Licence Management 2.0 mit elektronischer Antragserfassung und Kommunikation 2 (ELANK 2)

AEB White Paper ELANK-2 Was ist ELANK-2? Welche Neuerungen sind mit ELANK-2 verbunden? Inhaltsverzeichnis Was ist ELANK-2? 3 Warum macht das BAFA alles neu? 3 Nachteile der aktuellen elektronischen Antragstellung 3 Basis für ein papierfreies Verfahren 3 Gesetzesänderung 3 Unterstützung der papierfreien Antragstellung durch Software 4 Vorteile des neuen ELANK-2 4 Nutzungsmöglichkeiten 4 Direktes Arbeiten im ELANK-2-Webportal 5 Arbeiten mit einer Integration in die eigene IT 5 Fazit: Was bringt das neue ELANK-2? 6 Wie unterstützt die AEB? 6 Was ist ein Whitepaper? 7 Was ist ELANK-2? ELANK-2 steht für „ELektronische ANtragserfassung und ELANK-2 ist eine komplette Neuentwicklung und keine Kommunikation 2“. Weiterentwicklung des bisherigen ELAN. Das hat zur Folge, dass sich jeder ELAN-Nutzer neu registrieren muss, wobei Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) Daten aus dem alten ELAN übernommen werden. löst im Jahr 2011 das bestehende ELAN-System, über welches u.a. Anträge auf Ausfuhrgenehmigungen gestellt werden können, durch das neue elektronische ELANK-2- Portal ab. Warum macht das BAFA alles neu? Bereits heute können die am Antragsverfahren beteiligten keine ausreichende Statusübersicht über alle Anträge. Firmen die Ausfuhranträge „online“ mittels der sogenannten Weiter entwickelte sich eine nur geringe Integration des ELAN-Plattform stellen. ELAN kann über eine Web- Verfahrens in die IT-Systeme der Antragsteller. So war Anwendung oder über einen WebService genutzt werden. insbesondere jede Folgekommunikation zwischen dem BAFA und dem Antragsteller (ergänzende Unterlagen, Warum investiert das BAFA also in die komplette Rückfragen etc.) nicht über das ELAN-Portal möglich, Neuentwicklung des Systems zur elektronischen sondern musste „auf anderen Wegen“, d.h. in Papierform, Kommunikation mit dem Antragsteller? per Telefon oder per E-Mail geführt werden. Den Antragstellern hat ELAN bisher nicht die erhofften Nachteile der aktuellen elektronischen Antragstellung Vorteile gegenüber der reinen Antragstellung auf Papier Das bisherige Vorgehen erfordert zusätzlich zur gebracht und somit stagnierte die Nutzung bei ca. 50% aller elektronischen Antragstellung, eine Unterschrift auf dem Anträge. Antrag auf Papier. Auch Anlagen müssen im Original, also als Papierdokument, eingereicht werden. Das BAFA scannt Daher hat sich das BAFA entschieden ein komplett neues nach Erhalt alle Anlagen ein und beginnt eine ELAN zu entwickeln – ELANK-2. Nacherfassung. Antragsteller haben in diesem Prozess Basis für ein papierfreies Verfahren Gesetzesänderung unterschrieben und daher auf Papier erteilt werden. Mit Bisher muss der Antrag handschriftlich unterschrieben einer Gesetzesänderung soll erreicht werden, dass ein werden. Diese Unterschrift wird zukünftig durch eine Ausdruck der elektronischen Genehmigungserteilung des elektronische Signatur ersetzt. BAFA für den Zoll genügt. Die Abgabe der Originalunterlagen (z.B. Endverbleibs- Der politische Wille für diese Änderungen besteht. Das erklärung) wird durch eine eidesstattliche Erklärung des BAFA hofft auf Regelungen, die eine papierfreie Abwicklung Antragstellers ersetzt, mit welcher er versichert, dass er die zum Start des neuen ELANK-2 ermöglichen. Unterlagen im Original bei sich verfügbar hat. Auch die Bescheidung/Genehmigung musste bislang Unterstützung der papierfreien Antragstellung durch macht. Anlagen müssen elektronisch versendet und Software empfangen werden können. Und die Folgekommunikation, Um ein papierfreies Verfahren umsetzen zu können, wird z.B. bei Rückfragen (Sachverhaltsaufklärung, ein neues System benötigt, das Unterschriften durch das Nachforderung von Unterlagen) muss in ELANK-2 in beide Übermitteln einer elektronischen Signatur überflüssig Richtungen möglich sein. Vorteile des neuen ELANK-2  Ersetzen der Unterschrift durch Authentifizierung im System. Nicht erst, wenn er eine offizielle Nachricht mittels einer elektronischen Signatur erhält. Er kann dadurch auf Entscheidungen, fehlende  Anlagen können elektronisch zusammen mit dem Infos,… schneller reagieren und somit den Prozess Antrag ans BAFA übermittelt werden beschleunigen.  Es wird die Verfolgung des Antragsprozesses, also  Weitere Formulare sollen integriert werden (z.B. die Statusabfragen, möglich sein. Bisher gab es nur die Auskunft zur Güterliste) Sachstandsanzeige ohne hinreichende Details.  Zusammenführung der Nutzungsmeldung von  Zentrale Sicht auf alle eigenen Anträge und die Allgemeingenehmigungen mit der Meldungserstellung zugehörigen Unterlagen wird ermöglicht für das SAG-Verfahren  Schnellere und einfachere Kommunikation zwischen  Sicherheit in der Kommunikation dem Antragsteller und dem BAFA z.B. bei Rückfragen  Verbesserte Möglichkeit der Anbindung an (Sachverhaltsaufklärung, Nachforderung von firmeninterne ERP-Systeme Unterlagen)  Sobald im BAFA intern entschieden wurde Durch die portalbezogene Kommunikation kann das BAFA („Bescheid“), sieht der Kunde den neuen Status sofort künftig zielgerichteter und schneller Unterlagen einfordern. Nutzungsmöglichkeiten Es ist möglich die Antragstellung direkt über das Webportal Die vom BAFA bearbeiteten und angepassten Antragsdaten des BAFA durchzuführen. Alternativ kann mit der können umgekehrt wieder in die Firmensysteme Anbindung der ELANK-2-Komponenten an die interne übernommen werden. Für die Realisierung arbeitet die IT (ERP-)Systemlandschaft der Antragsteller eine optimale des BAFA mit den von den Firmen beauftragten Unterstützung für die vollintegrierte Antragstellung geboten Softwarehäusern eng zusammen. werden. Die in den ERP-Systemen vorhandenen Lieferdaten bilden die Grundlage für den zu stellenden Ausfuhrantrag. Quelle: Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle Merkmale des direkten Arbeitens im ELANK-2- Webportal Im Browser:  Medienwechsel  Manuelles Eingeben der Antragsdaten  Keine Stammdaten  Keine Archivierung – Antragstellungen werden nach einiger Zeit aus dem Portal entfernt Arbeiten mit einer Integration in die eigene IT  Dokumentation und Archivierung aller  Antragstellung auf Knopfdruck, d.h. ohne manuelles Antragstellungen, Unterlagen und Bescheide Erfassen aller Antragsdaten, sondern Befüllung aus  Senden der Nutzungsmeldung für AGGs und SAGs an den Lieferdaten das BAFA  Anlagenverwaltung und Anzeige des aktuellen Status  Verlängerung einer Genehmigung direkt aus dem und aller Kommunikationsdokumente an das/vom ursprünglichen Antrag BAFA direkt in der eigenen IT  Integration in den Gesamtprozess des Exports von der Um eine hohe Nutzung gerade bei Firmen mit einer großen Exportkontroll-Prüfung bei Auftragseingang über die Anzahl an Anträgen zu erreichen, steht das BAFA mit den Antragstellung bis hin zur Genehmigungsnutzung und entsprechenden Softwarehäusern in Verbindung, die eine -abschreibung bei der ATLAS-Meldung Anbindung über ihre Software ermöglichen. Fazit: Was bringt das neue ELANK-2  Alle Informationen auf einen Blick:  Keine Archivierung der Antragstellungen und  Antragsdaten Bescheide im ELANK-2  Anlagen  ELANK-2 enthält keine Abschreibungsinformationen  Status von Genehmigungen, die in ATLAS gemeldet wurden,  Bescheide d.h. Restmengen und Restwerte müssen weiterhin  Papierfreies Verfahren möglich eigenständig geführt werden  Beschleunigung des Genehmigungsverfahrens Wie unterstützt die AEB? Die AEB hat zeitgleich mit dem BAFA die erste Version der eine vorliegende Genehmigungspflicht hinweist. Software License Management veröffentlicht. License Management soll den gesamten Antragsprozess License Management gibt es als eigenständige Lösung oder unterstützen, aber vor allem bei der initialen Erfassung der ideal integriert mit den Modulen Compliance Screening oder Antragsdaten helfen. Export Controls (DE/EU oder US-EAR).