E-Interview mit Boris Vöge zum Virtual Roundtable: Software-Lizenzmanagement - Chance und Herausforderung für Anwenderunternehmen

Roundtable - Interview E-Interview mit Boris Vöge zum Virtual Roundtable: Software-Lizenzmanagement - Chance und Herausforderung für Anwenderunternehmen Titel des Interviews: Software-Lizenzmangement: Chance und Herausforderung für Anwenderunternehmen Name: Boris Vöge Funktion/Bereich: Vorstand Organisation: Preo Software AG Liebe Leserinnen und liebe Leser, eine große Herausforderung für Verantwortliche in Anwenderunternehmen ist der ordnungsgemäße Einsatz sowie das Management von Software. Das Bereitstellen von IT-Kapazitäten – hierzu zählt auch die Software – gehört mit zu den erfolgskritischen Faktoren eines Unternehmens. Auftretende Störungen (bei IT-Systemen) wirken sich nicht nur auf das eigene Unternehmen negativ aus. Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern können gleichermaßen betroffen sein. Kurz gesagt: Ohne Software funktioniert bei einzelnen Anwenderunternehmen und im gesamten Wirtschaftssystem nichts mehr. Um so wichtiger ist es für Anwender, die teilweise sehr komplexen Zusammenhänge von unterschiedlichen Lizenzmetriken, Lizenztypen und Lizenzierungsvarianten zu harmonisieren. So wird häufig zwischen Central Processing Unit (CPU)-, Computer- oder Personen-bezogenen Metriken unterschieden. Diese Lizenzen können oftmals als OEM-, Einzel-, Unternehmens-, Test- oder Volumenlizenzen erworben werden. In der Praxis trifft man daher nicht selten einen Mix von verschiedenen Metriken und Typen an. Weil Software eine solch erhebliche betriebliche Ressource bildet, wird ein enormer Aufwand in den Bereich Funktionalität und Stabilität gelegt. Der Versuch, die IT wirtschaftlich optimal bei höchstmöglicher Verfügbarkeit und Laufsicherheit auszurichten, ist dabei oberste Zielsetzung. Eine ganz andere Situation finden wir allerdings im Bereich des Managements und in der Verwaltung von einzelnen Software-Produkten bzw. der damit verbunden Lizenzen vor. In diesem erfolgskritischen Feld ist häufig Misswirtschaft anzutreffen. www.competence-site.de Seite 1 Roundtable - Interview Laut einer Studie der BSA aus dem Jahr 2006 liegt die Fehllizenzierungsrate bei etwa 28 Prozent. Das wirtschaftliche Verwalten von Lizenzen, Servern und PCs ist aber nur dann möglich, wenn Kenntnis darüber herrscht, was benötigt wird und was bereits im Einsatz ist. Nur eine strategische und geordnete Herangehensweise sorgt dafür, dass diese Informationen auch wirklich verfügbar sind. Neben der rechtlichen Sicherheit geht es dabei auch insbesondere um die wirtschaftlichen Vorteile, die aus einem gut organisierten Software-Lizenz-Management resultieren. Wie also profitieren Anwenderunternehmen von Software-Lizenzenmanagement- Modellen oder -Ansätzen, welche Strategien finden Anwendung und wie wichtig ist die Einbindung von externen Dienstleistern in die Prozesse? Experten aus unterschiedlichen Unternehmen und Bereichen stellen sich in diesem virtuellen Roundtable der Diskussion. Ihre Ihr Edith M. Horton Axel Oppermann www.competence-site.de Seite 2 Roundtable - Interview Sehr geehrter Herr Vöge, Frage 1: Welche Priorität glauben Sie, hat das Thema Software-Lizenzmanagement in Ihrem bzw. für die von Ihnen betreuten Unternehmen? Geben Sie bitte ein Rating von 1 bis 5, wobei 1 die höchste und 5 die niedrigste Priorität beschreibt. Bitte begründen Sie kurz das Rating. Antwort: Priorität 2 Unter Rating- und Compliance- Aspekten kommt einem transparenten und strukturierten Umgang mit Software seit ein bis zwei Jahren eine zunehmend steigende Bedeutung zu Stichworte: ITIL, EuroSOX. Mit der Umsetzung der 8. EU-Richtlinie in nationales Recht wird die IT- und Software- Dokumentation Vorrausetzung für das Bilanz-Testat eines Wirtschaftsprüfers. Aus diesen Notwendigkeiten heraus befassen sich unsere Kunden, primär Kapitalgesellschaften von 500 bis 10.000 Mitarbeitern, zunehmend mit der Aufnahme und in der Folge mit dem Management ihrer Software Lizenzen. Frage 2: Aus welchen Elementen (Beispiel: Software Asset Management, Vertragsmanagement, etc.) setzt sich ein zeitgemäßes Software-Lizenzmangement zusammen – und welche Bedeutung haben die einzelnen Elemente? Antwort: Grundsätzlich sollte ein Unternehmen über die eingesetzte Software, die Installed Base informiert sein und einen vollständigen Überblick über die erworbenen Lizenzen besitzen. Prozesse zum Erwerb, zur Installation und Deinstallation sind zu definieren und zu kontrollieren. Ob ein Unternehmen Scantools einsetzt, Clients grundsätzlich über Nacht neu aufsetzt und so den aktuell installierten Software-Bestand prüft bzw. sicherstellt, ist zweitrangig, wichtig für Unternehmen sind valide Prozesse zur Steuerung des Umgangs mit Software entsprechend der Lizenzierung. Die Erkenntnis, dass Software einen Wert darstellt, führt in der Folge fast zwangsläufig zum Software Remarketing. Diese wertschöpfende Komponente des Lizenzmanagement-Prozesses beinhaltet die Rekapitalisierung der Software nach deren Nutzungsende und zugleich die alternative Beschaffung von Software aus der Zweitvermarktung zur Standardisierung auf ein Release. www.competence-site.de Seite 3 Roundtable - Interview Frage 3: Welche Funktionsträger sind für das Software-Lizenzmanagement in Ihrem Unternehmen / in den von Ihnen betreuten Anwenderunternehmen verantworlich und wie arbeiten diese zusammen? Welche Fähigkeiten (Kompetenzen) sind dafür vorauszusetzen? Antwort Das Lizenzmanagement ist bei unseren Kunden häufig Teil des IT- Einkaufs, aber auch operativer IT-Bereiche. Zunehmend ist die Position eines zentralen Lizenzmanagers vorhanden, der die Aufgabe des Lizenzmanagements innehat. Die Lizenzmanager besitzen fast durchweg ein umfangreiches Lizenzvertrags-Know-how und führen bei Neuabschlüssen die Vertragsverhandlungen oder werden in diese maßgeblich mit eingebunden. Neben dem Lizenz-Know-how sind die Fähigkeit, Prozesse zu definieren, sowie hohe Eigenmotivation äußerst wichtig. In den Abteilungen eines Unternehmens wird Software häufig noch als Arbeitsmittel konsumiert und der Lizenzmanager hat die schwierige Aufgabe, die Werthaltigkeit von Software und einen entsprechend sorgsamen Umgang mit den Lizenzen zu kommunizieren und durchzusetzen. Frage 4: NUR für ANWENDER: Arbeiten Sie beim Software-Lizenzmanagement mit externen Dienstleistern zusammen? Wenn ja, erklären Sie bitte Ihr Vorgehen bei der Auswahl der Dienstleister und beschreiben Sie die aus Ihrer Sicht wichtigsten Kompetenzen, die ein Dienstleister hier mitbringen sollte. Antwort Frage 5: Welchen Nutzen bringt das aktive Management von Softwarelizenzen für (Ihr) Unternehmen mit sich (exemplarische Rechtssicherheit, monetäre Vorteile, etc.)? Ist dieser Nutzen auch kurz- und mittelfristig zu quantifizieren? Antwort: Eine Studie der KPMG hat bereits vor einiger Zeit ergeben, dass durch Lizenzmanagent Einsparpotentiale in Höhe von durchschnittlich 15 Prozent erzielt werden können (1.000 Euro bei durchschnittlich 6.500 Softwarekosten je PC/p.a. (Lizenzkosten, Wartung, Support, etc.)). Nicht www.competence-site.de Seite 4 Roundtable - Interview berücksichtigt sind in der Studie Software Remarketing Potentiale, die nach unserer Erfahrung bei 500 bis 700 Euro pro PC-Arbeitsplatz liegen, also einen sehr hohen zusätzlichen Anteil ausmachen. Durch die Einführung von Software Remarketing Prozessen können so beispielsweise 25 % eines neuen Lizenzprojektes gegen finanziert werden. Wenn bis zu 40 % des ursprünglichen Software- Anschaffungspreises am Ende der Nutzungsdauer refinanziert werden können, entlastet dies das IT-Budget, schafft zusätzliche Finanzressourcen und verbessert gleichzeitig die Rentabilität. Die Einführung eines solche Prozesses bedarf in der Regel übrigens nur eines Zeitraumes von durchschnittlich sechs Monaten. Frage 6: Wo sehen Sie die Herausforderungen für Sie als / die Anwender vor dem Hintergund neuer (bzw. modifizierter) Lizenzierungsmodelle? (Exemplarisch die Kombination zwischen on-Demand-Lizenzen und on-Premise-Lizenzen). Antwort Die neue Bereitstellung und Lizenzierung von Software ist sicher für das ein oder andere Unternehmen interessant, jedoch nicht immer erfolgreich, wie das Beispiel SAP zeigt. Aktuell gelingt es jedoch vielen Anwenderunternehmen nicht, die vorhandene Ressource „Software- Lizenzen“ im Sinne eines Anlageobjekts zu verwalten und zu verwerten. Wer jedoch Software als „Asset“ bewertet und behandelt, kann nachhaltig Wettbewerbsvorteile erschließen. Für die preo Software AG als Händler gebrauchter Software Lizenzen besteht die Herausforderung aktuell vor allem in der zeitnahen Liberalisierung des Marktes, damit keine Werte vernichtet werden und die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen nicht unnötig behindert wird.