Software-Lizenzenmanagement - umfassende Transparenz in Ihrem Software-Bestand

Software- Lizenzmanagement Risiken und Kosten minimieren Ein Whitepaper der USU AG Copyright und geistiges Eigentum für die in dieser Unterlage dargestellten und beschriebenen Methoden und Abbildungen liegen bei der USU AG, 71696 Möglingen. Vervielfältigung und Verwendung sind nur mit vollständiger Quellenangabe zulässig. Eine wirtschaftliche Verwendung, insbesondere Erstellung und Verkauf von Software, Arbeitsblättern oder sonstigen Hilfsmitteln ist nur mit Zustimmung der USU AG möglich. Diese Veröffentlichung erfolgt ohne Mängelgewähr und ohne ausdrückliche oder implizite Gewährleistungen irgend- welcher Art, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf die Gewährleistung der durchschnittlichen Qualität, der Eignung für den normalen Gebrauch oder für einen bestimmten Zweck sowie der Nichtverletzung von Patenten. Diese Veröffentlichung kann technisch unrichtige Aussagen oder Druckfehler enthalten. Die in ihr enthaltenen Informationen werden regelmässig modifiziert; die entsprechenden Änderungen werden in Neuauflagen der Veröffentlichung aufge- nommen. Die USU AG kann jederzeit Verbesserungen und/oder Änderungen an im vorliegenden Dokument beschriebenen Produkten oder Programmen vornehmen. Autor: Dr. Thomas Gerick, USU AG, t.gerick@usu.de Ein Whitepaper der USU AG Inhaltsangabe Zusammenfassung 4 Warum Software-Lizenzmanagement? 5 Software-Lizenzmanagement als unternehmensweite Herausforderung 7 Was ist eine Softwarelizenz? 7 Lizenz-Dschungel – Blicke in die „Black Box“ 7 Sonderfälle: Outsourcing, Gebraucht- und Open-Source-Software 8 Software-Flatrate – Lösung für alle Probleme? 9 Standards für Lizenzmanagement: ITIL® v3 & ISO/IEC 19770 9 Viele Bereiche und Prozesse betroffen… 10 Meilensteine bei der Umsetzung 11 Anforderungen an ein Werkzeug für Software-Lizenzmanagement 14 Was bringt´s? Der Nutzen von Software-Lizenzmanagement 18 Fazit 19 USU-Wertbeitrag 20 © USU 2009 3 Zusammenfassung Umsetzung einer Lizenzmanagement- Strategie: Warum lohnt es sich, sich – ge- Ohne Software geht nichts mehr in rade in der Rezession – mit dem Thema unserer Wirtschaft. Doch holt die Wirt- Lizenzmanagement zu beschäftigen? schaft auch das Maximum aus ihrer Was ist eine Softwarelizenz, und welche Software heraus? Die Antwort ist ein Varianten gibt es? Welche Rolle spielen klares NEIN. Belastbare, aktuelle Kenn- Standards wie ITIL® oder ISO/IEC 19770? zahlen über kaufmännische und techni- Welche Gestaltungselemente sind die sche Software-Bestände, deren Lizenzie- wesentlichen? Wie funktioniert Lizenz- rung und Nutzung liegen vielfach nicht management in der Praxis? Und wo soll- oder nur rudimentär vor. Eine optimale ten Sie anfangen? Steuerung ist so nicht möglich. „Black Box“ statt Transparenz. Das Nutzenpotenzial ist hoch, denn effektives Lizenzmanagement Ein Blick auf einige Rahmendaten unter- streicht das Problem: Die Softwareaus- > schafft Transparenz gaben betragen 2009 weltweit über › als Basis für Lizenz-/Einkaufs-/ 244,3 Milliarden Dollar.1 Analysten Vertragsverhandlungen beklagen jedoch übereinstimmend ein › als Basis für Software-Standards deutliches „Over Investment“. Gut ein und Richtlinien-Controlling Drittel der gekauften Programme bleibt › als Basis für die Zuordnung und im Durchschnitt als „Schrank-Ware“ oder Verrechnung von Lizenzkosten „stille Software“ ungenutzt. > senkt Kosten › durch das Aufdecken von Dazu kommen die verschärften Comp- Überkapazitäten liance-Richtlinien der Europäischen Kom- › durch Umverteilung nicht mission (Euro-SOX). Compliance-Sündern genutzter Lizenzen drohen bei Lizenzvertragsverletzungen › durch bedarfsgerechte, durch Unterlizensierung empfindliche kostenoptimierte Lizenzverträge Sanktionen bis hin zu hohen Geld- und › durch Standardisierung bei der Gefängnisstrafen. Administration > minimiert Risiken Das vorliegende Whitepaper beschreibt › durch sofortiges Aufdecken von die Eckpfeiler eines wirtschaftlichen Unterlizenzierungen und revisionssicheren Software Asset › durch lückenlosen Nachweis Managements (im Folgenden auch Soft- gegenüber Lizenzgebern bei Audits ware-Lizenzmanagement oder SAM › durch Überwachung von Richt- genannt). Es zeigt anhand praktischer linien für den Software-Einsatz Beispiele die Do´s and Don´t´s bei der 4 Ein Whitepaper der USU AG Die USU AG unterstützt Kunden dabei, Es gibt mindestens drei gute Gründe, die Kluft zwischen der betriebswirt- sich mit dem Thema Software-Lizenzma- schaftlichen und der technischen Welt nagement oder Software Asset Manage- zu überbrücken. An der Schnittstelle ment (SAM) auseinander zu setzen. Der zwischen IT und Praxis entstanden in wichtigste Treiber für eine entsprechen- 20 Jahren und mit der Erfahrung von de Initiative kommt von außerhalb: Es über 1.000 Kundenprojekten erfolgrei- sind die rechtlichen Anforderungen, die che Konzepte, Vorgehensmodelle und bei einer Unterlizenzierung zu zivil- und praxisorientierte Softwareprodukte. Mit haftungsrechtlichen Folgen und han- dem Valuemation SAM/License Manager delsrechtlicher Verantwortung führen. bietet USU heute neben der Beratungs- Bis zum April 2006, als die Europäische Expertise eine integrierte und interna- Kommission die Schaffung eines rechts- tional anerkannte Lösung für Software verbindlichen Euro-SOX-Programms Asset Management. bestätigte, beschränkte sich die Comp- liance-Verpflichtung auf internationale Unternehmen, die an der New Yorker Warum Software- Börse notiert waren. Euro-SOX besteht Lizenzmanagement? aus drei Richtlinien der Europäischen Kommission, auf deren Grundlage die > Kennen Sie den Soll-/Ist-Bestand für Investitionen der Aktionäre geschützt, Software-Lizenzen – für jeden Arbeits- die Unternehmensführung aufgebaut, platz? die Offenlegungsanforderungen ver- > Können Sie auf Knopfdruck Ihren stärkt und separate Prüfungskommis- aktuellen Software-Lizenzbestand sionen eingerichtet werden sollen. In abrufen? Anlehnung an den US-amerikanischen > Wie viele verschiedene Software-An- Sarbanes-Oxley Act (SOX) wurden diese wendungen haben Sie im Einsatz? Richtlinien 2006 verabschiedet. Danach > Wie überwachen Sie, ob Ihre Mitar- begann die Umsetzung in die Gesetz- beiter Software unerlaubt installieren gebung der einzelnen Länder. Seitdem oder verwenden? verbreitet SOX großen Schrecken, denn > Kennen Sie die Haftungsrisiken für die Überwachung von Nutzungsrech- Urheberrechtsverletzungen? ten bei Unternehmen von öffentlichem > Wären Sie im Falle einer externen Interesse ist so streng wie nirgendwo Prüfung in der Lage, alle erforderli- sonst auf der Welt. Compliance-Sündern chen Belege für die gültigen Lizenzen droht eine Gefängnisstrafe von 5 Jahren, und den Kauf vorzulegen? wenn sie wegen selbst unbeabsichtigter > Welche Kosten könnten Sie durch Compliance-Verletzungen verurteilt wer- Software-Konsolidierung einsparen? den – und das zusätzlich zur Schmach der öffentlichen Bekanntmachung, zum © USU 2009 5 Imageschaden und zu vom Lizenzgeber der Anschaffungskosten, Wartungsge- verhängten Geldstrafen. Und die Zeit bühren, Versicherungsprämien etc. kön- drängt: Einem aktuellen Report von nen eingespart werden. Nach Angaben Gartner zufolge (31. Juli 2009) wurden in von Forrester Research, Inc. kann ein den letzten 12 Monaten 56% der Orga- Unternehmen mit 5.000 PCs und 200 nisationen mit mindestens einem exter- Servern dadurch bis zu 250.000 € einspa- nen Software-Audit konfrontiert. Ein Jahr ren.3 zuvor waren es noch zwischen 30-35%.2 Ein Beispiel veranschaulicht die Proble- Das zweite Motiv ist ein internes: fehlen- matik: de Transparenz. Ein akkurater Überblick über eingesetzte Software und Lizenzen Die Komponenten eines IT-Produktes wird dadurch erschwert, dass neben dem werden praktisch immer über ein ERP- IT-Management in der Regel weitere System, beispielsweise SAP, gekauft. Bereiche wie die Unternehmensführung, Die Verwaltung der Software im IT- das Finanzmanagement und der Einkauf Betrieb läuft dagegen in technischen involviert sind. In den meisten Unterneh- Systemen.