Vertrauliche Informationen sicher schützen mit Adobe Digital Rights Management – 10 Fatale Irrtümer beim Dokumentenschutz

ADOBE VORSPRUNG DURCH EXPERTEN-WISSEN 10 fatale Irrtümer beim Dokumentenschutz oder wie Sie mit Adobe Digital Rights Management für mehr Sicherheit sorgen Schluss mit gefährlichem Halbwissen! Eine kleine Typologie Ihrer Mitarbeiter ADOBE VORSPRUNG DURCH EXPERTEN-WISSEN Irren ist menschlich... ... jedoch auf Irrtümern bestehen, ist fatal. Das gilt ganz besonders beim Thema Sicherheit. Es kursiert jede Menge Halbwissen, fast täglich sind neue Horrormeldungen zu vernehmen, vieles Machbare und Nötige erscheint nicht praktikabel. Die Gefahr ist aber höchst real: Jährlich entsteht ein Schaden von 1000 Milliarden Dollar durch Datenklau! – konservativ geschätzt (Die Welt, 28.01.09). Die Täter sitzen oft in staatlichen Stellen, meist in Fernost – und gerne ganz nah im Unternehmen. Unzufriedene oder Ex-Mitarbeiter stehlen Daten, laut einer amerikanischen Untersuchung sogar 6 von 10! Und nicht zu vergessen: Auch der Gesetzgeber hat 2009 nachgelegt und droht im Rahmen der Datenschutznovelle mit drakonischen Strafen bis hin zur Gewinnabschöpfung. Deshalb ist klar: Unternehmen brauchen ein klares Sicherheitskonzept für Dokumente. In diesem Adobe Booklet räumen wir mit klassischen Irrtümern auf. Durchaus ironisch, denn wir wollen unterhalten und nicht belehren. Unsere nicht ganz ernst gemeinte Typologie stellt Ihnen zunächst die 10 fatalen Irrtümer vor und im Anschluss finden Sie die „4 Charaktere“ aufgelistet. Sie könnten sich also einen Spaß daraus machen und eine persönliche Strichliste zum Selbsttest führen. Wir denken aber, das wird kaum nötig sein... Finden Sie heraus, wieviel von welchem Typ in Ihnen steckt! Wenn Ihnen die ein oder andere Fehlmeinung bekannt vorkommt: Bitte quittieren Sie das mit einem Lächeln… Denn Sie wissen ja: Nobody is perfect. ADOBE VORSPRUNG DURCH EXPERTEN-WISSEN ...aber DAS darf nicht passieren! Fatale Praxis I: Sommer 2008: In einem Zug nach Surrey (Grafschaft südlich von London) fanden Fahrgäste brisante Post. Offenbar kamen die hochsensiblen 7 Seiten über Al-Kaida und den Irak direkt aus dem Kabinettsbüro: Sie stammten von einem hochrangigen Geheimdienstmitglied. Die ehrlichen Finder spielten die Unterlagen der BBC zu. Sicher ist sicher. Fatale Praxis II: Herbst 2009: Wartung fehlgeschlagen – in Mecklenburg-Vorpommern ist ein USB-Stick mit behördlichen Grundbuchdaten verloren gegangen. Eigentümerdaten, Belastungen von Immobilien etc. – „trotz intensiver Sofortmaßnahmen konnte der Hergang des Verlustes nicht rekonstruiert werden“. Bleibt zu hoffen, der Datenträger bleibt auch wirklich unauffindbar. Stellt sich unweigerlich die Frage: Wie lässt sich das verhindern? Die Antwort wird Sie vielleicht überraschen: Indem Mitarbeitern die Verantwortung von den Schultern genommen und automatisiert auf das IT-System übertragen wird. Das entlastet den Einzelnen und stärkt das Unternehmen. Denn von der Tagesform der Mitarbeiter kann sich keine Organisation abhängig machen. Das wäre auch unfair gegenüber jedem einzelnen, denn schließlich wissen wir alle: Jeder macht Fehler. Jetzt aber umblättern – die 10 fatalen Irrtümer warten! ADOBE VORSPRUNG DURCH EXPERTEN-WISSEN 10 fatale Irrtümer beim Dokumentenschutz ... Irrtum 1: Wir sichern Office-Dokumente mit einem Passwort. Sehr gut! Aber Hand aufs Herz: Wie oft konnten Sie auf ein wichtiges Dokument nicht zugreifen, weil das Passwort nicht präsent war? Und wie wird das Passwort beim Weiterleiten geschützt? Außerdem gehen jedem irgendwann die Haustiernamen aus… All diese Gefahren gibt es nicht mit Adobe DRM. Die Authentifizierung er- folgt serverseitig und kann jederzeit angepasst werden, auch nachträglich nach der Verteilung des Dokumentes. Irrtum 2: Alles zu komplex – wir haben ja keinen Einfluss auf die IT-Infrastruktur unserer Partner. Im Gegenteil. Alles ist ganz einfach: Der überall verfügbare Adobe Reader reicht als „Dokumentenöffner“ und „Rechtverwalter“ vollkommen aus. Der kostenlose Adobe Client ist kinderleicht zu bedienen, prüft Berechtigungen ab und zeigt diese an. Einfach überall. Irrtum 3: Wer unbedingt kopieren will, kann auch im Reverse-Engineering nachbauen. Stimmt leider. Aber mit Zugriff auf die ursprünglichen CAD-Daten, mit detaillierten Bemessungen und Toleranzen, geht es natürlich viel schneller. Innovative Unternehmen verlieren so ihren Vermarktungsvorsprung. Adobe DRM schützt das Austauschformat PDF, aber auch native Daten aus Catia, Acad etc. Irrtum 4: Das Aufbringen von Rechten ist zu kompliziert. Aber nicht doch! Das geschieht automatisch, da alle Informationen für den Dokumentenschutz bereits im System hinterlegt sind. Schützenswerte Dokumente werden so mit der richtigen Policy versehen, ganz einfach im Hinter- grund. Der klare Vorteil: Anwender müssen sich um gar nichts kümmern. Irrtum 5: Das Problem wird überschätzt! Die Informationen sind doch gar nicht so begehrt. Blanker Unsinn. McAfee schätzt den jährlichen Schaden konservativ auf 1 Billion Dollar! Und selbst wenn es an- geblich nichts zu holen gibt: Der Imageschaden ist garantiert. Unternehmen können aber den Spieß umdrehen: Mit „sicherer Kommunikation“ zu werben ist ein Wettbewerbsvorteil. ADOBE VORSPRUNG DURCH EXPERTEN-WISSEN ...oder wie Sie mit Adobe DRM für Sicherheit sorgen Irrtum 6: Die meisten Versäumnisse geschehen ohnehin mit gedruckten Dokumenten. Gut möglich. Deshalb können Adobe DRM-Lösungen den Ausdruck verhindern oder beim Ausdruck eindeutige Merkmale wie Wasserzeichen oder Name des Ausdruckenden aufbringen. Die Protokollierung des Druckauftrags erfolgt dabei automatisiert auf dem RM-Server. Ingesamt keine guten Aussichten für undichte Stellen! Irrtum 7: Was nützt die beste Policy, wenn man sie mit jedem USB-Stick umgehen kann? Nicht wirklich. Speichern, weiterleiten, drucken, ändern etc. – all diese Aktionen können mit Adobe DRM für jedes einzelne PDF festgelegt werden, die Rechte hängen direkt am Dokument. Unternehmen können so Kopien verhindern bzw. eine obligatorische Verschlüsselung einführen. Und so käme das Dokument dann eventuell auch auf den USB-Stick – sicher verschlüsselt und unbrauchbar. Irrtum 8: Wenn das Dokument erst mal „draußen“ ist, hat man sowieso keinen Einfluss mehr. Falsch! Mit Adobe DRM können IT-Verantwortliche Benutzern nachträglich den Zugriff zu Dokumenten entziehen. Lieferanten können so Ausschreibungsunterlagen nur exakt bis zum Stichtag einsehen, ehemalige Mitarbeiter nicht in sensiblen Kundendaten o. ä. stöbern, sondern nur noch die sie betreffenden Dokumente der Personalabteilung nutzen. Irrtum 9: Vertrauliches schützt unser DMS und nur Berechtigte haben Zugriff. Stimmt schon… Aber was passiert nach dem autorisierten Zugriff? Dann nämlich ist das Dokument schutzlos. Anders bei Adobe DRM: Das Dokument ist immer verschlüsselt, mit Rollen und Rechten versehen und kann beliebig verteilt werden – per E-Mail, USB-Stick etc. Irrtum 10: Protokollierung von Zugriff und Änderung ist wichtig. Dafür braucht man ein DMS. Nicht richtig! Adobe DRM protokolliert, falls so konfiguriert, jeden Zugriff und jede Änderung. Auch jenseits der Firmengrenzen sprich Firewall, immer auf Dokumentenbasis und auf Wunsch auch anonym zu Statistikzwecken. Die Adobe Lösung lässt Dokumente nicht aus den Augen – wenn Sie es so wollen. ADOBE VORSPRUNG DURCH EXPERTEN-WISSEN So halten sie‘s mit der Sicherheit: Die 4 Charaktere Der Optimist: Stellt sich ständig vernünftige Fragen, lässt sich davon aber nicht den Tag vermie- sen und handelt deshalb nach dem Motto „Passwort reicht, wozu habe ich meine Katze?“ Träumt viel von der Karriereleiter. Das kann ins Auge gehen! (3 Irrtümer) Der Fatalist: Wird schon irgendwie schief gehen! – Mit diesem ironischen Leitsatz reagiert er auf seine fatalistische Grundhaltung. Für ihn ist der Krieg gegen die Markenpiraterie längst verloren. So weit, so gut, aber merke: Wer sich keine Sorgen macht, hat bald welche! (4 Irrtümer) Der Technokrat: 128-bit ist bombensicher – mit dieser Überzeugung sind bei ihm mächtige Tech- nologien im Einsatz, auf die man sich voll verlassen kann. Was er vergisst: Grau ist alle Theorie und Gelegenheit macht Diebe. (3 Irrtümer) Der Realist: Kenntnisreich und problembewusst schätzt er den goldenen Mittelweg. Stammt gerne aus Branchen wie dem Maschinenbau, die extrem neugierige Werksbesucher aus Fernost bereits kennen. Ist aber überall zu finden. (Kein Irrtum!) Finden Sie sich wieder? Wahrscheinlich schon, aber manchmal sind Sie bestimmt ins Grübeln gekommen... Wie auch immer: Verlagern Sie die Verantwortung am besten aufs IT-System! ADOBE VORSPRUNG DURCH EXPERTEN-WISSEN Bestechend einfach: Dokumentenschutz mit Adobe Sicherheitskonzepte müssen einfach sein. Das heißt nicht simpel, sondern verständlich, praktika- bel und für alle Beteiligten akzeptabel. Erst dann sind sie sinnvoll. Adobe hat dafür einen klaren Weg gefunden: Sicherheit wird direkt auf Dokumentenebene verankert. Gestützt auf die eigene Erfindung Adobe PDF werden alle Dokumentenrechte im Rahmen einer Server-Lösung verwaltet. Beständig und dynamisch zugleich – das ist der Vorteil von Dokumentenschutz mit Adobe. Dabei nutzt Adobe® LiveCycle® Rights Management ES2 offene Standards wie J2EE und XML, lässt sich jederzeit in vorhandene Enterprise-Infrastrukturen integrieren und funktioniert perfekt mit MS Office-Dokumenten. Anwender lassen sich blitzschnell einbinden, denn sie benötigen nichts weiter als den kostenlosen Adobe Reader, um mit geschützten Dokumenten zu arbeiten! Anwender und Unternehmen profitieren von einem wohl austarierten Gleichgewicht: extrem einfache Handhabung bei maximaler Sicherheit. Oder anders gesagt: Die richtigen Schutzmechanismen in der richtigen Dosierung. Für alle, so dass keiner mehr auskommt und gefährliche Fehler machen könnte. Eben der goldene Mittelweg. Jeden Monat aktuell: Adobe Newsletter Alle relevanten Informationen, jeden Monat aktuell: Der Adobe Systems Enterprise Newsletter informiert Sie kompakt und kompetent.