E-Interview zum Virtual Roundtable "Transparenz und Kosteneinsparungen durch effizientes IT Asset Management" mit Matthias Frank (CA Computer Associates GmbH)

Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Transparenz und Kosteneinsparungen durch effizientes IT-Asset Management IT-Asset Management ist die integrierte Betrachtung des gesamten Lebenslaufes von IT- Assets wie Hard- und Software. Es umfasst die Planung, Beschaffung, Inbetriebnahme, Verwaltung und schließlich Stilllegung und Verwertung von IT-Assets. Das IT-Asset Management beinhaltet betriebswirtschaftliche, administrative und technologische Aspekte: In betriebswirtschaftlicher Hinsicht stehen Kostenanalyse, Investitionsmanagement, Budgetplanung sowie Forecasting (Prognose) und Reporting (Auswertung, Berichtswesen) im Vordergrund. In Bezug auf die Administration sind Prozesse wie die Lieferanten-, Lizenz- und Vertragsverwaltung von Belang. Technologisch betrachtet geht es hier um die automatische Inventarisierung von Hard- und Software, die Installation und Konfiguration sowie die Bereitstellung und Pflege von Assets. Dem Asset Management kommt angesichts der knappen IT-Budgets und -Ressourcen eine hohe Bedeutung für die Unternehmen und auch die IT-Lieferanten zu. So stellt sich die Frage, ob Anwender zu viel für ihre Software bezahlen. Auch beim Thema Lizenzen gehen die Meinungen stark auseinander. Hersteller und Reseller stellen in den Betrieben oft eine nicht ausreichende Lizenzierung fest. Gleichzeitig sehen Marktforschungsunternehmen wie Gartner oder KPMG beim Softwarekauf teils hohe Einsparpotentiale bis zu 60 Prozent. Die Marktforscher glauben, dass nur rund 70 Prozent der gekauften Software auch dem tatsächlichen Bedarf entsprechen. In vielen Unternehmen fehlt schlicht der Überblick über Lizenz-Bestände und Support-Verträge. Obwohl erhebliche Kosteneinsparungen möglich sind, schrecken Unternehmen oft vor dem Schritt zurück, ein umfassendes IT Asset- und Lizenzmanagement einzuführen. Mit diesem Roundtable möchte die Competence Site den Unternehmen und Nutzern einen aktuellen Einblick in das Asset Management sowie Unterstützung bei der Ausrichtung und Entscheidungsfindung geben. Wie immer beteiligen sich renommierte Experten aus Wissenschaft und Praxis an dieser spannenden Diskussion. Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Vorstellung des Gesprächspartners Matthias Frank; Field Marketing Program Manager Enterprise Systems Management Unternehmen: Computer Associates International, Inc. (NYSE: CA), eines der weltgrößten Unternehmen für Management-Software, bietet Software-Lösungen sowie Services für Infrastruktur-, Sicherheits-, Speicher-, Life Cycle- und Service-Management und hilft so Unternehmen, die Performance, Zuverlässigkeit und Effizienz ihrer IT-Umgebungen zu optimieren. CA mit Hauptsitz in Islandia, New York (USA), wurde 1976 gegründet und betreut heute Kunden in über 140 Ländern. Weitere Informationen über CA finden Sie unter ca.com/de. Vita: Als Field Marketing Program Manager ist Matthias Frank für den Lösungsbereich Enterpsie Systems Management bei Computer Associates in Deutschland verantwortlich. Zu seinen Hauptaufgaben zählen die Marktpositionierung und Argumentation, Entwicklung von Sales- Strategien/-Schulungen und Marketing-Kampagnen, Briefing von Journalisten und Analysten sowie Auf- und Ausbau von Partnerschaften. Matthias Frank begann seine Laufbahn bei CA 1989 als Technical Consultant für Performance- und RZ-Management-Produkte. Als Regional Technical Manager war er vier Jahre für den technischen Außendienst zuständig, bevor er zum Product Manager im Technical Marketing avancierte. Mit dem Beginn des neuen CA-Geschäftsjahres im April 2004 wechselte Matthias Frank in das Marketing. Vor der Zeit bei CA war Matthias Frank neun Jahre bei Unternehmen der IT-Branche tätig; unter anderem in der Position des Anwendungs- und Systemprogrammierers für Mainframe Systeme. Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Sehr geehrter Herr Frank, Frage 1: Die Marktsituation des IT Asset Managements Welche Bedeutung kommt dem IT Asset Management in den Unternehmen zu? Wie stark wird das Thema von Anbietern mit Produkten/Lösungen vermarktet? Matthias Frank: Nach Aussage vieler Analysten haben wir es immer noch mit einem Wachstums-Markt zu tun. Gerade mittelständische Unternehmen setzen heute noch auf organisatorische Maßnahmen oder Eigenentwicklungen, um dieses komplexe Thema in den Griff zu bekommen. In größeren Unternehmen sind Asset Management-Systeme eingeführt, zumindest wird eine automatisierte Inventarisierung der Hard- und Software-Assets vorgenommen. Viele nutzen auch die Möglichkeit, sich einen Überblick der installierten Software zu verschaffen. Heute sollte in den Unternehmen ein Asset Management nicht mehr fehlen. Der größte Teil des IT-Budgets wird in Assets, deren Betrieb und die Administration verwendet. Von Computer Associates wurde ein vierstufiges Maturity-Modell entwickelt, um den „Reifegrad“ im Asset Management eines Unternehmens abzubilden. In der ersten Stufe haben wir die manuelle Bestandsaufnahme (Inventarisierung) von Assets. Die nächste Stufe nutzt Discovery-Werkzeuge für die automatische Erkennung der Assets. In der dritten Phase erfolgt eine Integration der physikalischen und betriebswirtschaftlichen Daten. Zu guter Letzt sprechen wir in der höchsten Stufe von einem Center of Excellence, in dem das Asset Management mit einer ausgereiften Prozessorientierung betrieben wird. Unternehmen können sich an diesem Reifegradmodell sehr gut orientieren und einstufen. Darüber hinaus können sie Überlegungen anstellen, wie sie ihre IT-Infrastruktur weiter ausbauen können, um die Potenziale, die darin schlummern, voll auszuschöpfen. CA geht konzentriert mit diesem Thema auf den Markt. Die Ansprechpartner in den Unternehmen sind gerne bereit, über Möglichkeiten zu diskutieren. Auch sind sie schnell von den Einsparungspotenzialen überzeugt, die ein ausgereiftes Asset Management bringen kann. Eine immer größere Rolle spielen Service Management Projekte. Mit den Fachabteilungen werden Service Levels festgelegt, was die Verfügbarkeit von Anwendungen und der Endgeräte anbelangt. Aktuelle Themen wie IT-Governance und Compliance zwingen die Unternehmen dazu, Vorkehrungen zu treffen und ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Frage 2: Die Verbreitung des IT Asset Managements im Unternehmen Wie verbreitet ist das IT-Asset Management in den Unternehmen differenziert nach den Lebenszyklusphasen Asset-Planung, Beschaffung, Inbetriebnahme, Verwaltung und schließlich Stilllegung und Verwertung? Matthias Frank: Das ist sehr unterschiedlich. In der Vergangenheit waren die technischen von den kaufmännischen Phasen des Asset LifeCycle Management mehr oder weniger voneinander getrennt. Jeder Fachbereich nutzte seinen eigenen Quellen und Verwaltungswerkzeuge, um seine Aufgaben zu erfüllen. Das hat sich geändert. Die aktuellen Tools sind ausgereifter und bieten eine höhere Integrationsfähigkeit zwischen jeder Phase. Die technische Bestandsaufnahme und Verwaltung hat eine längere Historie. Die Inventarisierung der Hardware wird in vielen Unternehmen automatisiert durchgeführt. Die manuelle Verwaltung ist ab einer gewissen Größenordnung und aufgrund permanenter Änderungen nicht mehr machbar. Ein Stiefkind ist die Software-Inventarisierung. Dies liegt zum Teil daran, dass es oftmals schwierig ist, die Software auf den Zielsystemen eindeutig zu identifizieren, zum anderen fehlen Regelungen, wie eine Software-Compliance sichergestellt werden kann. Vielen Werkzeugen mangelt es hier an den notwendigen Discovery-Funktionen. Wenn wir die Lebenszyklus-Phasen näher betrachten, sind einige Unternehmen dazu übergegangen, den Einkauf, die Beschaffung und die Planung besser aufeinander abzustimmen: Zum Beispiel werden über Web-Kataloge Assets und Komponenten beschrieben, die von einer Fachabteilung angefordert werden dürfen. Oder die IT- Verantwortlichen haben einen besseren Zugang auf Vertragsdaten wie Rahmenabkommen, Konditionen oder Rabattstufen erhalten, um ihre Planung einfacher absichern bzw. überhaupt erst treffen zu können. Das kann soweit gehen, dass in einem Anforderungsprozess z.B. eine Budget-Prüfung und Genehmigungsverfahren mit implementiert sind, bevor überhaupt eine Bestellung aufgegeben werden kann. Die Asset Management Datenbank ist ein wichtiger Bestandteil, in der diese Informationen vorgehalten werden. Was die Inbetriebnahme und Ausstattung der Assets anbelangt, werden häufig Regelungen getroffen, wie ein System konfiguriert sein muss, damit effizient gearbeitet werden kann. Der IT-Fachbereich definiert zusätzliche Komponenten, die auf dem System installiert sein müssen, damit ein reibungsloser Betrieb sichergestellt ist. Diese Vorgehensweise ist nicht neu. Mit Standardkonfigurationen arbeiten die Unternehmen bereits seit einigen Jahren. Womit sie heute viel öfter konfrontiert werden, ist deren Kurzlebigkeit. Die Konfigurationen ändern sich in einer atemberaubenden Geschwindigkeit. Security Patches, neue Versionen, die Integration mit anderen Anwendungen usw. sorgen für eine enorme Selbstdynamik, der die Verantwortlichen kaum noch Herr werden. Dies ist ein wichtiges Argument für Automatisierungswerkzeuge, ohne die die Übersicht und Kontrolle leicht verloren geht. Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Mit den täglichen Verwaltungsarbeiten wird jedes Unternehmen konfrontiert. Die IMAC- (install, move, add, change) Kosten sind der größte Faktor im IT-Asset Management. Eine weitere Problematik sind die heterogenen Plattformen. Darüber hinaus sind Stilllegung und Außerbetriebnahme von Geräten eine der am wenigsten berücksichtigten Prozesse im IT-Asset Management.