Checkliste Projektoffice (PO) - Ist in Ihrem Unternehmen die Einrichtung ein PO sinnvoll?

Checkliste Projektoffice (PO) Ist in Ihrem Unternehmen ein PO sinnvoll? Sie haben Projekte im Unternehmen,… Nein Ja die Pilot-Charakter haben?   die von großer Bedeutung für das Unternehmen sind?   die hohe Projektrisiken bergen?   eine hohe Komplexität aufweisen?   die in hoher Anzahl und parallel durchgeführt werden müssen?   deren Schlüsselpersonen nur wenig verfügbar sind?   Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Ja“ beantworten, sollten Sie über die Schaffung eines PO im Unterneh- men nachdenken. Zwei oder mehr mit „ja“ beantwortete Fragen sprechen eindeutig dafür, dass ein PO bei der Beseitigung möglicher Probleme im Projektmanagement hilfreich sein kann. Als zentrale Koordin a- tions- und Steuerungsstelle unterstützt das PO Ihr Projekt und vor allem Ihre Projektleiter. Dabei ist es unerheblich, wie umfangreich Ihr Projekt ist oder wie viele Projekte parallel zu bearbeiten sind. So profitiert Ihr Unternehmen von einem PO PO ist eine Unterstützungseinheit, die Unternehmen hilft, mehrere Projekte parallel und innerhalb Zeit und Budget abzuschließen. Die wichtigsten Ziele eines PO sollten sein: • Sicherheit • Transparenz • Kommunikation • Nachhaltigkeit Die Einrichtung eines Projektoffices in 3 Schritten (1) Bedarfsanalyse  Definition der PM-Methodik, nach der das Projekt abgewickelt werden soll  Aufgaben des PO  Kompetenzen, Befugnisse des PO  Verantwortlichkeiten des PO © 2011 parameta Projektberatung GmbH & Co. KG Seite 1 Bedarfsanalyse (Fortsetzung)  Definition Mitarbeiterkompetenzen: Welche Fähigkeiten und Kompetenzen werden benötigt?  Ziele des PO  Termin für die Eröffnung und die Schließung des PO  Phasengerechter Kapazitätsbedarf (Seniors, Juniors, Techniker, Assistenz)  Erreichbarkeit (Zeiten, Wege)  Verwendete Methoden und Instrumente  Physikalischer und virtueller Raum  Messkriterien für den Erfolg (2) Prozessdefinition  Wie werden die zu erbringenden Aufgaben des PO im Einzelnen ausgeführt?  Welche Werkzeuge können zur Unterstützung entwickelt und eingesetzt werden?  Welche zusätzlichen Rahmenbedingungen sind zu beachten?  Entwicklung von Werkzeugen (Templates, Checklisten, Handbücher, etc.) (3) Organisatorische Umsetzung  Definition der so genannten Service Level Agreements (SLA), also Verhandeln und Festlegen der Rahmenbedingungen und der Serviceleistungen  Richtige Positionierung des PO im Firmen-Organigramm: • Welche Befugnisse haben die PO-Mitarbeiter? • An wen berichten die PO-Mitarbeiter? Linienfunktion? Stabsstelle?  Unterstützung in der personellen Besetzung des Büros  Individuelle Trainings für die Mitarbeiter des Projektoffice  Laufendes Coaching der Mitarbeiter im operativen Betrieb Die fünf Erfolgsfaktoren für ein PO Erfolgsfaktor 1: Richtige Personalauswahl. Erfolgsfaktor 2: Klare und transparente Verfahren, eindeutige Definition von Entscheidungsregeln und Rollen im Projektmanagement allgemein Erfolgsfaktor 3: Festlegung von Service Level und deren Einhaltung Erfolgsfaktor 4: Kommunikation und Veröffentlichung der Arbeitsergebnisse Erfolgsfaktor 5: Erfolgreiches Projektmarketing – tue Gutes und rede darüber © 2011 parameta Projektberatung GmbH & Co. KG Seite 2