E-Interview mit Patrick Sauerwein zum Virtual Roundtable: "Software-Lizenzmanagement - Chance und Herausforderung für Anwenderunternehmen!"

Roundtable - Interview E-Interview mit Patrick Sauerwein zum Virtual Roundtable: Software-Lizenzmanagement: Chance und Herausforderung für Anwenderunternehmen! Titel des Interviews: Software-Lizenzmangement: Chance und Herausforderung für Anwenderunternehmen. Name: Patrick Sauerwein Funktion/Bereich: Produktmanager Organisation: matrix42 AG Liebe Leserinnen und liebe Leser, eine große Herausforderung für Verantwortliche in Anwenderunternehmen ist der ordnungsgemäße Einsatz sowie das Management von Software. Das Bereitstellen von IT-Kapazitäten – hierzu zählt auch die Software – gehört mit zu den erfolgskritischen Faktoren eines Unternehmens. Auftretende Störungen (bei IT-Systemen) wirken sich nicht nur auf das eigene Unternehmen negativ aus. Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern können gleichermaßen betroffen sein. Kurz gesagt: Ohne Software funktioniert bei einzelnen Anwenderunternehmen und im gesamten Wirtschaftssystem nichts mehr. Um so wichtiger ist es für Anwender, die teilweise sehr komplexen Zusammenhänge von unterschiedlichen Lizenzmetriken, Lizenztypen und Lizenzierungsvarianten zu harmonisieren. So wird häufig zwischen Central Processing Unit (CPU)-, Computer oder Personen-bezogenen Metriken unterschieden. Diese Lizenzen können oftmals als OEM-, Einzel-, Unternehmens-, Test- oder Volumenlizenzen erworben werden. In der Praxis trifft man daher nicht selten ein Mix von verschiedenen Metriken und Typen an. Weil Software eine solch erhebliche betriebliche Ressource bildet, wird ein enormer Aufwand in den Bereich Funktionalität und Stabilität gelegt. Der Versuch, die IT wirtschaftlich optimal bei höchstmöglicher Verfügbarkeit und Laufsicherheit auszurichten, ist dabei oberste Zielsetzung. Eine ganz andere Situation finden wir allerdings im Bereich des Managements und in der Verwaltung von einzelnen Software-Produkten bzw. der damit verbunden Lizenzen vor. In diesem erfolgskritischen Feld ist häufig Misswirtschaft anzutreffen. www.competence-site.de Seite 1 Roundtable - Interview Laut einer Studie der BSA aus dem Jahr 2006 liegt die Fehllizenzierungsrate bei etwa 28 Prozent. Das wirtschaftliche Verwalten von Lizenzen, Servern und PCs ist aber nur dann möglich, wenn Kenntnis darüber herrscht, was benötigt wird und was bereits im Einsatz ist. Nur eine strategische und geordnete Herangehensweise sorgt dafür, dass diese Informationen auch wirklich verfügbar sind. Neben der rechtlichen Sicherheit geht es dabei auch insbesondere um die wirtschaftlichen Vorteile, die aus einem gut organisierten Software-Lizenz-Management resultieren. Wie also profitieren Anwenderunternehmen von Software-Lizenzenmanagement- Modellen oder Ansätzen, welche Strategien finden Anwendung und wie wichtig ist die Einbindung von externen Dienstleistern in die Prozesse? Experten aus unterschiedlichen Unternehmen und Bereichen stellen sich in diesem virtuellen Roundtable der Diskussion. Ihre Ihr Edith M. Horton Axel Oppermann www.competence-site.de Seite 2 Roundtable - Interview Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr, Frage 1: Welche Priorität glauben Sie, hat das Thema Software-Lizenzmanagement in Ihrem bzw. für die von Ihnen betreuten Unternehmen? Geben Sie bitte ein Rating von 1 bis 5, wobei 1 die höchste und 5 die niedrigste Priorität beschreibt. Bitte begründen Sie kurz das Rating. Antwort: Rating: 2 Das Thema Software-Lizenzmanagement hat eine hohe bis sehr hohe Priorität, da matrix42 mit Empirum ein Produkt anbietet, welches ungenutzte Software-Lizenzen aufdeckt und drastische Kosteneinsparungspotenziale in Organisationen schafft. Empirum Inventory zeigt mit der enthaltenen Application Usage Tracking (AUT) - Funktion nicht nur, wo welche Software physikalisch installiert ist, sondern kann auch in Relation setzen, welche dieser Anwendungen tatsächlich verwendet werden, und wie häufig und sogar wie bestimmte Benutzer die Software verwenden. So konnten 80% unserer Kunden nach der Einführung von Empirum eine wesentliche Software-Harmonisierung feststellen und Kosten durch Über- oder Unterlizenzierung vermeiden. Frage 2: Aus welchen Elementen (Beispiel: Software Asset Management, Vertragsmanagement, etc.) setzt sich ein zeitgemäßes Software-Lizenzmangement zusammen – und welche Bedeutung haben die einzelnen Elemente? Antwort: Zeitgemäßes Software-Lizenzmanagement setzt sich aus folgenden Komponenten zuammen: • Inventory: Eine Inventarisierung gibt eine komplette Übersicht Ihrer aktuell genutzten Hard- und Software. PCs können somit vorab auf die Tauglichkeit für neue Software überprüft werden, die gewisse Systemvoraussetzungen verlangen. Empirum hilft Ihnen dabei, Planungen auf ein sicheres Fundament zu stellen. Empirum Inventory gestattet die Verfolgung von Änderungen an Hard- und Software durch eine History-Funktion. So kann ein Administrator www.competence-site.de Seite 3 Roundtable - Interview durch das integrierte Alarming sofort darüber informiert werden, dass z. B. eine Grafikkarte getauscht oder Speicher entfernt wurde. • Application Usage Tracking (AUT): Um Kontrolle und Transparenz über das Software-Management zu bekommen, ist Application Usage Tracking optimal. Als Teil der Inventory-Lösung zeigt die Anwendung nicht nur, wo die Software physikalisch installiert ist, sondern kann auch in Relation setzen, welche dieser Anwendungen tatsächlich verwendet werden, wie häufig und sogar wie bestimmte Benutzer die Software verwenden. Das AUT wurde so erweitert, dass auch eine anonymisierte Auswertung der Daten möglich ist. Zudem kann definiert werden, dass bestimmte Anwendungen von der Analyse ausgeschlossen werden oder nur Informationen von vorher definierten Programmen gesammelt werden. Die zu ermittelnden Daten lassen sich einfach anpassen bzw. einschränken (Betriebsrats- und Personalratskonformität). Diese Informationen ermöglichen ungenutzte Software-Lizenzen „zu ernten“ und drastisches Kosteneinsparungspotenzial in Organisationen zu schaffen. • Software-Lizenzmanagement: Das Software-Lizenzmanagement dient der Konsolidierung von installierter Software und vorhandener Lizenzen, um einer Überlizenzierung bzw. Unterlizenzierung gegenzusteuern. Über das integrierte Software-Management kann Software daraufhin bequem installiert und deinstalliert werden. Vorbereitete Lizenzreports ermitteln sehr schnell die installierten Lizenzen und können unter anderem für interne, aber auch externe Software-Audits genutzt werden. Vorgefertigte Inventory-Reports (Crystal Reports), weit reichende Exportmöglichkeiten und Standard-Adapter werden auf Anfrage zur Verfügung gestellt. • Kompatibilität: Eine einfache Integration in beliebige Asset- und Workflow- Systeme einschließlich der eigenentwickelten Lösungen wird durch weit reichende Exportmöglichkeiten, Standard-Adapter sowie die Bereitstellung des vollständigen Datenbankschemas gewährleistet. www.competence-site.de Seite 4 Roundtable - Interview Frage 3: Welche Funktionsträger sind für das Software-Lizenzmanagement in Ihrem Unternehmen / in den von Ihnen betreuten Anwenderunternehmen verantworlich und wie arbeiten diese zusammen? Welche Fähigkeiten (Kompetenzen) sind dafür vorauszusetzen? Antwort Es sind bei den Kunden sehr unterschiedliche Funktionen. Bei kleineren und mittleren Unternehmen sind es meist die IT Administratoren die sich um Pflege und Erfassung der Lizenzen kümmern. In größeren Unternehmen ist eine Kette von Bereichen dafür verantwortlich die benötigten Informationen zusammen zu tragen und auszuwerten. Angefangen von dem IT Betrieb der für die Erfassung der genutzten bzw. Installierten Softwareprodukte zuständig ist über den Beriech Beschaffung, der die Lizenzverträge aushandelt und das entsprechende Reporting an den Lieferanten erstellt. Dazwischen ist der Bereich Asset- und Lizenzmanagement (mit vielen unterschiedlichen Namen in den Unternehmen). Dieser Bereich konsolidiert die Informationen die technisch erfasst werden mit den aus der Anlageverwaltung nutzbaren Daten. Diese werden dem Einkauf bereitgestellt und dienen auch der Geschäftsleitung um im Falle von Über- oder Unterlizenzierung Maßnahmen einzuleiten. Frage 4: NUR für ANWENDER: Arbeiten Sie beim Software-Lizenzmanagement mit externen Dienstleistern zusammen? Wenn ja, erklären Sie bitte Ihr Vorgehen bei der Auswahl der Dienstleister und beschreiben Sie die aus Ihrer Sicht wichtigsten Kompetenzen, die ein Dienstleister hier mitbringen sollte. Antwort www.competence-site.de Seite 5 Roundtable - Interview Frage 5: Welchen Nutzen bringt das aktive Management von Softwarelizenzen für (Ihr) Unternehmen mit sich (exemplarische Rechtssicherheit, monetäre Vorteile, etc.