistung des Controllings.

 

Bei den technologischen Entwicklungen sind es vor allem die hohe Innovationsgeschwindigkeit, neue Formen der Wertschöpfung sowie das Web 2.0, die das Controlling durch seine Informationen und entsprechend weiterentwickelte Instrumente abbilden muss. Bezüglich der wirtschaftlichen Entwicklungen, muss mit Blick auf das dynamische Umfeld und volatile Märkte vor allem die kurz- und mittelfristige Ergebnis- und liquiditätsorientierte Steuerung weiterentwickelt werden. Die Aktualität von Informationen sowie der Blick in die Zukunft, um Chancen und Risiken rechtzeitig erkennen und als Unternehmen flexibel reagieren zu können, werden immer wichtiger. Das hat vor allem Auswirkungen auf Planung, Reporting und Forecasting.

Bei den gesellschaftlichen Entwicklungen bedeutet der Megatrend Nachhaltigkeit für Unternehmen, dass sie neben den ökonomischen Zielen wie z. B. Gewinn oder Unternehmenswertsteigerung ökologische und soziale Ziele verfolgen müssen und hier in der Verantwortung stehen. Außerdem erkennen Unternehmen zunehmend, dass mit einer ökologischen Ausrichtung von Produkten und Dienstleistungen sowie der Wertschöpfungskette einerseits Kosten reduziert und andererseits neue Innovations-, Umsatz- und Gewinnpotenziale erschlossen werden können. Das Controlling muss die entsprechenden Steuerungsinformationen und -instrumente bereitstellen, um Unternehmen bezüglich der Potenziale aus Nachhaltigkeit und der nachhaltigen Performance auf Zielkurs zu bringen.

 

Neue Möglichkeiten für das Controlling ergeben sich vor allem aus den Entwicklungen in der Informations- und Kommunikationstechnologie. Wesentliche Themen sind hier u. a. die weiter voranschreitende Digitalisierung, leistungsfähigere BI (Business Intelligence), Internet bzw. mobiles Internet, Cloud Computing und Internet der Dinge. In der künftigen IT-Welt wird ein schneller Zugriff auf das unternehmensweite Daten- und Informationsnetz sowie auf externe Informationsquellen möglich sein. Alle zur Verfügung stehenden internen und externen Daten werden jederzeit abrufbar und in stringenten Gesamtkonzepten integriert sein, was aus heutiger Sicht noch eine Herausforderung darstellt. Über harmonisierte IT-Systeme und eine vereinheitlichte Datenbasis lassen sich zukünftig alle Anforderungen des weiterentwickelten Controllings bedienen. Eine optimierte Datenbasis ist der kritische Erfolgsfaktor für das Controlling, um komplexere Reportinganforderungen, z. B. die Abbildung eines volatileren Wirtschaftsumfelds, glaubwürdig umsetzen zu können. Integrierte BI-Lösungen werden besser als heute die Simulation möglicher Zukunftsszenarien und deren Konsequenzen auf die Unternehmensperformance ermöglichen. Die Integration von BI- und ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) wird den angestrebten Idealzustand darstellen. Das Controlling wird in die Lage versetzt, Daten schneller zu aggregieren, zu validieren und somit zeitnahe Planungsaktualisierungen zu erstellen oder schnelle Entscheidungen zu ermöglichen. Web 2.0 liefert ein immenses Volumen an Daten und Informationen, die für Marketing, Innovation und Produktentwicklung von hoher Relevanz sind. Diese Daten können mit geeigneten Tools zugänglich gemacht werden und sind quantifizierbar. Damit erschließen sich ganz neue Möglichkeiten z.B. für das Marketing- und Vertriebscontrolling.