E-Interview zum Virtual Roundtable "Portale: Aktuelle Herausforderungen und Trends" mit Martin Hubschneider

Portale: Aktuelle Herausforderungen und Trends März 2005 Virtual Roundtable: “Portale: Aktuelle Herausforderungen und Trends“ Teilnehmer: Martin Hubscheider, Vorstandsvorsitzender der CAS Software AG Organisation: CAS Software AG, Karlsruhe Portale werden sehr allgemein gerne als „elektronischer Einstieg ins Unternehmen“ beschrieben. Die Anforderungen an eine solche Anwendung sind allerdings sehr unterschiedlich, Standardlösungen gibt es bisher kaum – auch wenn ein Trend zu vorgeschnürten Paketen erkennbar ist. Spezifische Anforderungen machen eine Portalimplementierung grundsätzlich zum Einzelfall. Wichtige Fragen müssen dabei im Vorfeld beachtet werden: Sollen unterschiedliche Portale für unterschiedliche Anwendungsfälle implementiert werden oder kommt eine ganzheitliche Lösung in Betracht? Sind Open Source Lösungen eine Alternative? Welche Standards sind zukunftsfähig? Welche „Killerfunktionen“ sollte ein Portal abdecken? Nur eine umfassende Planung führt ein Portalprojekt – auch monetär - zum Erfolg. Als „magisches Dreieck“ zwischen Mensch, Technik und Organisation gelten höchste Ansprüche an ein Portal. In diesem Virtual Roundtable werden daher aktuelle Techniken und Trends von führenden Experten ausführlich diskutiert und analysiert. 1 Portale: Aktuelle Herausforderungen und Trends Competence Site: Zu Beginn eine persönliche Frage um Sie besser kennen zu lernen: In welcher Funktion sind Sie tätig und welchen Bezug haben Sie zu Portalen? Martin Hubschneider: Ich habe 1986 mit meinem Geschäftspartner Ludwig Neer die CAS Software AG in Karlsruhe gegrün- det, deren Vorstandsvorsitzender ich heute bin. CAS Software hat sich auf die Entwicklung von Ver- triebsunterstützungssystemen spezialisiert (zum Beispiel für DaimlerChrysler) und seit 1991 zahl- reiche Lösungen für das Kunden- und Informationsmanagement in mittelständischen Unternehmen vorgestellt. Mit 29.000 Anwendern zählt unsere Software CAS genesisWorld heute zu den führenden Systemen für das Customer Relationship Management (CRM) im Mittelstand. 2002 wurde die Intranet-Lösung CAS teamWorks in den Markt eingeführt, die kurz darauf eine Nomi- nierung für den IST Prize der Europäischen Union erhalten hat. CAS teamWorks bietet einen schnel- len Zugriff auf Mitarbeiter- und Telefonverzeichnisse, Zuständigkeitssuche, Termin- und Gruppen- kalender, Ressourcenverwaltung, Aktivitätenmanagement, Verkaufsunterlagen, Formulare, Check- listen, Dokumentationen und interne Informationen („Schwarzes Brett”). Darüber hinaus weist das Intranet auf besondere Fähigkeiten von Mitarbeitern hin (Wer ist Experte für Wirtschaftsenglisch? Wer kennt sich mit italienischer Korrespondenz aus?), informiert über Personalfragen (Weiterbildungs- maßnahmen, Arbeitsplatzausstattung) und listet die Geburtstage von Kollegen auf. Auf dieser Basis wird die Informationssuche verkürzt, die Verteilung von Dokumenten beschleunigt, die Papierflut ein- gedämmt und Doppelarbeit vermieden. Zudem lassen sich mittels Online-Formularen Arbeitsabläufe wie „Urlaub beantragen“, „Büromaterial bestellen“ oder „Support anfordern“ in wenigen Schritten ab- bilden. Weitere Vorteile für mittelständische Unternehmen: Die Software ist schnell installiert und kann schon nach einem Tag von allen Mitarbeitern ohne Schulung produktiv genutzt werden. Der Ad- ministrationsaufwand ist gering; Programmierkenntnisse sind für den Aufbau und die Pflege des Intra- nets nicht notwendig. Zahlreiche Referenzkunden wie beispielsweise Otto Reisen, die schweizerische Pensionskasse Post, MEDIAN Reha-Zentren, QGROUP Solutions, Laserzentrum Hannover oder Autosalon am Park Mön- chengladbach bestätigen, dass mit CAS team Works in kurzer Zeit ein effizientes Intranet aufgebaut und produktiv genutzt werden kann. Competence Site: Auswahl von Portalen: Es gibt eine Vielzahl von Portalanbietern und die Auswahl gestaltet sich oft- mals nicht einfach bzw. beschränkt sich auf wenige, aber nicht immer die am besten geeigneten An- bieter. Wie können Unternehmen bei der Auswahl der Anbieter unterstützt werden? Wie kann der 2 Portale: Aktuelle Herausforderungen und Trends Markt für Portalanbieter übersichtlicher gestaltet werden? Wie kann es zu einer standardisierten Aus- wahl von Anbietern kommen? Martin Hubschneider: Hier ist nach wie vor ein Mix von verschiedenen Vorgehensweisen sinnvoll: Nachdem die Anforderun- gen unternehmensweit erfasst und in einem Anforderungskatalog zusammengestellt wurden, sollte zunächst eine Recherche im Internet erfolgen. Parallel dazu können Marktübersichten und Ver- gleichstests in den einschlägigen Fachzeitschriften hinzugezogen werden. Wichtige Kriterien bei der Auswahl einer Portallösung sind der Funktionsumfang, eine hohe Flexibilität, eine einfache und schnelle Installation, intuitive Benutzeroberflächen, eine unkomplizierte Administration sowie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Darüber hinaus sollte man prüfen, ob der Anbieter gut aufgestellt ist, sich durch eine innovative Produktpalette auszeichnet und in Forschung und Entwicklung investiert. Competence Site: Probleme bei der Implementierung: Viele Portale werden erst nach einer langen Projektdauer ein- geführt. Warum brauchen Unternehmen so lange? Warum sind die Unterschiede zwischen den ein- zelnen Portalanbietern so groß? Gibt es definierte Vorgehensmodelle für die Einführung? Martin Hubschneider: Die Frage, warum die Einführung eines Portals bei anderen Anbietern so lange dauert, kann ich leider nicht beantworten. Fakt ist, dass die Einführung unserer Intranet-Lösung CAS teamWorks in kurzer Zeit möglich ist. So hat beispielsweise unser Referenzkunde Otto Reisen innerhalb von wenigen Ta- gen CAS teamWorks in seinem Netzwerk installiert, 70 Call-Center-Arbeitsplätze angeschlossen und die Mitarbeiter geschult. Denn die Basisinstallation ist selbsterklärend und kann in 15 Minuten abge- schlossen werden. Für alle weiteren Schritte steht eine Management-Konsole zur Verfügung, mit der das gesamte Intranet mühelos verwaltet wird. Insbesondere die Pflege von Benutzern und Datenbank, die Vergabe von Rechten, die Definition der Intranet-Struktur, das Layout und die Nutzung vorgefer- tigter Komponenten werden mit der Management-Konsole vorgenommen. Auf diese Weise kann man in fünf Schritten ein funktionsfähiges Intranet aufbauen: 1. Installation im Netzwerk, 2. Anpassung an das Corporate Design, 3. Definition der Intranet-Struktur, 4. Import von Daten, 5. fortlaufende Optimie- rung des Systems. Wenn gewünscht, können sukzessive weitere Anwendungen integriert werden, zum Beispiel für das Kundenbeziehungsmanagement, für die Warenwirtschaft, das Personalwesen oder die Verwaltung von Maschinendaten. Auch der Ausbau zu einem Extranet, auf das Koopera- tionspartner und Geschäftskunden über eine geschützte Internet-Verbindung zugreifen können, ist kurzfristig möglich. 3 Portale: Aktuelle Herausforderungen und Trends Competence Site: Organisatorische Probleme: In vielen Unternehmen werden unterschiedliche Portallösungen für unterschiedliche Anforderungen eingesetzt. Wie können die Prozesse und Informationen dieser Por- tale vereinheitlicht werden? Wie werden übergreifende Prozesse unterstützt? Ist es sinnvoll, nur eine Portalplattform einzusetzen? Wird es zukünftig Business Pakete geben, die unabhängig vom Portal- server vorgefertigte Business Prozesse und Portlets enthalten? Martin Hubschneider: Hier muss man zwischen Großunternehmen und mittelständischen Firmen differenzieren: Großunter- nehmen, die mehrere Portale einsetzen, sollten sich für ein führendes Portal entscheiden. Im Mit- telstand können die wichtigsten Geschäftsprozesse in einem Portal wie beispielsweise CAS team- Works abgebildet werden. Vorgefertigte Business Prozesse wird es verstärkt geben; unsere Intranet- Lösung verfügt schon heute über komplette Workflows, zum Beispiel für die Urlaubsverwaltung. Competence Site: Ganzheitliche Portale: Kein Portalanbieter deckt bisher alle Anforderungen an ein umfassendes Portal ab. Content-Management- oder EAI-Funktionen werden häufig nur durch die Integration von Drittanbietern erreicht. Welche typischen Schnittstellenprobleme treten dabei auf? Wie weit sind die Systemanbieter noch von ganzheitlichen Lösungen entfernt? Wohin entwickelt sich Portalsoftware? Welche neuen Funktionen werden abgebildet? Was ist die Killer Funktion eines Portals? Martin Hubschneider: CAS teamWorks ist eine ganzheitliche Lösung, die hohe Flexibilität mit großer Benutzerfreundlichkeit verbindet. Die Intranet-Groupware basiert auf dem bewährten Applikationsserver der CRM-Software CAS genesisWorld und bringt deshalb Aufgaben-, Termin-, Adress- und Dokumentenmanagement gleich mit. Über Schnittstellen können Drittlösungen integriert werden. Portal-Software wird zunehmend Standardsoftware. CAS teamWorks nimmt mit Preisen zwischen 100 und 150 Euro pro Arbeitsplatz die Preisentwicklung der Mitbewerber vorweg. Die „Killer-Funktion“ eines Portals ist ein einfacher und personalisierter Zugriff auf Unternehmens- daten. Damit können Sie bei Ihren Mitarbeitern große Zustimmung hervorrufen: Nach der Einführung von CAS teamWorks bei unserem Referenzkunden QGROUP Solutions AG gab es Standing Ovations, so begeistert waren die Mitarbeiter von dem Produkt. 4 Portale: Aktuelle Herausforderungen und Trends Competence Site: Konkurent Open Source: Das Buzzword „Open Source“ ist derzeit in aller Munde.