IT-Portfolio-Management: Ein Ansatz zur Verwaltung und Steuerung der IT in Unternehmen

Hochschule Karlsruhe – University of Applied Science IT-Portfolio- Management Ein Ansatz zur Verwaltung und Steuerung der IT in Unternehmen Nicole Hoock, Olga Lux, Jochen Jakob 22.11.2009 IT-Portfolio-Management Abstract veld(02)) beschrieben. Anschließend werden Aufgrund der enormen Ausgaben in die IT der mit der Performanceanalayse, dem strategi- Unternehmen, wächst der Druck immer mehr schen sowie dem wertorientierten IT-Portfolio- auf die zweckmäßige Gestaltung und Ausrich- Management die existierenden Methoden des tung der damit einhergehenden Investitionen. IT-Portfolio-Managements beschrieben. Ab- Vorhandene Budgets müssen durch die stän- schließend wird ein Ausblick in die zukünftige digen Anpassungen der IT an die wirtschaftli- Entwicklung des IT-Portfolio-Managements chen Anforderungen angepasst werden. Die IT gegeben. in Unternehmen ist längst zu einem strategi- schen und wettbewerbsrelevanten Faktor der IT-Portfolio-Management Unternehmen aller Branchen herangewach- Ein IT-Portfolio stellt die Gesamtheit aller IT- sen. Wichtig hierbei ist eine effiziente Führung Investitionen eines Unternehmens dar, hierzu des IT-Portfolios. Dennoch wird momentan zählen beispielweise Investitionen in IT-Appli- dem Ansatz des IT-Portfolio-Managements kationen, IT-Projekte und IT-Infrastrukturen noch zu wenig Beachtung geschenkt. Dabei aber auch bestehende IT-Vermögensbestände kann mit dem Einsatz eines standardisierten gehören dazu. IT-Portfolio-Managementprozesses eine bes- sere Wirtschaftlichkeit im Unternehmen sowie eine Effizienzsteigerung bei der IT erzielt wer- den. Um dies umzusetzen müssen die Werte der IT-Investitionen messbar gemacht werden. Einleitung Viele Unternehmen kämpfen mit dem Problem, dass IT-Projekte nicht erfolgreich abgeschlos- sen und Anschaffungen neuer Anwendungen oft vom Personal nicht akzeptiert werden, ver- gleiche Muchowski (05) und Zimmermann (08). Laut Groeneveld (06) wird als Ursache für immer wiederkehrende Systemausfälle trotz Fehlerbehebung eine falsche Budgetpolitik Abb. 1: IT-Portfolio Zusammenstellung (in An- gesehen. Diesbezüglich müssen Unternehmen lehnung an Zimmermann (08)) mehr in vorbeugende Fehleranalyseverfahren Folglich dient das IT-Portfolio-Management zur investieren, anstelle den Fokus auf die Fehler- Bewertung der verschiedenen IT-Investitionen behebung zu legen. Ein weiterer Grund für die sowie einer objektiven Auswertung von Investi- oben angesprochenen Probleme ist die Komp- tionsszenarien. Das zugrunde liegende Kon- lexität der Portfolios und das Fehlen eines zept des IT-Portfolio-Managements basiert laut effizienten und stimmigen Ansichts- und Steue- Wiki03 auf den Methoden des Finanzportfo- rungsansatzes. Folglich müssen alle IT- liomanagements. Jedoch unterscheidet es sich Projekte, IT-Applikationen und IT-Infrastruk- bezüglich der kurzfristigen Auflösung von IT- turen überlegt sein und mit der Unterneh- Investitionen in liquide Mittel. Aber auch die mensstrategie übereinstimmen. Ein Ansatz zur Beurteilung des Portfolios grenzt sich durch effektiven Unterstützung des IT-Managements die Ergänzung von nicht finanziellen Beurtei- ist das IT-Portfolio-Management (ITPM). Zu- lungsmöglichkeiten ab. künftig wird das IT-Portfolio-Management in Unternehmen eine größere Rolle spielen, da Der IT-Portfolio-Management Ansatz wird vom die IT einen großen Anteil am Gesamtbudget IT-Management zur Ansicht und Strukturierung hat, vergleiche Groeneveld (06). Ein richtiger des IT-Portfolios genutzt. Des Weiteren ermög- Einsatz dieses Budgets, der zur Steuerung licht die Verwendung eines IT-Portfolio-Mana- und Kontrolle beiträgt, ist aus den genannten gements eine einheitliche Sicht über alle Ob- Gründen erforderlich. jekte eines IT-Portfolios, wie Projekte, Applika- tionen und Infrastrukturen. Hierdurch werden Im Folgenden soll erläutert werden, was unter die Investitionen als Ganzes betrachtet und die einem IT-Portfolio und einem IT-Portfolio- damit verbundenen Risiken können analysiert Management zu verstehen ist. Des Weiteren werden. Demzufolge lässt sich das IT-Portfolio werden die Bestandteile des IT-Portfolio- eines Unternehmens vorausschauend und Managements dargelegt, der Prozessablauf wirtschaftlich verwalten. Überdies wird eine beschrieben und die Anforderungen eines frühe Problemerkennung ermöglicht, womit die effizienten IT-Portfolio-Managements vorge- Kosten, die in die Fehlerbehebung fließen, stellt. Der Einsatz des IT-Portfolio-Manage- reduziert werden und proaktive Maßnahmen ments in Unternehmen wird nachfolgend an Wert gewinnen. Alles in allem dient die durch das Maturity Model (Jeffery, Levi- Nutzung eines IT-Portfolio-Managements dem Nicole Hoock, Olga Lux, Jochen Jakob Seite 2 IT-Portfolio-Management Verantwortlichen die zu tätigenden IT-Investi- Das Projekt-Portfolio-Management wird einge- tionen zu unterstützen. Um diese Entschei- setzt, um die im Unternehmen existierenden dung treffen zu können, müssen im Rahmen und zukünftigen bzw. in Planung befindlichen des Prozesses einige Fragen beantwortet Projekte einerseits zu planen und andererseits werden, vergleiche Groeneveld (06): zu steuern. Darüber hinaus werden die Projek- te hinsichtlich ihrer Kosten, Zeitplanung etc. • Welche Anwendungen kommen zum Ein- geprüft und anschließend anhand von unter- satz? nehmensabhängigen Kriterien, wie die Zuwei- • Welche Budgetgrenzen und Liefertermine sung von Scoringwerten, priorisiert. Die Bewer- müssen beachtet werden? tung bezieht sich hauptsächlich auf den Nut- • Wo werden welche Ressourcen wie im zen und die Risiken der Projekte. Der Prozess Unternehmen eingesetzt? des Projekt-Portfolio-Managements ist ein sich • Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten permanent wiederholender Prozess, da immer der IT-Projekte? wieder neue Projekte hinzukommen und wirt- • Welche Risiken sind mit den Anwendun- schaftliche Änderungen berücksichtigt werden gen und Projekten verbunden? müssen. Der Zweck des Projekt-Portfolio- • Welchen Beitrag leisten die Anwendun- Managements ist die übergreifende Planung gen zum Geschäftserfolg? aller Projekte sowie eine optimale Projektaus- • Wie können die bestehenden Lösungen wahl. Folglich entsteht durch die Projektpriori- effizienter eingesetzt werden? sierung und Unternehmensstrategieabstim- • Welche Projekte helfen, die strategischen mung eine höhere Transparenz im Umgang Geschäftsziele zu verwirklichen, welche mit dem Projektportfolio. Außerdem wird die nicht? Komplexität durch die klaren Zusammenhänge • Wie können die anstehenden Projekte der Projekte verringert und die Laufzeit durch priorisiert werden, um einen möglichst ein besseres Risikomanagement verkürzt. Auf hohen Gesamt-ROI zu erzielen? den Punkt gebracht erzielt das Projekt- Portfolio-Management eine erfolgreiche Pro- Der erfolgreiche Einsatz eines IT-Portfolio- jektdurchführung und somit effektivere Projek- Managements im Unternehmen muss somit te. eine Wertsteigerung des Unternehmens und einen höheren Return on Investment zur Folge Ergänzend dazu wird mit dem Application- haben. Außerdem wird der Nachweis über den Portfolio-Management das Anwendungsport- Beitrag und den Geschäftserfolg der IT verein- folio eines Unternehmens geprüft und opti- facht und die IT-Budgetplanung lässt sich bes- miert. Alle bestehenden Systeme werden ba- ser an die strategischen Unternehmensziele sierend auf ihrem Wert für das Unternehmen anpassen. Deshalb soll das IT-Portfolio- aufgelistet. Die Evaluierung der Systeme er- Management eine effiziente und effektive Be- folgt anhand der Funktionen, der Nutzenas- wertung des Portfolios, anhand von Unter- pekte, der Kosten, der Risiken und anhand des nehmenszielen, Geschäftsprozessanforderun- Wartungsaufwands. Außerdem werden Opti- gen sowie gesetzlichen Anforderungen unters- mierungspotenziale erarbeitet und Ziele, hin- tützen. sichtlich der Unternehmensziele, definiert.