Automatisierung von Information-Worker-Prozessen: Anforderungen, Möglichkeiten und Ausgestaltung des Projektvorgehens

Boris Ovcak und Marco Heid, Campana & Schott-Unternehmensgruppe Automatisierung von Information-Worker- Prozessen: Anforderungen, Möglichkeiten und Ausgestaltung des Projektvorgehens Einerseits stellen die im Bereich Information Worker häufig vor- (Projekt-) Vorgehen Prozesse automatisiert werden können. Leit- handenen semi-strukturierten Prozesse besondere Herausfor- gedanke ist hierbei, dass einerseits die Besonderheiten von Infor- mation-Worker-Prozessen spezifische Anforderungen an das Pro- derungen an eine Prozessautomatisierung dar. Moderne Tech- jektvorgehen stellen, andererseits moderne Technologien neue nologieplattformen bieten andererseits neue Möglichkeiten für Möglichkeiten für das Projektvorgehen bieten. Die Diskussion über das richtige Vorgehen für IT-Vorhaben ist in Theorie und Pra- die Bereitstellung einer adäquaten IT-Unterstützung. Anforde- xis weder neu noch abgeschlossen und soll hier auch nicht rungen und Möglichkeiten gegenüberstellend wird im diesem grundsätzlich aufgegriffen werden. Vielmehr nutzen wir diese Diskussion als Orientierungsrahmen, um auf Basis unserer Artikel ein Vorgehen zur Automatisierung von Information- langjährigen Praxiserfahrung eine erfolgversprechende Vorge- Worker-Prozessen auf Basis moderner Technologie-Plattfor- hensweise für die Prozessautomatisierung im Spannungsfeld zwi- men dargestellt. schen ERP- und Office-Systemen zu beschreiben. Keywords 2. IT-Vorgehensmodelle - eine vergleichende Business Process Automation, Information Processing, Office Übersicht Business Application, Information Worker Project Approach Prozessautomatisierung im Bereich Information Worker führt zu Stichworte IT-Lösungen, die den fachlichen Prozess unterstützen. IT-Vorge- Prozessautomatisierung, Informationsverarbeitende Prozesse, hensmodelle strukturieren den Entwicklungsprozess zur zielge- Office Business Application, Information Worker, Vorgehens- richteten Bereitstellung von IT-Lösungen. Richtig angewandt sind modell sie ein wertvoller Bestandteil der Wissenskultur einer Organisati- on, da ein klar strukturiertes Vorgehen über Erfolg oder Misserfolg des Projekts entscheiden kann. Zur zweckmäßigen Vereinfachung 1. Prozessautomatisierung im Bereich Informa- abstrahieren die Modelle die vielen Vorgänge und Abhängigkeiten tion Worker des Entwicklungsprozesses und fassen sie in logisch-zusammen- Information-Worker-Prozesse - also Vorgänge, bei denen vorhan- hängende Komponenten zusammen (z.B. in Phasen, Iterationen, denes Wissen und Informationen zu Neuem transformiert werden Meilensteine). Zudem geben Modelle eine logische Reihenfolge – nehmen heute einen wichtigen Stellenwert in Organisationen vor, in der die einzelnen Arbeitsschritte durchgeführt werden. Das ein. Das Produktivitätspotenzial in diesem Bereich ist groß und bei schafft einen gemeinsamen Rahmen, dem die Projektbeteiligten weitem noch nicht ausgeschöpft, da weder ERP-Systeme noch Of- ihre Arbeitsweise anpassen. Dem Projektmanager verhilft dieser fice-Anwendungen eine adäquate IT-Unterstützung ermöglichen. Rahmen zum Beispiel zu besserer Planbarkeit des Vorhabens so- In einem ersten Beitrag zum Thema Information Worker-Prozesse wie zu besseren Steuerungsmöglichkeiten. haben wir die Besonderheiten und Anforderungen dieser semi- Neben dieser Prozesskomponente schlagen einige Modellansätze strukturierten Prozesse an IT-Systeme dargelegt und mögliche auch konkrete Methoden und Hilfsmittel vor, an denen sich ein- Formen einer passenden IT-Unterstützung auf Basis moderner zelne Phasen ausrichten können (z.B. "Pair Programming" als Me- Technologien skizziert [1]. Der vorliegende Artikel greift das The- thode für die Implementierung). Methoden und Hilfsmittel sind ma auf, fokussiert nun aber auf die Fragestellung, mit welchem häufig aus der Praxis hervorgegangen und finden sich als "Best 44 Information Management und Consulting 25 (2010) 2 Business Process Management Practices" in Vorgehensmodellen wieder. Aus Sicht des Qua- Grundsätzlich bieten Vorgehensmodelle Ausgestaltungsmöglich- litätsmanagements stellen Vorgehensmodelle somit auch eine ge- keiten, um sie an den jeweiligen organisatorischen Kontext anzu- wisse Effizienz her, da sie auf bewährtem Wissen aufbauen, und passen. Ebenso sind Vorgehensmodelle miteinander kombinierbar, sich dadurch das Risiko von Fehlern reduziert. so dass sie spezifischen Anforderungen gerecht werden. Ein Bei- Die vielen verbreiteten Vorgehensmodelle lassen sich mehr oder spiel: Geringe Prozessreife sowie geringe Technologiekenntnis im weniger trennscharf anhand des folgenden Merkmals charakteri- betreffenden Fachbereich lassen eine agile Vorgehensweise als sieren: Modelle basieren entweder eher auf phasenbasierten An- vorteilhaft erscheinen. Der Bedarf, Daten aus Drittsystemen in die sätzen - dazu gehören Modelle der ersten Stunde wie das weit zukünftige IT-Lösung zu integrieren und die hiermit verbundene verbreitete Wasserfallmodell - oder auf agilen Ansätzen, die in hohe Systemkomplexität fordern jedoch eher ein phasenbasiertes jüngster Zeit stärker an Bedeutung gewinnen. Abbildung 1 zeigt Vorgehen. Eine Kombination von agilem und phasenbasiertem einen Überblick über ausgewählte Vorgehensmodelle und wel- Vorgehen kann in der Art erfolgen, dass zunächst ein Pilotsystem chem Ansatz sie eher zugeordnet werden können: mit verringertem Funktionsumfang (ohne Drittdatenintegration) Abbildung 1: Klassifizierung von IT-Vorgehensmodellen Ein dominierendes, allgemeingültig einsetzbares Vorgehensmo- mittels agilem Vorgehen bereitgestellt wird. Die Mitarbeiter des dell existiert nicht. Vielmehr hat sich die Einsicht verbreitet, dass Fachbereichs erhalten hierbei wichtige Kenntnisse der neuen Anforderungen und Rahmenbedingungen die Eignung des jewei- Technologie und ihre Anforderungen konkretisieren sich. Die ei- ligen Vorgehensmodells beeinflussen. Jedes Modell hat gewisse gentliche IT-Lösung wird anschließend mit fortgeschrittener Vor- und Nachteile, die sich aus dem zu Grunde gelegten Paradig- Technologiekenntnis und Prozessreife und mittels eines phasen- ma des Modells ergeben. Als Beispiel sei das Wasserfallmodell ge- basierten Vorgehens realisiert. nannt: Die Annahme, dass rechtzeitiges Erkennen von Fehlern schon in der Designphase zu geringeren Anpassungskosten führt, 3. Besonderheiten von Information-Worker- als bei Aufdeckung während der Testphase, führt tendenziell zu einer stringenteren Spezifikation. Das ist aus Sicht des Qua- Prozessen litätsmanagements vorteilhaft, allerdings hat es den Nachteil, Information-Worker-Prozesse zeichnen sich dadurch aus, dass sie dass etwaige Änderungswünsche nach Abschluss der Spezifikati- vorhandene Informationen und Wissen in neue Informationen on nur mit höheren Kosten berücksichtigt werden können. In die- und neues Wissen verwandeln. Der Transformationsprozess unter- sem Fall sind die verschiedenen Phasen erneut zu durchlaufen so- liegt nicht ausschließlich formalisierbaren Regeln, sondern bein- wie Quality Gates zu passieren, was zudem mit einer deutlichen haltet neben der Anwendung vorhandenen Wissens auch Abstim- Verzögerung von Terminen einhergeht. mungen und Recherchearbeiten. Der Ablauf solcher Prozesse Die nachfolgende Tabelle beinhaltet Beispiele, unter welchen lässt sich nur teilweise im Detail strukturieren. In der Regel ist nur Rahmenbedingungen die jeweilige grundsätzliche Vorgehenswei- ein Detaillierungsgrad bis auf die Ebene von Aktivitäten (und da- se vorteilhaft ist. mit verbundenen Ergebnistypen) sowie Rollen sinnvoll, da Tätig- keiten zu einer Aktivität häufig je nach Anwendungsfall varrieren und eine Formalisierung dieser Tätigkeiten die Komplexität unnötig erhöht.