Projektmanagement im Einkauf - Anwendungsmöglichkeiten und Nutzenbetrachtung

Projektmanagement im Einkauf - Anwendungsmöglichkeiten und Nutzenbetrachtung Alexander Kiss 2007 Alexander Kiss, MBA MSc Corporate Head Products & Start Ups Casinos Austria International A-1015 Vienna, Austria/Europe Dr.-Karl-Lueger-Ring 14 Phone: +43 (0)1 534 40/518 Fax: +43 (0)1 532 92 07 E-Mail: alexander.kiss@casinos.at Website: www.casinosaustria.com Keywords: Projektmanagement, Definitionen, Einkauf und Beschaffung, Möglichkeiten des Einsatzes von Projektmanagement im Einkauf, Darstellung von Möglichkeiten der Anwendung, Darstellung des Nutzen des Einsatzes von Projektmanagement im Einkauf, Zusammenfassung. Project management, definitions, procurement and purchasing, potentials of the use of project management in procurement, presentation of options, outlining of benefits of the use of project management in procurement, conclusion. Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis.......................................................................................................................... 2 1 Einführung ............................................................................................................................ 3 2 Projektmanagementanwendungen im Einkauf...................................................................... 5 2.1 Projektmanagement des Change zur Optimierung des Einkaufs .................................. 6 2.2 Projektmanagement für Einkaufstools .......................................................................... 8 2.3 Projektmanagement für komplexe Beschaffungsvorhaben......................................... 11 3 Schlussbetrachtung.............................................................................................................. 13 2 1 Einführung Aufbauend auf den vom Autor im Artikel „Einkauf und Projektmanagement“ ausgeführten Betrachtungen zu einer nützlichen Verbindung der wesentlichen Unternehmensfunktion Einkauf und des Management Paradigmas Projektmanagement soll im Verlaufe dieser Ausarbeitung versucht werden, Möglichkeiten der Anwendung von Projektmanagement in der Einkaufspraxis zu zeigen. Den hier vorgeschlagenen Ansätzen zur Darstellung von Einsatzmöglichkeiten von Projektmanagement im Einkauf liegen die Projektmanagement Grundsätze der International Project Management Association (IPMA) beziehungsweise der Projektmanagement Austria1 (PMA), welche Österreich in der übergeordneten Organisation der IPMA vertritt zugrunde. Die im Zuge der Abhandlung beispielhaft angeführten Anwendungen sollen zeigen, dass Projektmanagement im Beschaffungswesen (immer unter Berücksichtigung der Kriterien zur Feststellung der Projektwürdigkeit)2 grundsätzlich zur Unterstützung in drei wesentlichen Bereichen eingesetzt werden kann. - Im Change Management in Bezug auf strategische oder operative Veränderungen des betrieblichen Beschaffungswesens - Zur Unterstützung von Prozessen von hoher Komplexität und Ressourcenbindung (wie beispielsweise der Lieferantenintegration) - Zur Unterstützung in der Abhandlung von komplexen Beschaffungsvorhaben einer bestimmten Dimension (Investitionsgüterbeschaffung) Es soll einleitend nochmals darauf hingewiesen werden, dass das betriebliche Beschaffungswesen lange Zeit hinsichtlich seiner Bedeutung für die wirtschaftliche Prosperität von Unternehmen unterschätzt wurde, aber mit zunehmender Wahrnehmung seines Anteiles an der Wertschöpfung an Aufmerksamkeit in Lehre und Praxis und somit in weiterer Folge auch an innerbetrieblichem Stellenwert gewinnt. Einkauf hat sich mittlerweile von einer meist an der Peripherie der Organisationsstruktur angesiedelten Stelle im zunehmenden Maße zur strategischen Schlüsselfunktion nachhaltig erfolgreicher Unternehmen entwickelt. 1 http://www.p-m-a.at/content.php (06.12.2007) 2 Gareis/Stummer, 2006 3 Auch das neue Management Paradigma Projektmanagement hat sich über die jüngere Vergangenheit hin in ähnlicher Weise entwickelt. Das Vorgehen nach standardisierten Ansätzen des Projektmanagements ist - hinsichtlich der entgegengebrachten Wertschätzung vor einem dem Einkauf in vielerlei Hinsicht ähnlichen historischen Hintergrund - mittlerweile zu einem wesentlichen Aspekt der professionellen Unternehmensführung geworden. Projekte können nun einerseits als Ziel - determinierte Aufgaben und andererseits als temporäre Organisationen und soziale Systeme wahrgenommen werden. - Die Wahrnehmung von Projekten als ziel - determinierte Aufgaben entspricht einem traditionellen Projektverständnis. - Die Wahrnehmung als temporäre Organisation bzw. soziales System entspricht hingegen neuen organisations- und systemtheoretischen Ansätzen. Ein Projekt ist demnach eine temporäre Organisation zur Durchführung eines abgrenzbaren Prozesses hoher inhaltlicher Komplexität, der ein (im)materielles Objekt als Ergebnis hat3“. Projektmanagement-Ansätze unterscheiden sich grundlegend in der Art der Wahrnehmung von Projekten4 an sich. Die vordringlich planungsorientierte Wahrnehmung der 60er Jahre reduzierte Projekte noch auf lediglich zieldeterminierte Aufgaben während das nunmehr aktuelle, vom systemisch – konstruktivistischen Ansatz5 geprägte Projektmanagement auf der Wahrnehmung von Projekten als temporäre Organisationen und sozialen Systemen sowie der Phasenorientierung des Ablaufs aufbaut. Weiters kann grundsätzlich zwischen objektorientiertem und prozessorientiertem6 Projektmanagement unterschieden werden. Der systemisch konstruktivistische Ansatz ist aus Sicht des Autors nun bei weitem eher geeignet, die globalisierungsbedingt kulturell oder grundsätzlich diversitätsbezogen komplexen Situationen des internationalen Beschaffungswesens zu meistern als der konservative Ansatz.7 3 Gareis, 2000 4 Gareis, 2000 5 Universitätslehrgang Internationales Projektmanagement, Textskriptum, s.10 6 Prozess hier gekennzeichnet als geordnetes Zusammenwirken von Menschen und Methoden zur Erreichung eines Zieles, vgl. auch Skriptum zu Einkauf & Supply Chain Management, Seite 4 7 Gemeint ist hier die bloße Objektorientierung und Beschränkung auf Termine, Kosten, Leistungen 4 2 Projektmanagementanwendungen im Einkauf Es wurde lange subtil unterstellt, dass es kaum spezieller Fähigkeiten oder Erfahrungen bedürfe, um „Einzukaufen“, also die Versorgung des Betriebes mit Gütern, Rohstoffen oder Dienstleistungen sicher zu stellen. Mittlerweile hat - mit Sicherheit auch beeinflusst durch die publikumswirksame Entwicklungen nicht zuletzt des automotiven Sektors – (das Phänomen Lopez8 hat mit Sicherheit seines dazu beigetragen) über Lehre und Wissenschaft hinaus auch in der öffentlichen Meinung ein anderes Bild dieser wesentlichen Managementfunktion Raum gegriffen9. In der Literatur werden für die Begriffe Beschaffung und Einkauf unterschiedlichste Definitionen genannt und diese wiederum in variantenreicher Art und Weise miteinander in Beziehung gesetzt. Im Gegensatz zur Praxis, in welcher der Einkaufsbegriff synonym verwendet wird, hat sich in der Wissenschaft die Beschaffung doch als Oberbegriff für die Subsysteme Einkauf und Beschaffungslogistik durchgesetzt10. Einkauf und die entsprechenden im Kontext verfügbaren Strategien, Techniken und Tools sind Gegenstand kontinuierlicher Forschung sowie Weiterentwicklung und mittlerweile in der Fachliteratur umfassend beschrieben. Obwohl die Detaillierung, Definition und Zuordnung der verschiedenen Betrachtungsobjekte des Einkaufsmanagements entsprechend betrieben wird, fehlen wie eingangs erwähnt doch die entsprechenden praktischen Hinweise für den Einkäufer, wie und vor allem auch in welchem Kontext des Beschaffungswesens Projektmanagement zum Erreichen von Erfolgen beziehungsweise zur Verbesserung der Prozesse angewendet werden kann. Beschaffungsprozesse können nun durchaus mit hoher Komplexität behaftet sein, Beschaffungsinitiativen sind unter Umständen einmalig, von bisweilen sogar hervorragender strategischer Bedeutung und beanspruchen unter Umständen auch ein hohes Maß an Ressourcen. In Ansehung dieser Parameter der Projektwürdigkeit lässt sich bereits ableiten, dass Projektmanagement in der Beschaffung - richtig eingesetzt - diese wesentliche Funktion hinsichtlich deren Prozessabläufen und Beitrag zur angestrebten wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens wirksam unterstützen kann. Es wird in der Literatur zwar im Zusammenhang mit der praxisorientierten und komplexen Darstellung aller dieser Prozesse wiederholt auf die nötige Projektorientierung hingewiesen jedoch fehlt der klare, praxisorientierte Hinweis auf die Schnittstelle zu einem der vorhandenen, standardisierten Projektmanagementansätze. Viele Ausführungen zur Theorie der allgemeinen Veränderung betrieblicher Rahmenbedingungen gehen beispielsweise gleichermaßen 8 Ehemaliges VW Vorstandsmitglied Jose Ignacio Lopez 9 Flockerzi/Klönne, 2002 10 Starken, 2003 5 davon aus, dass Change11 in jedem Fall mit einer gemeinsamen Analyse der Ist – Situation12 beginnen müsse.