E-Interview :"Transparenz und Kosteneinsparungen durch effizientes IT Asset Management"

Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Transparenz und Kosteneinsparungen durch effizientes IT Asset Management IT-Asset Management ist die integrierte Betrachtung des gesamten Lebenslaufes von IT- Assets wie Hard- und Software. Es umfasst die Planung, Beschaffung, Inbetriebnahme, Verwaltung und schließlich Stilllegung und Verwertung von IT-Assets. Das IT-Asset Management beinhaltet betriebswirtschaftliche, administrative und technologische Aspekte: In betriebswirtschaftlicher Hinsicht stehen Kostenanalyse, Investitionsmanagement, Budgetplanung sowie Forecasting (Prognose) und Reporting (Auswertung, Berichtswesen) im Vordergrund. In Bezug auf die Administration sind Prozesse wie die Lieferanten-, Lizenz- und Vertragsverwaltung von Belang. Technologisch betrachtet geht es hier um die automatische Inventarisierung von Hard- und Software, die Installation und Konfiguration sowie die Bereitstellung und Pflege von Assets. Dem Asset Management kommt angesichts der knappen IT-Budgets und –Ressourcen eine hohe Bedeutung für die Unternehmen und auch die IT-Lieferanten zu. So stellt sich die Frage, ob Anwender zu viel für ihre Software bezahlen? Auch beim Thema Lizenzen gehen die Meinungen stark auseinander. Hersteller und Reseller stellen in den Betrieben oft eine nicht ausreichende Lizenzierung fest. Gleichzeitig sehen Marktforschungsunternehmen wie Gartner oder KPMG beim Softwarekauf teils hohe Einsparpotentiale bis zu 60 Prozent. Die Marktforscher glauben, dass nur rund 70 Prozent der gekauften Software auch dem tatsächlichen Bedarf entsprechen. In vielen Unternehmen fehlt schlicht der Überblick über Lizenz-Bestände und Support-Verträge. Obwohl erhebliche Kosteneinsparungen möglich sind, schrecken Unternehmen oft vor dem Schritt zurück, ein umfassendes IT Asset- und Lizenzmanagement einzuführen. Mit diesem Roundtable möchte die Competence Site den Unternehmen und Nutzern einen aktuellen Einblick in Asset Management sowie Unterstützung bei der Ausrichtung und Entscheidungsfindung geben. Wie immer beteiligen sich renommierte Experten aus Wissenschaft und Praxis an dieser spannenden Diskussion. Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Vorstellung des Gesprächspartners Torsten Watzel Business Unit Manager, USU AG Als Software- und Lösungsanbieter bietet die USU AG ihren Kunden seit über 25 Jahren wertschöpfungsorientiert IT-Produkte und maßgeschneiderte Anwendungslösungen. Im Geschäftsfeld IT-Controlling sehen Analysten die USU als einen der europäischen Marktführer. Die USU AG unterstützt Kunden, wenn es darum geht, die Wirtschaftlichkeit ihrer IT im Sinne eines umfassenden Controllings transparent zu steuern. USU IT- Controlling-Lösungen führen das gesamte betriebswirtschaftliche, strategische und technische Wissen der IT auf einer Plattform zusammen. Die neue Produktsuite Valuemation adressiert dabei ITIL-konform zentrale IT-Controlling-Themen wie IT-Asset Management, Contract Management, License Management, IT-Finance Management oder Service/ Change Management. Langjährige Kundenbeziehungen verbinden die USU mit Marktführern in allen Bereichen der Wirtschaft. Torsten Watzel ist für die USU AG als Business Unit Manager für das Produktmanagement der IT Controlling Produkte verantwortlich. Er hat in vielen Projekten bei großen und mittleren Unternehmen die Themen: IT-Asset Management, Service & Change Management, IT-Planung & Budgetierung und IT Leistungsverrechung bearbeitet. Zusätzlich ist er ehrenamtlich in der CECMG (Central Europe Computer Measurement Group) als Beirat tätig. Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Sehr geehrter Herr Watzel:, Frage 1: Die Marktsituation des IT Asset Managements Welche Bedeutung kommt dem IT Asset Management in den Unternehmen zu? Wie stark wird das Thema von Anbietern mit Produkten/Lösungen vermarktet? Torsten Watzel: Angesichts des zunehmenden Kostendrucks und sinkender Unternehmensrenditen werden heute klare Kosten-Nutzen Analysen von den IT-Abteilungen gefordert. Im besonderen vor dem Hintergrund, dass viele IT-Abteilungen heute nicht mehr als Cost-Center geführt werden, sondern den Weg über ein Profit-Center zu einem IT-Dienstleister gehen. Diese Herausforderung kann nur durch ein konsequentes und wertschöpfungsorientiertes IT- Asset Management gelingen. Leider wird darunter meist nur verstanden, die Dinge effizienter zu machen. In diesem Zusammenhang wird IT-Asset Management gerne auf technische Themen und Point Solutions wie: Systemsmanagement, Performance- und Capacity Management, Autodiscovery, Inventory, Software-Verteilung, Patch Management usw. reduziert. Ein integriertes IT Asset Managements betrachtet aber die gesamte Wertschöpfungskette einer IT-Organisation und bildet nicht zuletzt IT-relevante Risiken ab. Laut Gartner haben derzeit weniger als 25% der Unternehmen ein ganzheitliches IT-Asset Management System im Einsatz, welches den gesamten Lifecycle von der Beschaffung bis zur Entsorgung abdeckt und damit Risiken adressiert, Kosten minimiert und die operationale Effizienz erhöht. Es gibt einige Hersteller, die das Thema IT-Asset Management adressieren. Dabei unterscheiden sich die Anbieter deutlich. Auf der einen Seite werden reine IT-Asset Management Lösungen angeboten, die, wie oben beschrieben, nur Einzellösungen im Bereich des eher technischen IT-Asset Managements sind. Unternehmen suchen heute aber nach integrierten Lösungen, die sich eindeutig auf die kaufmännischen, finanziellen und prozess-orientierten Aspekte der IT fokussieren und weniger auf das technische und operations-orientierte Systems und Applikation Management. Das Produkt Valuemation der USU AG bietet eine integrierte Lösung für die gesamten Fragestellungen im IT Management Bereich an. Valuemation führt die gesamten technischen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Informationen der IT auf einer Plattform zusammen. Dies ermöglicht IT-Verantwortliche eine einheitliche Informationsbasis zu schaffen, die ein effizientes IT Management erlaubt. Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Frage 2: Die Verbreitung des IT Asset Managements im Unternehmen Wie verbreitet ist das IT-Asset Management in den Unternehmen differenziert nach den Lebenszyklusphasen Asset-Planung, Beschaffung, Inbetriebnahme, Verwaltung und schließlich Stilllegung und Verwertung? Torsten Watzel: Wie bereits in der ersten Frage beantwortet, haben derzeit laut Gartner weniger als 25% der Unternehmen ein IT-Asset Management System, differenziert nach den Lebenszyklusphasen, im Einsatz. Das heißt im Umkehrschluss, dass mehr als 75% der Unternehmen über keinen transparenten Überblick über ihre tatsächlich im Einsatz befindlichen IT-Assets verfügen. Diese Unternehmen haben ein Über-Investment in ihre IT- Assets und können Ihre IT-Betrieb nicht optimieren. In vielen Fällen werden IT-Assets nicht verwendet und bleiben unproduktiv. Was wir bei vielen Unternehmen vorfinden, ist eine heterogene und nicht integrierte Toollandschaft, die auf dem technischen und organisatorischen Silodenken der Vergangenheit beruht und dadurch auch in diesen Silos lebt. So gibt es z.B. oft gute Lösungen im Bereich Host und/oder Desktop oder sogar Asset Management. Allerdings sind diese Tools nicht integriert, und Abhängigkeiten untereinander (technische Wirkketten) werden nicht berücksichtigt. Der komplette Überblick fehlt. Sehr oft ist die Datenqualität auch sehr, lassen Sie es mich so formulieren, unterschiedlich. Und Stammdaten sind inkompatibel. In unseren Projekten erleben wir z.B. immer wieder unterschiedliche Nomenklaturen und Formate für einen Standort, Personalnummer. Und auch hier stellen wir immer wieder fest, dass die Tools und die Prozesse nicht integriert sind und auch nicht aufeinander aufbauen können. Teilweise kreuzen sich die Silos, z.B. gibt es ein übergreifendes Vertragsmanagement, doch die betroffenen Assets können, wie z.B. bei Wartungsverträgen, nicht zugeordnet werden, da Desktops in einem anderen System verwaltet werden als Server- und Netzwerk-Komponenten. Die Folge: zum Leasingende werden Assets nicht wiedergefunden und Verträge müssen kostentreibend verlängert werden, Wartungen für nicht mehr vorhandene Geräte werden bezahlt und oft auch noch verlängert. Auf der anderen Seite kann die Planung nicht von den Verträgen profitieren, weil entsprechende Mechanismen fehlen, um z.B. Sockelbeträge (Zahlungen die aufgrund von Verträgen in die entsprechende Planperiode fallen) zu ermitteln. D.h. die Unternehmen müssen eine übergreifende Plattform implementieren, um alle Informationen technisch als auch kaufmännisch auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenführen, analysieren und bewerten zu können. Und hier kommt die USU AG mit dem Produkt Valuemation ins Spiel, das diese Informationsplattform bilden kann. Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Frage 3: Organisatorische und technische Rahmenbedingungen Warum sollte sich ein Unternehmen für systematisches IT-Asset Management entscheiden? Welche organisatorischen und technischen Möglichkeiten bestehen, um das Lizenzmanagement einzubetten? Torsten Watzel: Ich beantworte Ihnen die Frage anhand von Beispielen, was geschieht, wenn Unternehmen kein übergreifendes IT-Asset Management System im Einsatz haben. Denn ohne ein IT-Asset Management • fehlt die Transparenz über vorhandene, tatsächlich eingesetzte oder nicht verwendete IT-Assets • wird die Planung des zukünftigen Bedarfs und Einsatz von IT-Assets zu einem „Blick in die Glaskugel“ • kann die Auslastung bzw. Inanspruchnahme von IT-Assets nicht bestimmt werden, z.B. Auslastung von Serversystemen • fehlt Unternehmen die eindeutige Transparenz, um mit Lieferanten neue Verträge für Hardware bzw. Software verhandeln zu können. (z.B.