Auswahl des Dienstleisters für IT-Outsourcing unter Leistungs- und Sicherheitsaspekten

Teil 5 Auswahl des Dienstleisters für IT-Outsourcing unter Leistungs- und Sicherheitsaspekten Ziel beim IT-Outsourcing ist es, die für das Unternehmen notwendigen Speicher- und Rechenkapazitäten in der erforderlichen Qualität zu möglichst günstigen Kosten zu erhalten, indem man fixe Kosten in variable verwandelt. IT-Outsourcing ist jedoch mit strategischen und operativen Risiken verbunden, die eine sorgfältige Auswahl des Dienstleisters erforderlich machen. Die erste Frage, die man sich im Zusammenhang mit dem Outsourcing stellen sollte, ist die nach der Relevanz des Bereichs, der outgesourcet werden soll. Insbesondere dürfen durch das Outsourcing keine strategischen Abhängigkeiten von anderen Unternehmen entstehen. Neben der Kostenfrage spielt beim Outsourcing nämlich auch die Risikofrage eine wichtige Rolle. Typische Outsourcing-Kandidaten sind daher Routineaufgaben wie Rechnungswesen, Bestellwesen, Lohnbuchhaltung oder die Abwicklung von Einkauf und Vertrieb - also Bereiche in denen mehr oder weniger Standardlösungen eingesetzt werden. Gute IT- Dienstleister können jedoch auch individuellere Geschäftsprozesse für ihre Kunden erledigen, vor allem, wenn sie mit hochflexiblen Lösungen wie etwa SAP arbeiten. Bedarfsanalyse Als nächstes muss geprüft werden, ob mit dem Outsourcing des jeweiligen Bereiches tatsächlich eine nachhaltige Kostenersparnis erzielt werden kann. Durch die Analyse der anfallenden Abläufe und Aufgaben lässt sich festlegen, was die Lösung, die ein IT- Outsourcing-Dienstleister anzubieten hat, mindestens leisten muss. In der Praxis wird die Frage, ob Outsourcing sinnvoll ist, typischerweise dann auftreten, wenn Erweiterungen der hauseigenen IT notwendig werden. In diesem Fall muss dann natürlich nicht nur berücksichtigt werden, was die alte IT leistet, sondern auch, was die neue leisten soll. Aber auch, wenn die hauseigene IT den Anforderungen noch entspricht, sollten zukünftige Anforderungen berücksichtigt werden. Wenn man die Analyse des in Frage kommenden Bereiches sorgfältig durchführt, erhält man ein Anforderungsprofil, eine Art Pflichtenheft, das als Grundlage für die Beratung durch einen Dienstleister dienen kann. Wichtig dabei sind auch Informationen über Auslastungsgrade und Bedarfsspitzen sowie mögliche zukünftige Anforderungen. Gerade kurz und längerfristig schwankender Bedarf an IT-Leistung ist ein Indiz dafür, dass Outsourcing sinnvoll sein könnte. Kontinuität und Usability Die Migration von der eigenen IT zu einem Dienstleister ist immer mit gewissen Umstellungsschwierigkeiten verbunden. Diese sollten so gering wie möglich gehalten werden. Aufwendige Datenkonvertierungen sollten ebenso vermieden werden, wie eine komplett geänderte Bedienung an den Endgeräten, die Kosten für die Einarbeitung der Mitarbeiter und verminderte Leistung in der Umstellungsphase verursachen. Ideal ist es daher, wenn der Dienstleister die gleiche Software, beispielsweise SAP, einsetzt, die auch bei der hauseigenen IT verwendet wird. Das gilt natürlich nur, wenn man mit der alten Lösung zufrieden war. Hat sie sich als unzulänglich erwiesen, ist das Outsourcing eine exzellente Gelegenheit, auf ein besseres System umzustellen. Dadurch wird die Auswahl des Anbieters zwar aufwendiger, da man unterschiedliche Lösungen vergleichen und im Hinblick auf die eigenen Erfordernisse bewerten muss; man erhält jedoch die Chance, mit einem neuen, besseren System die Leistungsfähigkeit im entsprechenden Bereich entscheidend zu verbessern. Rechenleistung, Speicherkapazitäten und Verfügbarkeit Ein wichtiges Argument für das IT-Outsourcing ist, dass man jederzeit genügend Leistung und Speicherkapazitäten zur Verfügung hat und trotzdem nur das bezahlt was tatsächlich gebraucht wird. Mit weniger sollte man sich nicht zufrieden geben. Ein wichtiges Kriterium ist daher, dass sich der Anbieter verpflichtet, jederzeit auch kurzfristig die nötige Leistung zur Verfügung zu stellen. Dies sollte im Vertrag genau geregelt sein, was auch für die Verfügbarkeit gilt. Datenschutz und Datensicherheit Im Grunde sind alle Daten sicherheitsrelevant und sensibel. Buchführungsdaten dürfen genauso wenig verloren gehen, wie Absatz- oder Bestelldaten in unbefugte Hände gelangen dürfen. Auch wenn es um Routineaufgaben geht, muss daher die volle Integrität des Dienstleisters und die Einhaltung der Sicherheitsstandards gewährleistet sein. Wenn dies der Fall ist, gilt für die IT-Sicherheit das gleiche wie für die Leistung: Aufgrund seiner Spezialisierung kann der IT-Dienstleister mehr für das gleiche Geld bieten als die hauseigene IT. Anhaltspunkte für die Qualität der IT-Sicherheit bei einem Dienstleister können die Zertifizierung nach ISO 27001 bzw. den Grundschutzkatalogen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik sein.