Lizenzmanagement - Erste Schritte zur Analyse und Dokumentation der Ist-Situation

6 6 Erste Schritte zur Analyse und Dokumentation der Ist-Situation In diesem Kapitel erfahren Sie u.a.: Wie man an die Aufnahme der Ist-Situation herangeht. Wie sich die Ist-Situation mit Werkzeugen wie Word, Excel, Power- point, Visio & Co ausreichend dokumentieren lässt. In diesem Kapitel lesen Sie etwas über die grundlegenden Voraus- setzungen, die Sie für die erforderliche Aufnahme der Ist-Situation in Ihrem Lizenzmanagement-Umfeld schaffen sollten. Um einen ersten Überblick zu erhalten, sollten Sie die erarbeiteten Ergebnisse mit Hilfe entsprechender Werkzeuge dokumentieren. Diese Informationen können Sie dann für die Gestaltung und Optimierung der neuen Soll-Prozesse einsetzen. 103 6 Erste Schritte zur Analyse und Dokumentation der Ist-Situation In Kapitel 5 „Den Projektplan aufstellen“ haben wir uns mit den theoretischen Vorberei- tungen für die Planung eines Lizenzmanagement-Projektes auseinandergesetzt. Wenn wir uns an dem in Abbildung 6.1 gezeigten Phasenmodell entlang bewegen, dann ist die Phase der Initialisierung und Vorbereitung abgeschlossen – Projektziele wurden definiert, der Projektscope wurde festgelegt, der Projektplan mit Phasen, Meilensteinen und Aufgaben wurde erstellt. Phase 2 „Aufnahme der Ist-Situation“ ist nun der logische nächste Schritt. In diesem Kapitel wird bewusst nur auf die allgemeinen Faktoren eingegangen, da in Kapi- tel 7 der Software-Life-Cycle-Prozess detaillierter abgebildet und beschrieben wird, den Sie als Fahrplan für die Aufnahme und Abbildung Ihrer Ist-Situation verwenden sollten. Darauf aufbauend können Sie dann mit einer anschließenden Reifegradanalyse die Ist- Prozesse bewerten und so feststellen, wo gegebenenfalls Optimierungspotenzial liegt. Initialisierung Übergabe in Aufnahme Konzeption Umsetzung Vorbereitung den Betrieb Abbildung 6.1 Phase Aufnahme der Ist-Situation 6.1 Aufnahme der Ist-Situation – Wo beginnen? Verdeutlichen Sie sich noch einmal kurz Ihre Ausgangssituation. In vielen Fällen sind die bestehenden Rechtsunsicherheiten aufgrund fehlender gesamtheitlicher Prozesse im Lizenz- management-Umfeld der wichtigste Grund für den Start eines Lizenzmanagement-Pro- jektes. Dicht gefolgt von dem Ziel, Kostentransparenz und Kosteneinsparung herzustellen. Die Ausgangssituation entspricht also meist der Stufe 1, wie sie in Abbildung 6.2 be- schrieben ist. Auf dieser Stufe gibt es keine Kontrolle über die Softwarebestände. Bevor Sie sich also Gedanken machen können, wie es besser gemacht werden sollte, benötigen Sie Informationen über das Hier und Jetzt. Sie müssen die Ist-Situation aufnehmen. Sicherlich könnte man auch die Aufnahme der Ist-Situation überspringen und die erforder- lichen Soll-Prozesse gleich neu gestalten und formulieren. Das mag zwar verlockend sein, lässt sich aber nur dann umsetzen, wenn Sie mit dem Aufbau von optimierten Geschäfts- prozessen auf der grünen Wiese beginnen können. Und das ist in den seltensten Fällen möglich. Die Realität sieht leider anders aus. Eingefahrene Wege zu verlassen, bessere und kürzere Wege zu finden und zu planen, das ist jetzt die neue Herausforderung. Die Aufgabenstellung ist bekannt, jetzt heißt es: Ärmel hoch und, auf geht’s! Nur – wo fängt man am besten an? Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten: War Software- Lizenzmanagement eventuell schon einmal ein Thema in Ihrem Unternehmen, oder hat sich bis dato noch niemand damit auseinandergesetzt? Wenn sich ein Vorprojekt schon einmal daran versucht hat, verschaffen Sie sich einen Überblick über die erreichten Ergeb- nisse, und analysieren Sie, wenn möglich, warum dieses Projekt nicht weitergeführt oder zu 104 6.1 Aufnahme der Ist-Situation – Wo beginnen? Lizenzmanagement Implementierung Lizenzmanagement nicht vorhanden: Lizenzmanagement eingeführt: keine Rechtssicherheit Rechtssicherheit erhöhte Kosten Kosten sinken Verträge analysieren Keine Kontrolle Kontrolle der Bestände Optimierung der Bestände Rechtssicherheit herstellen beginnt + + = Ist-Situation Soll-Situation Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 Zeit Abbildung 6.2 Stufe 1 als mögliche Ist-Situation im Lizenzmanagement-Umfeld eines Unternehmens Ende gebracht wurde bzw. warum die erreichten Ergebnisse nicht umgesetzt wurden. Oft- mals stoßen Sie dabei auf Ergebnisse und Dokumente, die Ihnen bei der weiteren Doku- mentation der Ist-Situation helfen können. Wahrscheinlich reicht das aber noch nicht aus, und Sie müssen außerdem das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter identifizieren und zu Papier bringen. Stellen Sie fest, dass sich noch keiner im Unternehmen mit dem Thema Lizenzmanagement beschäftigt hat, müssen Sie leider ganz von vorne beginnen. Teilen Sie die Analyse der Ist-Situation und deren Abbildung und Dokumentation in zwei Abschnitte auf: kaufmännische Seite mit den Anforderungs- und Beschaffungsprozessen; technische Seite mit den IMAC-Prozessen (IMAC=Install–Move–Add–Change). Die Anforderungs- und Beschaffungsprozesse bilden zusammen mit den IMAC-Prozessen den Software-Life-Cycle-Prozess ab. 6.1.1 Der Beschaffungsprozess – die kaufmännische Seite Beschreiben Sie die bisher in Ihrem Unternehmen gelebten Prozesse zur Anforderung, Be- schaffung und Lieferung von Software. Beginnen Sie mit dem ersten Schritt in einer Be- schaffung, der Softwareanforderung. Was muss alles im Anforderungsprozess getan wer- den und wo, damit irgendwann die angeforderte Software auf dem PC genutzt werden kann? Gibt es bestimmte Restriktionen, dürfen beispielsweise nur bestimmte Personen eine Softwareanforderung auslösen, oder gibt es Richtlinien, die einzuhalten sind, etc.? Welche Systeme bzw. Tools werden für die Anforderung verwendet? Müssen Genehmigungspro- zesse durchlaufen werden, oder kann beispielsweise die Softwareanforderung über ver- schiedene Wege (E-Mail, Fax, Papieranforderung) an die entsprechenden Einheiten gelei- tet werden? Gibt es einen festgelegten Warenkorb (siehe Abschnitt 3.2.1, „Softwareport- 105 6 Erste Schritte zur Analyse und Dokumentation der Ist-Situation folio-Schutz vor Softwarewildwuchs“), oder kann jeder bestellen, was gerade benötigt wird, ohne auf bestimmte Vorgaben Rücksicht nehmen zu müssen? Im zweiten Schritt geht es um die eigentliche Beschaffung. Hier müssen Sie herausfinden, über welche Wege, Abteilungen und Ansprechpartner Software konkret beschafft wird. Abbildung 6.3 Beispiel einer Organigramm-Zuordnung der Ansprechpartner und Fachbereiche zu den Software-Life-Cycle-Prozessen Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Fachbereiche in die Beschaffung von Software involviert sind, erstellen Sie ein Organigramm, und tragen Sie dort alle verantwortlichen Organisationseinheiten und Ansprechpartner ein. In Abbildung 6.3 sehen Sie ein Beispiel, das neben der kaufmännischen die technische Seite zeigt. Mit dieser Übersicht erkennen Sie gleich, wer für die anschließenden Interviews zur Analyse der Ist-Situation die richti- gen Ansprechpartner sind. Ganz wichtig sind Personen, die bisher dafür zuständig waren, die kaufmännische Soft- ware- und Lizenzdatenbank zu pflegen (sofern vorhanden). Vergessen Sie auch nicht die Rechtsabteilung, sofern diese für die Softwareverträge verantwortlich zeichnet, oder die Abteilung, die die Verträge verwaltet. Versuchen Sie alle Dokumente aufzutreiben, die in irgendeiner Weise mit der Beschaffung von Software in Ihrem Unternehmen zu tun haben könnten. Beispielsweise wären das: Einkaufs- und Vertragsrichtlinien Beschaffungsrichtlinien Versuchen Sie, die für das Verwalten der kaufmännischen Softwarelizenzen eingesetzten Systeme zu identifizieren und zu benennen. Wo werden Bestellungen bzw. Vertragsdaten abgelegt? Geschieht das zentral oder dezentral, in einem oder mehreren Tools? Sind even- tuell verschiedene Wege für die Softwarebeschaffung nutzbar? Befragen Sie alle in Ihrem Organigramm festgehaltenen Personen, um sich ein möglichst umfassendes Bild zu ma- chen. Je mehr Informationen Sie sammeln können, umso einfacher und schneller lässt sich die Ist-Situation anhand von Prozessbildern beschreiben. Später müssen Sie mit diesen 106 6.1 Aufnahme der Ist-Situation – Wo beginnen? Daten und Informationen den ersten Baustein Ihres Lizenzmanagements aufbauen: das Lizenzinventar (Übersicht über alle erworbenen Softwareprodukte aus Verträgen und Be- stellungen). Der dritte Teil ist die Lieferung der Software. Informieren Sie sich, wie die Software in das Unternehmen gelangt und an den Anforderer ausgeliefert wird.