Collaboration im Web 2.0

MANAGEMENT Collaboration im Web 2.0 Vernetzt kommunizieren und kooperieren Das Web 2.0 hat das Kommunikationsverhalten im Privatleben nachhaltig verändert. Auch die interne Unternehmenskommunikation greift das Web 2.0 nach und nach auf. Collaboration ist der jüngste Trend. Er steckt zwar noch in den Kinderschuhen, hat aber das Potenzial, die Unternehmenskommunikation nachhaltig auf den Kopf zu stellen. Wer heute intern mit Kollegen oder extern mit Partnern oder Diese Teams finden in so genannten virtuellen Projekträumen Kunden kommuniziert, nutzt dazu vornehmlich E-Mail. Ihren zusammen, die sich heute zunehmend ins Internet verlagern. Siegeszug verdankt die elektronische Mail ihrer einfachen Collaboration findet also im Internet statt und ist damit zeit- Handhabung. Das führt dazu, dass die Flut an Nachrichten und ortsunabhängig. Noch sind die Möglichkeiten dieser stetig wächst, so dass wichtige Informationen schnell verloren Online-Zusammenarbeit begrenzt. Werden jedoch die bereits gehen oder kaum wiederzufinden sind. Das Medium E-Mail ist heute vorhandenen Web 2.0-Applikationen integriert und mit an seine Grenzen gestoßen. konkreten Business-Szenarien verknüpft, ergeben sich ganz Gefordert sind effektivere und effizientere Wege, um sich neue Chancen. So setzt sich Collaboration künftig aus einem elektronisch auszutauschen. Hier tritt Collaboration auf den Bündel an Kommunikationsprozessen und Mechanismen zu- Plan. Mit Collaboration ist vor allem die verbesserte Kom- sammen. Neben der E-Mail zählen dazu Web 2.0-Aktivitäten munikation und Zusammenarbeit verteilter Teams gemeint. wie Chats, Wikis, Blogs, Web Conferences, Social Networks, Social Bookmarks und die virtuelle Dokumentenablage. Alle diese Aktivitäten werden miteinander verknüpft und schaffen moderne Collaboration-Möglichkeiten. Hand in Hand: Wissens-Management und Collaboration Gerade Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und Standorten können von den neuen Möglichkeiten profitieren. Sie stehen täglich vor der Herausforderung, vorhandenes Wissen im Unternehmen „aufzuspüren“ und der Belegschaft bereitzu- stellen. Für Collaboration lassen sich drei große Nutzenblöcke identifizieren: Find the expert. Find the information. We need a place to collaborate. Die ersten beiden Punkte zielen auf das Thema Wissens- Management ab, das zwar seit vielen Jahren diskutiert wird, aber immer noch viele Fragen aufwirft. Wie lässt sich im Unternehmen vorhandenes Wissen identifizieren, dokumentie- ren und auffinden? Welche Mitarbeiter sind die Spezialisten Collaboration setzt sich künftig aus einem Bündel an Kommunika- für welche Themen? Web 2.0-Funktionalitäten haben dem tionsprozessen und Mechanismen zusammen, wie beispielsweise Wissens-Management neuen Schub geben. Dasselbe gilt auch E-Mail, Chats, Wikis, Blogs, Web Conferences, Social Networks, für den dritten Punkt: Einen Raum für Collaboration finden. Social Bookmarks und der virtuellen Dokumentenablage. Denn Collaboration heißt auch weiterhin, in Projekträumen 02/2009 34 MATERNA MONITOR MANAGEMENT „Collaboration wird immer mehr auch eine Generationenfrage. Wer heute als Digital Native aufwächst, für den ist es selbstverständlich, dass er die neuen Kommunikationsinstrumente auch im Berufsalltag einsetzt.“ Guido Weiland, Abteilungsleiter und Collaboration-Experte, MATERNA Dokumente gemeinsam bearbeiten und ablegen. Mit Chats, als eine branchenunabhängige technische Integration der Tools Blogs und Wikis lassen sich die Möglichkeiten für solche auf Level 1. Das heißt, Level 2 verbindet die verschiedenen Räume noch deutlich erweitern. Informationssilos wie Blog, Chat und E-Mail miteinander. Um Collaboration wie beschrieben umzusetzen, ist ein Um- Durchgängige Kommunikationsprozesse werden möglich, ohne denken in den Unternehmen gefordert. „Mit Wissen muss offen dass dabei Daten von einer in die andere Anwendung kopiert umgegangen werden. Wissen findet nicht im stillen Kämmer- werden müssen. Die Hersteller arbeiten bereits mit Hochdruck lein respektive Büro statt, sondern ist offen zugänglich über das an Lösungen, um Web 2.0-Applikationen in einer einheitlichen Internet bzw. Intranet. Es wird daher zu einem Wandel der Produkt-Suite zu integrieren. Microsoft und IBM positionieren Unternehmenskulturen kommen“, prognostiziert Guido Weiland, sich hier mit ihren aus der E-Mail- und Workgroup-Kommuni- Abteilungsleiter bei MATERNA. So muss z. B. bekannt sein, kation bekannten Produkten und ergänzen sie um komplett welcher Mitarbeiter über welches Wissen verfügt, damit Kolle- neue Produkte. Noch sind aber viele individuelle Anpassungen gen darauf zugreifen können. Und wann er für die Kollegen nötig, um die bestehenden Lösungen zu einer einheitlichen erreichbar ist. Auch der Mobilitätsgedanke spielt dabei hier Collaboration-Plattform zusammenzuführen. Neben den Key eine Rolle. Denn Wissen soll nicht nur stationär im Büro, Playern tummelt sich eine Vielzahl spezialisierter Anbieter sondern auch mobil verfügbar sein. Denn Collaboration wird auf diesem innovativen Markt. Sie haben Lösungen für die immer mehr auch eine Generationenfrage. Wer heute als so verschiedensten Web 2.0-Themen im Portfolio. Weit verbreitet genannter Digital Native aufwächst, also quasi vom ersten ist in diesem Segment auch die Nutzung von Open Source. Lebensjahr an mit Internet und Handy, für den ist es selbstver- In einigen Jahren wird Collaboration auf Level 3 angekom- ständlich, dass er diese Kommunikationsinstrumente auch im men sein. Dann werden spezialisierte Business-Szenarien in Berufsalltag einsetzt. Gerade die Mischung von privater und Web 2.0-Applikationen integriert. In solchen Szenarien ist beruflicher Kommunikation stellt die Unternehmen vor weitere Spezialwissen gefragt, dass über Collaboration-Mechanismen Herausforderungen, beispielsweise wenn es um Sicherheit und bereitgestellt wird. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Datenschutz geht. Hier gilt es, klare Richtlinien aufzustellen. Branchen-typische Geschäftsprozesse in der Medizin oder dem Versicherungssektor abbilden. Ziel dieser Business-Szenarien In drei Stufen zur besseren Kommunikation ist es, global verteilte Spezialisten gezielt und Prozess-orientiert zusammenzuführen, um Aufgaben gemeinsam zu erarbeiten. Die Entwicklung von Collaboration lässt sich in Ebenen Die heute noch im Vordergrund stehenden Web 2.0-Werkzeuge (Levels) darstellen. Heute befindet sich Collaboration auf treten dabei in den Hintergrund; im Fokus steht die anwender- dem Entwicklungs-Level 1. Das bedeutet, dass die einzelnen nahe Bearbeitung eines konkreten Geschäftsprozesses. Kommunikationsinstrumente getrennt voneinander angewandt „Einen wirklichen Nutzen können die Unternehmen erst auf werden. Zwar haben Chats und Blogs den Sprung in den profes- Level 2 und 3 erwarten. MATERNA evaluiert derzeit die sionellen Berufsalltag vollzogen. Doch die Anwender nutzen Technologien und den optimalen Mix aus Werkzeugen und diese Instrumente isoliert von anderen Kommunikations- Business-Szenarien“, erläutert Guido Weiland. „Noch gibt prozessen. Zudem liegen vielfach proprietäre Strukturen vor es nur wenige geeignete Lösungen. Der Bedarf ist aber groß, und Schnittstellen fehlen. wenn man sich einmal das täglich zu bewältigende E-Mail- So ist Microsoft Sharepoint zwar weit verbreitet, wird aber vor- Aufkommen anschaut“, fasst Guido Weiland zusammen. Dass nehmlich als reine Dokumentenablage verwendet – auch wenn das Web 2.0 nicht mehr aufzuhalten ist, belegt auch eine Studie sich bereits heute damit Blogs und Wikis erstellen lassen. Mit von Nielsen Online: Demnach haben soziale Netzwerke der Groove hat Microsoft zudem einen vielversprechenden Ansatz E-Mail bereits den Rang als beliebteste Online-Tätigkeit abge- für die Online-Zusammenarbeit entwickelt. Ähnlich verhält es laufen.