1x1 des Lizenzmanagements

Vorwort Torsten Groll 1x1 des Lizenzmanagements Praxisleitfaden für Lizenzmanager ISBN: 978-3-446-41828-8 Weitere Informationen oder Bestellungen unter http://www.hanser.de/978-3-446-41828-8 sowie im Buchhandel. © Carl Hanser Verlag, München Vorwort Keine andere Technologie der Neuzeit hat uns alle wohl so nachhaltig geprägt wie die Er- findung des Computers. Seit Konrad Zuse den ersten programmgesteuerten und frei pro- grammierbaren Rechner 1938 vorstellte, sind 70 Jahre später Computer aus unserem täg- lichen Leben nicht mehr wegzudenken. Hauptbestandteil eines jeden Rechenknechtes ist seine Software, ohne die bleibt er stumm. Im Gegensatz zur Hardware, die man anfassen und fühlen kann, ist Software eine „weiche Ware“ und nicht greifbar. Software kann nicht visualisiert werden. Der Betriebswirt nennt das auch ein „immaterielles Wirtschaftsgut“. Vielleicht ist auch das ein Grund, weshalb quasi jede Büroklammer inventarisiert wurde, aber das Software-Lizenzmanagement noch immer wenig Beachtung erfährt. Jedes Jahr werden von Unternehmen für die Bereitstellung von Software erhebliche Summen aufge- wendet. Das immer schnelleren Veränderungszyklen ausgesetzte Computerzeitalter bringt uns rasant wachsende Technologien zur Herstellung immer größerer und leistungsfähigerer Computersysteme und Speicherkapazitäten. Schon heute wird das Wissen im Internet alle drei Monate komplett erneuert und nimmt enorme Ausmaße an. Viele Privathaushalte ver- fügen bereits über mehrere Computer und sind an die weltweiten Datenautobahnen rund um die Uhr angebunden. Im Kleinen wie im Großen muss sich heute jeder mit dem Thema Software und Lizenzmanagement auseinandersetzen. Die BSA (Business Software Allian- ce) hat im Jahr 2005 die Zahl der abgeschlossenen Fälle, in denen sie gegen den Einsatz unlizenzierter Software ermittelt hat, um 33 Prozent auf knapp über 1 000 erhöht. Gleich- zeitig stieg die Summe der Schadensersatzzahlungen um 15 Prozent gegenüber dem Vor- jahr an. Unternehmen sind oft über Jahre hinweg zu komplexen Gebilden herangewachsen, und jedes ist anders. Die Schnelligkeit, mit der sich das Geschäft verändert, zwingt die IT sich effektiver zu organisieren und die angebotenen Services permanent auf den Prüfstand zu stellen. Dabei bekommt gerade jetzt auch das lange vernachlässigte Wirtschaftsgut „Soft- ware“ einen immer größeren Stellenwert in der Gesamtbetrachtung der IT-Kosten. Schon lange sind, statistisch gesehen, die installierte Software (und die daran gekoppelten Servi- ces) der größte Kostenblock bei der Ausrüstung eines IT-Arbeitsplatzes. Die Unternehmen investieren durchschnittlich mehr als ein Drittel des vorhandenen IT-Budgets in den Kauf XI Vorwort von Software und in Wartungsverträge. Es wird ein enormer Aufwand betrieben, um die mittlerweile fast vollständig von der IT abhängigen Geschäftsprozesse zu managen. Die ständige Verfügbarkeit von IT-Kapazitäten zu gewährleisten, gehört zu den erfolgskriti- schen Faktoren eines Unternehmens. Störungen können auch die Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern beeinträchtigen. Fällt die IT aus, kommt es nicht selten zu rechtli- chen und wirtschaftlichen Konsequenzen. Deswegen setzen die Unternehmen alles daran, ihre Softwaresysteme stabil und funktionstüchtig zu halten. Doch kaum ein Unternehmen hat einen ausreichenden Überblick über seine eingesetzte Software. Hier herrscht häufig Misswirtschaft. Ein schwerwiegender strategischer Fehler, denn wer die Lizenzthematik falsch einschätzt, muss finanzielle Einbußen befürchten. Gerade unter diesem Aspekt und auch aufgrund der derzeitigen wirtschaftlichen Situation in ganz Deutschland wird der Druck auf die IT-Verantwortlichen, Kosten zu senken, enorm steigen. Im Gegenzug werden die Softwarehersteller, bedingt durch fallende Um- sätze und geringere Lizenzeinnahmen, sehr viel öfter bei Ihnen vor der Tür stehen und die Einhaltung der vereinbarten Nutzungsrechte aufs Penibelste überprüfen. Wenn Sie sich hier keinem Risiko aussetzen wollen, das vielleicht Ihr Unternehmen gefährden könnte, sollten Sie sich ausführlich mit den in diesem Buch beschriebenen Themen auseinander- setzen. Auf den nachfolgenden Seiten möchte ich Ihnen einen Überblick geben, mit welchen Me- thoden und Lösungen Sie an das Thema „Software-Lizenzmanagement“ herangehen kön- nen. Das Buch soll Sie dabei unterstützen, einen eigenen Fahrplan für Ihre ersten Schritte als Lizenzmanager zu entwerfen. Verschaffen Sie sich einen genauen Überblick über Ihre IT-Infrastruktur, alle IT-Investitions- und Anlagegüter, und vermeiden Sie auf diese Weise unnötige Kosten. Gleichzeitig erhalten Sie Transparenz, Rechtssicherheit und erhöhen deutlich die Qualität der IT Services in Ihrem Unternehmen. So vorbereitet, können Sie Ihrem nächsten Softwareaudit gelassen entgegensehen. Besonders bedanken möchte ich mich bei Margarete Metzger vom Carl Hanser Verlag, die mir sehr kompetent und mit einer Engelsgeduld über die Hürden bei der Erstellung dieses Buches hinweggeholfen hat. Torsten Groll XII

Inhaltsverzeichnis Torsten Groll 1x1 des Lizenzmanagements Praxisleitfaden für Lizenzmanager ISBN: 978-3-446-41828-8 Weitere Informationen oder Bestellungen unter http://www.hanser.de/978-3-446-41828-8 sowie im Buchhandel. © Carl Hanser Verlag, München Inhalt Vorwort .................................................................................................................................. Teil I: Das Lizenzmanagement ..................................................................................... 1 1 Lizenzmanagement – vom Risiko zum Wert.......................................................... 3 1.1 Lizenzmanagement – eine Begriffsdefinition.......................................................................... 4 1.2 Ausgangssituation ................................................................................................................... 4 1.3 Allgemeine Ziele ..................................................................................................................... 7 1.3.1 Kosten senken............................................................................................................ 9 1.3.2 Transparenz schaffen ............................................................................................... 10 1.3.3 Compliance herstellen.............................................................................................. 11 1.3.4 Rechtmäßigkeit gewährleisten ................................................................................. 13 1.4 Aktives Lizenzmanagement – Potenzial und Nutzen............................................................. 15 1.5 Lizenzmanagement – Ausblick und Trends........................................................................... 17 2 Eine Softwarelizenz – Was ist das? ..................................................................... 21 2.1 Softwarelizenz – begriffliche Klärung................................................................................... 22 2.2 Die gebräuchlichsten Lizenzformen ...................................................................................... 23 2.2.1 Proprietäre Software ................................................................................................ 23 2.2.2 Freie Software, Free Software ................................................................................. 24 2.3 Über- oder unterlizenziert...................................................................................................... 26 2.3.1 Überlizenzierung...................................................................................................... 28 2.3.2 Unterlizenzierung .................................................................................................... 29 2.4 Unlizenzierte Software .......................................................................................................... 31 2.4.1 Wie gelangt unlizenzierte Software in das Unternehmen?....................................... 31 2.5 Softwarelizenz kaufmännisch betrachtet ............................................................................... 33 2.5.1 Full Package Product (FPP, Box-Produkt)............................................................... 34 2.5.2 System Builder Software ......................................................................................... 35 2.5.3 OEM-Software......................................................................................................... 36 2.6 Der Lizenzvertrag.................................................................................................................. 38 2.6.1 End User License Agreement (EULA) .................................................................... 38 V Inhalt 2.6.2 Universelle Produktnutzungsrechte ..........................................................................40 2.6.3 Der Lizenzvertrag für Freie Software .......................................................................41 2.7 Das Lizenzmodell...................................................................................................................42 2.7.1 Die Lizenzart ............................................................................................................43 2.7.2 Die Lizenzklasse.......................................................................................................44 2.7.3 Der Lizenztyp ...........................................................................................................45 2.7.4 Die Lizenzmetrik ......................................................................................................46 2.8 Rechtliche Bestimmungen zur Softwarenutzung in Deutschland...........................................51 2.8.1 Das deutsche Urheberrecht (UrhG) ..........................................................................52 2.8.2 Bestimmung zur Erstellung einer Sicherungskopie ..................................................52 2.8.3 Verletzung des Vervielfältigungsrechts....................................................................53 2.9 Zivil-, Straf- und handelsrechtliche Aspekte ..........................................................................53 2.9.1 Zivilrechtliche Haftung.............................................................................................53 2.9.2 Strafrechtliche Haftung.............................................................................................54 2.9.3 Handelsrechtliche Haftung .......................................................................................55 2.10 SOX, EuroSOX, Basel II, KonTraG.......................................................................................56 2.11 Gebrauchte Software ..............................................................................................................58 3 Der EDV-Arbeitsplatz – eine „Black Box“? ......................................................... 63 3.1 Die Arbeitsplatzsoftware verwalten und managen .................................................................64 3.2 Die Softwareliste – Welche Software kommt ins Unternehmen?...........................................66 3.2.1 Softwareportfolio – Schutz vor Softwarewildwuchs ................................................68 3.2.2 Softwareportfolio managen – Kosten reduzieren......................................................69 3.2.3 Softwarewarenkorb – Basis für das Lizenzinventar..................................................71 Teil II: Der Aufbau des Lizenzmanagements .......................................................... 73 4 Das Lizenzmanagement-Projekt starten.............................................................. 75 4.1 Die zehn wichtigsten Regeln ..................................................................................................77 4.2 Voraussetzungen für den Start schaffen .................................................................................78 4.3 Ziele und Nutzen für den Projektauftrag definieren ...............................................................80 4.4 Rollen und Verantwortlichkeiten klar verteilen......................................................................82 4.5 Die Risiken einschätzen und bewerten...................................................................................83 5 Den Projektplan aufstellen.................................................................................... 85 5.1 Was gehört zum Projektplan?.................................................................................................86 5.1.1 Das Ziel ist der Weg .................................................................................................86 5.1.2 Was ist zu planen? ....................................................................................................88 5.2 Eine Roadmap definieren .......................................................................................................89 5.3 Projektphasen und Meilensteine erarbeiten ............................................................................90 5.4 Die Arbeitspakete festlegen....................................................................................................93 5.5 Die möglichen Baustellen identifizieren ................................................................................98 VI Inhalt Teil III: Die Darstellung der Ist-Situation ................................................................ 101 6 Erste Schritte zur Analyse und Dokumentation der Ist-Situation.................... 103 6.1 Aufnahme der Ist-Situation – Wo beginnen?....................................................................... 104 6.1.1 Der Beschaffungsprozess – die kaufmännische Seite ............................................ 105 6.1.

Leseprobe Torsten Groll 1x1 des Lizenzmanagements Praxisleitfaden für Lizenzmanager ISBN: 978-3-446-41828-8 Weitere Informationen oder Bestellungen unter http://www.hanser.de/978-3-446-41828-8 sowie im Buchhandel. © Carl Hanser Verlag, München 2 2 Eine Softwarelizenz – Was ist das? In diesem Kapitel erfahren Sie u.a.: Wie der Begriff „Softwarelizenz“ definiert wird. Welches die gebräuchlichsten Lizenzformen sind. Was den Unterschied zwischen „Freier Software“ und „Freeware“ ausmacht. Was es bedeutet, über- oder unterlizenziert zu sein. Welche Umstände zu unlizenzierter Software führen können. Warum Softwarelizenzen auch kaufmännische Beachtung finden sollten. Was EULA und GNU GPL sind. Welche Faktoren ein Lizenzmodell bestimmen und was man unter Lizenzmetrik versteht. Warum rechtliche Vorschriften und Gesetze im Umfeld des Lizenz- managements anzuwenden und zu beachten sind. Was Basel II, SOX, EuroSOX und KonTraG mit Lizenzmanagement zu tun haben. Wie die rechtlichen Aspekte im Umgang mit gebrauchter Software zu bewerten sind. Dieses Kapitel vermittelt Ihnen die Grundlagen für das Verständnis der verschiedenen Begriffe für eine Softwarelizenz, gibt Ihnen einen Überblick über die Zusammenhänge zwischen dem Einsatz der verschiedenen Lizenzmodelle und den Betrieb von Software sowie den dazu notwendi- gen rechtlichen Rahmen, um Unternehmensrisiken im Lizenzmanagement zu verringern bzw. zu vermeiden. Abschließend wird noch auf den recht- lichen Aspekt beim Umgang mit gebrauchter Software hingewiesen. 21 2 Eine Softwarelizenz – Was ist das? deutet also „GNU is not Unix“. Vom GNU-Projekt veröffentlichte Software wurde damals unter eigene Lizenzbestimmungen gestellt, damit die von Stallmann gewünschte Freiheit für den Quellcode gewährleistet werden konnte. Als über das GNU-Projekt immer mehr Software veröffentlicht wurde, entschied sich Stallmann dazu, mit Hilfe von Jerry Cohen die GNU GPL (GNU General Public License) zu entwerfen. Jeder, der freie Software ver- ändert und anpasst, kann zusätzliche „Lizenzen“ für den eigenen Code hinzufügen, aber keine Beschränkungen hinsichtlich der bestehenden GPL aussprechen. Außer, es betrifft etwa abweichende Haftungs- und Gewährleistungsregeln oder Beschränkung der Verwen- dung von Marken. Unter dem Dach der Free Software Foundation (FSF), die 1985 von Richard Stallmann ge- gründet wurde, werden alle juristischen, logistischen und finanziellen Aspekte rund um das GNU-Projekt und die GNU GPL gebündelt. Die zurzeit aktuelle Version der GPL ist die Version 3. Für alle Nutzer, die freie Software nur anwenden, aber nicht weiterentwickeln bzw. weitergeben, ist die Einhaltung der GNU GPL aber nicht von essenzieller Bedeutung. Tipp: Die vollständige Fassung der GNU GPL können Sie auf den GNU-Webseiten nach- lesen (http://www.gnu.org/licenses/licenses.html). 2.7 Das Lizenzmodell Um beim Aufbau des Lizenzinventars die kaufmännische (erworbene) Software der tech- nischen (installierten) korrekt zuordnen zu können, müssen Sie für jede einzelne Software das anzuwendende Lizenzmodell kennen und verstanden haben. Die Wahl des richtigen Modells kann Ihnen später erhebliche Kosten ersparen, die Wahl des falschen aber auch unnötige Kosten erzeugen. Die meisten Softwarehersteller tun alles, um die Nutzungsbe- stimmungen für ihr Produkt so auszuformulieren, dass der normale IT-Anwender seine liebe Mühe hat, dieses komplexe Geflecht zu verstehen. Ein Lizenzmodell setzt sich u.a. aus der Lizenzklasse, einem Lizenztyp und der Lizenzmet- rik zusammen. Die Wahl des Lizenzmodells sollte sich deshalb an den individuellen Be- dürfnissen und Gegebenheiten Ihres Unternehmens und des geplanten Softwareeinsatzes orientieren. Die Kombinationsmöglichkeiten sind mittlerweile so vielfältig, dass sich viele Berater nur noch auf ein oder zwei Softwarehersteller spezialisiert haben, um ihre Kunden bei der Wahl des richtigen Lizenzmodells unterstützen zu können. Die häufigsten Speziali- sierungen im Lizenzumfeld finden sich dabei für Microsoft-, Oracle- und SAP-Produkte. Lizenzmodelle beeinflussen die rechtmäßige Softwarenutzung durch folgende Faktoren: durch die Lizenzart (z.B. Einzellizenz, Mehrplatzlizenz); durch die Lizenzklasse (z.B. Vollversion, Upgradeversion); durch den Lizenztyp (z.B. pro Gerät, pro gedruckte Seite); 42 2.7 Das Lizenzmodell durch die Lizenzmetrik, mit der man festlegt, wie gezählt wird (z.B. gilt die Lizenz für 5000 gedruckte Seiten pro Monat oder für 1000 zu verwaltende Systeme); durch die Lizenzbindungen bzw. Lizenzbeschränkungen (z.B. Einsatz auf einem Gerät mit maximal zwei CPU-Kernen oder auf einer bestimmten Hardwareumgebung); durch das Beschreiben von Weitergabeverboten (beispielsweise das einer OEM-Lizenz) sowie von Veräußerungs- und Vermietverboten; durch das Beschreiben bzw. Bestimmen von Laufzeiten der Softwarenutzung (begrenzt, unbegrenzt). Tipp: Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob das ausgewählte Lizenzmodell noch Ihren Anforderungen und Gegebenheiten entspricht oder einer Anpassung bedarf. Beispielsweise folgt das Lizenzmodell von Microsoft für Desktop-Anwendungen dem Grundsatz, dass eine Lizenz einem bestimmten Gerät zugewiesen wird und dazu berech- tigt, die Software auf dem Gerät zu „verwenden“. Aber auch viele andere Softwareherstel- ler folgen dieser Definition. Um das zu verstehen, gilt es zwei Aspekte näher zu betrachten: Wie wird „Gerät“ definiert? Ein Gerät kann ein Computer, eine Arbeitsstation, ein Terminal, PDA oder ein anderes elektronisches Gerät sein. Wie wird laut Lizenzvertrag „verwenden“ beschrieben? Kopieren; Installieren (z.B. auf einer Festplatte oder einer Speicherkarte, USB-Medium); Nutzung der Software; Zugriff über eine Netzwerk- oder eine Peer-to-Peer-Verbindung (von Computer zu Computer); Anzeigen (z.B. über Fernwartungsservices); Laufen lassen (ohne ständige Interaktion des Endanwenders, beispielsweise, ist der Webbrowser permanent geöffnet) oder eine wie auch immer geartete Interaktion mit dem Softwareprodukt. Wenden wir uns dem ersten der vier wichtigsten Faktoren zu, der Lizenzart. 2.7.1 Die Lizenzart Die erste Stufe eines Lizenzmodells wird durch die Lizenzart beschrieben. Hiervon gibt es genau zwei: Die Einzelplatzlizenz Wie es der Name zum Ausdruck bringt, erlaubt diese Lizenzart, die erworbene Software auf nur einem System zu installieren und anzuwenden. Für jede weitere Installation wer- 43 2 Eine Softwarelizenz – Was ist das? den zusätzliche Lizenzen (Lizenzkeys) benötigt. In der Regel sind meistens alle im Einzel- handel zu findenden Box-Produkte (FPPs) Einzelplatzlizenzen sowie, darüber hinaus, Downloadversionen, beispielsweise aus der Kategorie Freeware, Shareware. Die Mehrplatzlizenz Bei der Mehrplatzlizenz erlaubt der Urheber dem Endanwender, die erworbene Software mehrmals bis zu einer festgelegten Anzahl unter Verwendung eines einzigen Lizenzschlüs- sels auf verschiedene Systeme zu installieren. Diese Lizenzform wird am häufigsten einge- setzt, wenn eine große Stückzahl der Software zum Einsatz kommen soll. Hier hatte ich bereits erwähnt, dass es ab einer bestimmten Menge für ein Unternehmen wirtschaftlich nicht mehr sinnvoll ist, lauter Einzelplatzlizenzen (Box-Produkte) zu kaufen, weil der ent- sprechende Verwaltungsaufwand einfach zu groß ist. In diesen Volumenverträgen gibt es beispielsweise einen sogenannten Volume-Licensekey, der für alle getätigten oder noch zu tätigenden Installationen als gültiger Lizenzkey verwendet werden darf. Beim Aufbau eines Lizenzinventars (kaufmännische Daten) ist es wichtig zu wissen, ob die aufzunehmende Software laut Lizenzvertrag eine Einzelplatz- (FPP, oder Box-Produkt) oder Mehrplatzlizenz darstellt. Davon abhängig ist der Lizenzmetrikwert, der wiederum für den Abgleich mit den technischen (Inventory-)Daten wichtig ist. 2.7.2 Die Lizenzklasse Im Lizenzvertrag, dem Sie zustimmen müssen, werden die Nutzungsrechte für die erwor- bene Software abgebildet. Zusätzlich werden an die rechtskonforme Nutzung der Software bestimmte Voraussetzungen geknüpft, die u.a. durch eine verfügbare Lizenzklasse be- schrieben wird. Des Weiteren nutzt Ihnen die Einteilung der Softwareprodukte in Lizenz- klassen, um beispielsweise später Fragen beantworten zu können, von welchem Software- produkt wie viele Vollversionen bzw. Upgrades im Einsatz sind. Tabelle 2.2 erläutert die gebräuchlichsten Lizenzklassen, erhebt aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Tabelle 2.