Geschäftsprozesse mit PAVONE optimieren: Integriertes Prozess- und Projektmanagement

Geschäftsprozesse mit PAVONE optimieren: Integriertes Prozess- und Projektmanagement Immer stärkere Konkurrenz und schnelle Veränderungen an den Märkten verkürzen immer häufiger den Lebenszyklus von Unternehmensstrategien. Unternehmen müssen sich einem ständigen Verbesserungsprozess unterwerfen, um der Schnelllebigkeit der Märkte folgen zu können. Dies wird vor allem in sehr dynamischen Branchen wie z.B. der Unterhaltungselektronik deutlich. Es müssen ständig Neuerungen präsentiert werden: kleinere Geräte, leistungsfähigere Technik, zeitgemäßes Erscheinungsbild usw. Charakteristisch dabei ist, dass der Anteil der Routineaufgaben abnimmt, während zunehmend komplexe und neuartige Aufgaben anstehen. Erschwerend kommt hinzu, dass die meisten Unternehmen, mit einer Vielzahl heterogener Prozesse und Systeme arbeiten. Dadurch fehlt ihnen genau die Flexibilität, um schnell auf neue wirtschaftliche Situationen reagieren zu können. IT- Systeme beinhalten äußerst wichtige Prozesse und Informationen, die zur Umsetzung nötig sind. Aber die Prozesse sind häufig nicht miteinander verknüpft. Noch schlimmer - Entscheidungsträger haben nur beschränkten Zugriff auf Informationen, wenn sie sie brauchen. Es stellt sich die Frage: Wie können Geschäftsprozesse optimal abgewickelt werden? Die beiden bekanntesten Ansätze werden im Folgenden anhand des Fallbeispiels erläutert. Geschäftsprozesse mit Projektcharakter Projektmanagement-Anwendungen optimieren vor allem einmalig auftretende Geschäftprozesse. Termine, Kosten, Ziele, Meilensteine und der Einsatz von Ressourcen lassen sich mit Projektmanagement-Software überwachen, kontrollieren und protokollieren. Die Anwendungen bieten Möglichkeiten zur Strukturierung, Planung und Verteilung von Aufgaben zur Aufwandserfassung und der Dokumentation aller Geschäftsvorfälle im Projektverlauf. Ein Beispiel dafür sind die Prozesse in der Unterhaltungselektronik. Die Einführung einer neuen Produktserie z. B. eines neuen Handy Modells wäre in diesem Fall ein über mehrere Monate verlaufendes Projekt. Folgende Fragestellungen werden sich in einem derartigen Projekt ergeben: Was ist mit Rechnungen, die zwar nur wenige Positionen beinhalten, die aber jeweils komplette Bereiche eines Projekts abdecken und von verschiedensten Beteiligten freigegeben werden müssen? Wie werden in diesem Projekt immer wiederkehrende Teilprozesse kontrolliert? Ein Beispiel ist die Qualitätsprüfung nachdem ein Prototyp erstellt wurde. Häufig findet dann sehr viel „Workflow“ über unstrukturierte E-Mail Kommunikation statt, mit allen bekannten Nachteilen. Hier setzt Prozessmanagement an. Wo Prozessmanagement ansetzt Prozessorientierung ist eines der wichtigsten Themen in der betriebswirtschaftlichen Praxis der Unternehmen und gilt als eines der effektivsten Mittel zur Steigerung der Produktivität. Die Kopplung des Prozessmanagements mit der Automatisierung von Prozessen, d.h. dem Workflow Management, eröffnet weitere Potentiale zur Effizienzsteigerung. Prozessmanagement beschreibt die Aufnahme, Steuerung, Gestaltung, Dokumentation und Optimierung von Prozessen. Workflow Management Systeme unterstützen Prozessautomatisierung von der Modellierung über die Simulation bis zur Ausführung und Analyse. Für den beteiligten Mitarbeiter eines Geschäftsprozesses bedeutet dies, Aufgaben oder Teilprozesse werden ihm vom System automatisch zugeordnet und er erhält alle notwendigen Daten und Dokumente für seine Aufgabe an einer zentralen Stelle. Suchzeiten entfallen, der Prozess wird transparent und immer entsprechend den Unternehmensregeln ausgeführt. Während und nach dem Prozessdurchlauf stehen ständig Prozessinformationen zur Verfügung, um einen Überblick über die Prozessablaufwege sowie die Zwischen- und Endergebnisse zu erhalten. Die Prozesse in der Qualitätssicherung und auch bei der Rechnungserstellung würden in unserem Beispiel daher durch ein Workflow Management System wesentlich effizienter umgesetzt. Synergieeffekte einer engen Verzahnung Die Praxis zeigt, dass im Workflow und Projektmanagement oftmals nicht separat voneinander betrachtet werden können. Eine Kombination ist eher die Regel als eine Ausnahme. Die heutigen Softwaresysteme – sowohl auf Workflow- als auch auf Projektseite – unterstützen eine integrative Abwicklung sicherlich in vielen Fällen nur unzureichend. Hier ist für die Zukunft noch einiges an Optimierungspotential vorhanden, welches auch dazu führen kann, dass Projekte im geplanten Kosten- beziehungsweise Zeitrahmen bleiben. Umso wichtiger werden Software Anwendungen, die beide Themen abdecken. So sollte es möglich sein in Projekten an den entsprechenden Stellen Workflows zu integrieren ohne eine gesonderte Software zu benötigen. Die Vorteile einer engen Verzahnung liegen auf der Hand. Für Workflows können z. B. Zieltermine festgelegt werden. In einem anderen Szenario kann der Start einer Projektphase an bestimmten Bedingungen verknüpft werden. Erst nachdem die Qualitätsprüfungen erfolgreich verlaufen sind, kann im Projekt die nächste Phase z. B. die tatsächliche Produktion beginnen. Das angeführte allgemein gehaltene Fallbeispiel lässt sich auf unterschiedlichste Prozesse in diversen Branchen übertragen. Unabhängig von der Branche kann gesagt werden, dass durch eine Verzahnung von Workflow und Projektmanagement bspw. verbesserte Transparenz, Senkung der Prozesskosten, die Verkürzung von Durchlaufzeiten und ein verbessertes Controlling der Geschäftsprozesse realisiert wird. Integriertes Prozess- und Projektmanagement mit PAVONE Espresso Workflow für Java EE Seit über 13 Jahren ist PAVONE Experte für IBM Lotus Notes-basierte Prozess- und Projektmanagement Anwendungen. Mit PAVONE Espresso Workflow für Java EE wurde in einer prozessorientierten Plattform auf Basis offener Standards die innovative Zusammenlegung einer Projektplanungs- und Workflow Engine realisiert, die erhebliche Nutzenvorteile für die oben genannten Szenarien mit sich bringt. Die Anwendung setzt die Modellierung und Optimierung mit der Konfiguration und Ausführung von kollaborativen Geschäftsprozessen. Zusätzlich zur üblichen Automatisierung, Steuerung und kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen, können Aussagen über Zieltermine, Kostenprognosen und Kapazitätsbelastungen getroffen werden. Durch eine gemeinsame einheitliche Sicht auf Workflows und Projekte können alle für einen Geschäftsvorfall relevante Daten kostengünstig und schnell an einer zentralen Stelle bearbeitet werden. Die Offenheit und Integrationsfähigkeit von PAVONE Espresso Workflow für Java EE verschafft zusätzliche Vorteile in den oftmals bereits vorhandenen heterogenen IT- Umgebungen. Einfach und effizient kann die Anwendung in bestehende IT-Systeme integriert werden. Mit geringem Aufwand können neue Geschäftsprozesse auf der Grundlage vorhandener Systeme und Anwendungen entwickelt werden. Dadurch erfährt der Anwender der PAVONE Process Engine für Java EE ein besonders hohes Anwendungs- und Nutzenspektrum.