Expediting: Externe Überwachung zur Risikominimierung im Projektmanagement

Expediting findet insbesondere bei internationalen Geschäftsbeziehungen immer mehr Interessenten. Wer Waren oder gar komplette Komponenten aus anderen Ländern bezieht, kommt um ein Qualitätsmanagement vor Ort nicht herum. Denn wird z.B. ein Bestandteil einer Fertigungslinie falsch oder beschädigt an den Einsatzort geliefert, so kann sich dadurch das komplette Projekt verzögern. Der TÜV Hessen sendet seine Expediter weltweit zu Lieferanten aus, um Termintreue, Verpackung und Qualität zu kontrollieren.

Ein Projekt, in dem nichts schiefgeht, kann nur ein simuliertes Projekt sein. Daher ist es Auf-gabe des Projektmanagers, entstehenden Schaden möglichst gering zu halten bzw. eventu-elle Risiken rechtzeitig zu erkennen. Gelingt dies nicht oder unzureichend, stehen dem Pro-jektmanager schlaflose Nächste bevor. Ob beim Personaleinsatz, bei der Finanzierung, dem Bau oder bei Zulieferern: Risiken gibt es viele. Insbesondere bei Großprojekten können Ver-zögerungen beim Bau oder durch Zulieferer zu signifikanten Problemen werden, wenn z.B. ein Bauabschnitt nicht befriedigend oder rechtzeitig fertiggestellt wird oder ein wichtiger Be-standteil falsch oder in minderer Qualität geliefert wird. Dadurch verzögern sich wichtige Mei-lensteine, das Geld wird vom Projektfinanzierer nicht rechtzeitig freigegeben und im schlimmsten Fall droht sogar eine Vertragsstrafe. Zusätzlich kompliziert wird die Angelegenheit durch internationales Sourcing. Beispiel: der Zulieferer in Frankreich hatte das Modul zwar rechtzeitig abgesendet, weil es aber unzurei-chend verpackt war, wurde es auf dem Transport beschädigt und muss neu angefertigt wer-den. Dadurch kommt es zu Verzögerungen wichtiger Teile des Projektes, die Kosten steigen weit über den Preis des Moduls. Auch unzureichendes Qualitätsmanagement in Schwellen-ländern kann zu peinlichen Situationen führen, wenn die dringend benötigte Ware nicht den europäischen Normen entspricht oder schlichtweg unbrauchbar ist. Solche Risiken lassen sich durch entsprechende Kontrollen vor der Verschickung oder wäh-rend der Bauphase minimieren. Aber nicht immer steht qualifiziertes Überwachungspersonal zur Verfügung. Diese Lücken schließen externe Expediter vom TÜV Hessen. Sie gehen raus auf die Baustellen, überprüfen den Fortschritt und dokumentieren ihn. Oder überwachen Lie-fertermine und inspizieren die zu versendende Ware weltweit vor Verschiffung. Je nach Be-darf können auch Sicherheits- und Gesundheitskoordinatoren (SiGeKo), Bauingenieure oder Qualitätsmanager für einen längeren Zeitraum zur Verfügung gestellt werden, um eine konti-nuierliche Überwachung sicher zu stellen. Zurückgreifen kann der TÜV Hessen dabei auf seinen umfangreichen Experten-Pool aus verschiedensten Bereichen. Diese haben wiederum Zugriff auf akkreditierte und spezialisierte Labore sowie zusätzliche Sachverständige. So kann gewährleistet werden, dass die bestellte Ware auch den Ansprüchen genügt bzw. der Fortschritt auf der Baustelle im Zeitplan liegt. Nach Inspektion der Ware und der Verpackung wird auf die Frachtkiste das TÜV-Hessen-Siegel geklebt, dies erleichtert zusätzlich die Ab-wicklung der Zollformalitäten. Auf Großbaustellen wird der Baufortschritt geprüft, dokumen-tiert und der Bank eine entsprechende Bestätigung übermittelt. Hier einige Beispiele für den Einsatz von Expeditern: Großbaustellen (z.B. Kraftwerke, Raffinerien): Die Expediter kontrollieren Sicherheitsbe-stimmungen, Baufortschritt und natürlich die Einhaltung des Zeitplans. Mängel können früh-zeitig erkannt und korrigiert werden, sodass die Meilensteine rechtzeitig abgeschlossen sind. Je nach Vereinbarung kann somit der Geldfluss durch den Projektfinanzierer sichergestellt werden. Ein Zertifikat des TÜV Hessen erleichtert die Verhandlungen mit Banken und ande-ren Finanzquellen. Neubau kompletter Produktionsanlagen: Die aus verschiedenen Ländern stammenden Be-standteile werden bereits vor Verschiffung im Herkunftsland vom TÜV Hessen untersucht: Konformität, Verpackung, Menge usw. (Pre-Load-Survey) werden kontrolliert, sodass sicher-gestellt ist, dass die richtige Ware auch sicher verpackt rechtzeitig ankommt. Auch hier kann mit dem Projektfinanzierer der Geldfluss nach Übergabe des TÜV-Hessen-Zertifikats(Third Party) abgesprochen werden, sodass ein Liquiditätsvorteil entsteht. Global Sourcing: Vor Verschiffung wird die Ware von den Expeditern untersucht und ggf. eine Probe zur Untersuchung im Labor entnommen. Sofern notwendig, wird auch die Einhaltung europäischer oder z.B. amerikanischer Regelwerke überprüft. Projektplanung: Expediter sind Risk-Manager. Sie sind darin geübt, Risiken zu erkennen, die sonst übersehen werden. Wenn ein Expediter frühzeitig in ein Projekt einbezogen wird, kön-nen Schwachstellen erkannt und eliminiert werden. Je früher, desto besser, denn in der An-fangsphase des Projektes können Kostenfaktoren noch wesentlich beeinflusst werden. Der Einsatz eines „Third-Party“-Expediters kann also unvorhergesehene Kosten reduzieren und im Laufe eines Projekts unnötige Verzögerungen vermeiden. Einige Banken und Projektfinanzierer bestehen mittlerweile darauf, dass eine vertrauenswürdige „Third Party“ eingeschaltet wird. Unabhängig davon ist jedoch auch der entstehende Liquiditätsvorteil nicht zu unterschätzen: wird der Betrag für einen Meilenstein frühzeitig überwiesen, kann dies ein klarer Wettbewerbsvorteil sein. Und das Wichtigste: Je weniger bei einem Projekt schiefläuft, umso mehr ruhigen Schlaf bekommt der Projektmanager.