Ein Assetmanagement soll die gesamte Hard- und Software eines Arbeitsplatzes, seine Konfiguration sowie kaufmännische und organisatorische Daten verwalten. Manche Daten lassen sich leicht zuordnen: Der Arbeitsspeicher gehört zum Rechner, die Bildschirmdiagonale zum Monitor. Aber was ist mit den Kostenstellen? Manche Unternehmen entscheiden sich für eine Belastung für jede höherwertige Komponente. In diesem Fall muss die Kostenstelle pro Gerät, manchmal sogar pro Softwarepaket gespeichert werden. Andere Organisationen denken pauschaler: Sie regeln die Kostenbelastung durch Zuordnung der Kostenstellen zum Arbeitsplatz.
Auch an den in der Praxis häufig vorkommenden Wechsel von Komponenten muss man denken. Wird ein Rechner getauscht, muss alles genauso funktionieren wie vor dem Tausch. Hierzu muss die Konfiguration des Altgerätes auch dann noch auslesbar sein, wenn das ursprüngliche Gerät ein Totalschaden ist und bereits ausgebucht wurde. Auch die Kostenbelastung sowie einige Nutzungsdaten sind nicht vom Rechner sondern vom Arbeitsplatz abhängig.
Rein Inventory-basierte Systeme haben hier oft ein großes Problem: Sie lesen kontinuierlich die aktuelle Konfiguration eines Rechners aus und ordnen diesem Gerät zusätzliche organisatorische und kaufmännische Informationen zu. Diese müssen bei einem Hardwaretausch mühevoll von einem Gerät zum anderen übertragen werden.
Spider Asset dagegen realisiert eine übergeordnete Struktur, unter der die Geräte, die Software, der Nutzer und andere Daten angeordnet werden: Der Arbeitsplatz. Da es im Unternehmen auch Assets gibt, die keinem Arbeitsplatz zugeordnet sind, etwa Server oder Druckstationen, wurde der Arbeitsplatz noch allgemeiner spezifiziert. Spider Asset definiert Funktionseinheiten, die ganz nach Bedarf als Arbeitsplatz, als Server, als Druckstation oder eine andere Einheit definiert werden. Diese Strukturen nehmen dann alle zugeordneten Objekte, also Hardware, Software, die Konfigurations- und Nutzungsdaten auf. Während der Einführung wird festgelegt, welche Information welchem Objekt zugeordnet werden soll. Die hier gefällten Entscheidungen – sie können natürlich später korrigiert werden – machen Spider Asset zu einem Werkzeug, das Prozesse und Regelwerke eines Unternehmens komfortabel abbildet.
Die Software z.B. ist dem Arbeitsplatz, nicht dem Rechner zugeordnet. Das hat den Vorteil, dass bei einem Hardwaretausch die Konfiguration nicht verloren geht. Anfallende Kosten oder Aufwände etwa für Service oder Unterhalt können entweder der Funktionseinheit oder dem Asset oder einem Nutzer zugeordnet werden. Diese Zusatzdaten bleiben durch die richtige Zuordnung auch dann noch auswertbar, wenn eine Hardwarekomponente ein bewegtes Leben hatte und viele Changes (und damit hohe Aufwände) generierte. Kostenrechnung wird so in einer neuen Dimension möglich: Es wird nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet, und zwar gegen den tatsächlich aktuellen Verursacher.
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