E-Interview mit Torsten Groll zum Virtual Roundtable: Software-Lizenzmanagement - Chance und Herausforderung für Anwenderunternehmen!

                                                     Roundtable - Interview


E-Interview mit Torsten Groll (CTC) zum Virtual
Roundtable: Software-Lizenzmanagement - Chance und
Herausforderung für Anwenderunternehmen!

                         Titel des Interviews:
                                                 Software-Lizenzmangement: Chance
                                                 und Herausforderung für
                                                 Anwenderunternehmen

                         Name:                   Torsten Groll
                         Funktion/Bereich:       Geschäftsführer
                         Organisation:           [.CTC.] ComputerTraining&Consulting
                         E Mail:                 Torsten.Groll@ctc-consulting.de
                         Internet:               www.ctc consulting.de




Liebe Leserinnen und liebe Leser,

eine große Herausforderung für Verantwortliche in Anwenderunternehmen ist der
ordnungsgemäße Einsatz sowie das Management von Software. Das Bereitstellen von
IT-Kapazitäten – hierzu zählt auch die Software – gehört mit zu den erfolgskritischen
Faktoren eines Unternehmens. Auftretende Störungen (bei IT-Systemen) wirken sich
nicht nur auf das eigene Unternehmen negativ aus. Beziehungen zu Kunden und
Geschäftspartnern können gleichermaßen betroffen sein.
Kurz gesagt: Ohne Software funktioniert bei einzelnen Anwenderunternehmen und im
gesamten Wirtschaftssystem nichts mehr. Um so wichtiger ist es für Anwender, die
teilweise sehr komplexen Zusammenhänge von unterschiedlichen Lizenzmetriken,
Lizenztypen und Lizenzierungsvarianten zu harmonisieren. So wird häufig zwischen
Central Processing Unit (CPU)-, Computer oder Personen-bezogenen Metriken
unterschieden. Diese Lizenzen können oftmals als OEM-, Einzel-, Unternehmens-,
Test- oder Volumenlizenzen erworben werden. In der Praxis trifft man daher nicht
selten ein Mix von verschiedenen Metriken und Typen an.
Weil Software eine solch erhebliche betriebliche Ressource bildet, wird ein enormer
Aufwand in den Bereich Funktionalität und Stabilität gelegt. Der Versuch, die IT
wirtschaftlich optimal bei höchstmöglicher Verfügbarkeit und Laufsicherheit
auszurichten, ist dabei oberste Zielsetzung.




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Eine ganz andere Situation finden wir allerdings im Bereich des Managements und in
der Verwaltung von einzelnen Software-Produkten bzw. der damit verbunden Lizenzen
vor. In diesem erfolgskritischen Feld ist häufig Misswirtschaft anzutreffen.
Laut einer Studie der BSA aus dem Jahr 2006 liegt die Fehllizenzierungsrate bei
etwa 28 Prozent.
Das wirtschaftliche Verwalten von Lizenzen, Servern und PCs ist aber nur dann
möglich, wenn Kenntnis darüber herrscht, was benötigt wird und was bereits im Einsatz
ist. Nur eine strategische und geordnete Herangehensweise sorgt dafür, dass diese
Informationen auch wirklich verfügbar sind. Neben der rechtlichen Sicherheit geht es
dabei auch insbesondere um die wirtschaftlichen Vorteile, die aus einem gut
organisierten Software-Lizenz-Management resultieren.
Wie also profitieren Anwenderunternehmen von Software-Lizenzenmanagement-
Modellen oder Ansätzen, welche Strategien finden Anwendung und wie wichtig ist die
Einbindung von externen Dienstleistern in die Prozesse?
Experten aus unterschiedlichen Unternehmen und Bereichen stellen sich in diesem
virtuellen Roundtable der Diskussion.


Ihre                                       Ihr

Edith M. Horton                            Axel Oppermann




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Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr,


Frage 1:
Welche Priorität glauben Sie, hat das Thema Software-Lizenzmanagement in Ihrem
bzw. für die von Ihnen betreuten Unternehmen? Geben Sie bitte ein Rating von 1 bis 5,
wobei 1 die höchste und 5 die niedrigste Priorität beschreibt.
Bitte begründen Sie kurz das Rating.

Antwort:
           Ausgehend von meiner derzeitigen Beratertätigkeit, die sich mit dem
           Schwerpunkt SW-Asset- und Lizenzmanagement beschäftigt, liegt die
           Priorität der von mir betreuten Kunden bei „1“. Meine Kunden haben die
           Wichtigkeit und Notwendigkeit erkannt, auch dem Wirtschaftsgut Software,
           die nötige Aufmerksamkeit zu schenken. Oft stecken dahinter auch
mögliche angekündigte Softwareaudits von den Herstellern.


Frage 2:
Aus welchen Elementen (Beispiel: Software Asset Management,
Vertragsmanagement, etc.) setzt sich ein zeitgemäßes Software-Lizenzmangement
zusammen – und welche Bedeutung haben die einzelnen Elemente?

Antwort:
            Ein zeitgemäßes Softwarelizenzmanagement kann durchaus auch eine
            Excelliste sein. Es kommt immer auf den Umfang der zu verwaltenden
            Informationen an. Eine Exelliste ist aber zugegebener Maßen nur für
            kleine Firmen empfehlenswert. Reine Lizenzverwaltungstools, bestehen
            heute mindestens aus einem Modul zur Verwaltung von Lizenzen und
zumindest einem rudimentären Vertragsverwaltungsmodul. Damit können die
erworbenen Lizenzen zu Bestellungen u.o Verträgen zugeordnet werden. Wichtig ist,
dass in dem Vertragsmanagement auch die Lizenzinformationen (Lizenzmetriken,
Lizenzmodelle) abgebidet werden können, um beim Abgleich der Daten (Soll-Ist) auch
richtig zu „zählen“. Nur so lässt sich ein sogenannter Complianc-Check auditsicher
erstellen. Um eine Leistungsverrechnung oder Kostenstellenumlage betreiben zu
können, muss auch ein Asset-Managementmodul mit eingebunden werden. Dieses
sollte mit Schnittstellen zu CMDB- bzw. Inventory-Datenquellen verbunden werden
können. Viele Firmen gehen aber auch den Weg, gleich eine komplette
Assetmanagement Suite im Unternehmen zu implementieren, welche dann auch die
Aufgaben einer CMDB inkl. der Bestellverwaltung und Anbindung an den User
Helpdesk mit erfüllen kann. Es gilt auch hier der Spruch: „…viele Wege führen nach
Rom“, es obliegt hier dem Berater, den Kunden entsprechend den Vorgaben maßvoll,



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kompetent und neutral zu beraten. Nicht jedes am Markt befindliche Tool ist für die
gestellte Aufgabe das entsprechende Ultimo.


Frage 3:
Welche Funktionsträger sind für das Software-Lizenzmanagement in Ihrem
Unternehmen / in den von Ihnen betreuten Anwenderunternehmen verantworlich und
wie arbeiten diese zusammen?
Welche Fähigkeiten (Kompetenzen) sind dafür vorauszusetzen?

Antwort
             Das Software-Lizenzmanagement ist, verglichen mit anderen Gebieten im
             IT-Umfeld noch ein sehr junger Fachbereich. In den meisten
             Unternehmen existiert keine Rollenbeschreibung für die Arbeit eines
             Lizenzmanagers. Aus der Historie des Unternehmens heraus, ist es
             meistens ein Ansprechpartner aus dem Einkauf, der langsam in diese
Rolle hineinwächst. In anderen Fällen, wird das Lizenzmanagement aus dem
Fachbereich heraus getrieben. Gleichwohl müssen die kaufm. (Einkauf) und die
technische Seite (Fachbereich) eng zusammenarbeiten. Ein Lizenzmanager muss
sowohl kaufm. betriebswirtschaftliche, als auch technische Kenntnisse besitzen. In 9
von 10 Fällen, ist das Lizenzmanagement im Einkauf angesiedelt, da auch hier
meistens alle Vertragsverhandlungen und Bestellungen abgewickelt werden. Der
Einkauf ist auch sehr oft der Initiator von Lizenzmanagementprojekten.

Frage 4:
NUR für ANWENDER:
Arbeiten Sie beim Software-Lizenzmanagement mit externen Dienstleistern
zusammen? Wenn ja, erklären Sie bitte Ihr Vorgehen bei der Auswahl der Dienstleister
und beschreiben Sie die aus Ihrer Sicht wichtigsten Kompetenzen, die ein Dienstleister
hier mitbringen sollte.

Antwort


Frage 5:
Welchen Nutzen bringt das aktive Management von Softwarelizenzen für (Ihr)
Unternehmen mit sich (exemplarische Rechtssicherheit, monetäre Vorteile, etc.)?
Ist dieser Nutzen auch kurz- und mittelfristig zu quantifizieren?

Antwort:
             Gehen wir davon aus, das der heutige monitäre Wert eines
             Arbeitsplatzcomputers (HW/SW) sich zu einem Drittel aus den Hardware-
             und zu zwei Dritteln aus den Softwarekosten zusammensetzt, braucht es
             bestimmt nicht viel Fantasie, welche Einsparmöglichkeiten im


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Unternehmen erzielt werden können, wenn zumindestens einmal der Anfang gemacht
wird, ein Lizenzmanagement zu implementieren. Wird das Projekt kompetent geplant
und umgesetzt, werden sich zwangsläufig und fast nebenbei Rechtssicherheit und
Transparenz im Umfeld der Softwareassets einstellen. Wird dann noch ein Augenmerk
auf die „Auslastung“ der installierten Softwareprodukte gelegt, Stichwort
„Softwarenutzungsanalyse“, dann können erhebliche Einsparungen nicht nur im
Einkauf von Softwarelizenzen verbucht werden, sonder viel wichtiger ist, bestehende
Wartungsverträge dem gegenwärtigen Nutzungszahlen anpassen zu können bzw.
ganz zu kündigen. Das sind dann quantitativ effektive kurz-, mittel- und langfristige
Einsparungen. Daran hängen ja weitere mögliche Kosteneinsparungen im Software-
Lifecycle wie z.B. bei der Paktierung von Sofware, dem HelpDesk oder bei der First-
und Secondlevelbetreuung. Haben Sie einen Software-Zoo im Unternehmen, brauchen
Sie sich nicht über die hohen Folgekosten zu wundern. Auch das Prinzip in vielen
Unternehmen, meist aus Bequemlichkeit heraus, dem Mitarbeiter einen „Wünsch Dir
was…“ Softwarekatalog zur Verfügung zu stellen, verursacht erhebliche Kosten, zumal
hier sehr schnell jeder seine „Lieblingssoftware“ haben möchte.

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