E-Interview zum Thema HR - Business Process Outsourcing, Udo Meyer, VEDA GmbH

Virtual Roundtable „HR-BPO“ Name: Udo Meyer Funktion/Bereich: Manager Outsourcing Organisation: VEDA GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, zunehmend setzen Unternehmen auf die Auslagerung von administrativen Prozessen im Personalwesen. Dafür sorgen unter anderem rechtliche und tarifvertragliche Vorgaben, welche die Lohn- und Gehaltsabrechnung immer komplexer machen, sowie der zunehmende Kostendruck in den Unternehmen. Ein anderer Grund für das große Interesse an HR-BPO ist das Bedürfnis der Personalabteilungen, sich stärker auf strategische Personalfragen zu konzentrieren. Mit steigendem Interesse an der Thematik der ausgelagerten Geschäftsprozesse im Personalwesen, nimmt auch die Schwierigkeit für den Anwender zu, einen geeigneten Partner auszuwählen. Daher möchten wir in diesem Virtuellen Roundtable mit führenden Branchen- Vertretern essentielle Fragen zu diesem spannenden Kompetenzgebiet klären. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team! www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Meyer, Fragenblock 1: HR-BPO: Potenziale, Status quo, Zukunft HR-BPO ist weiterhin im Aufwind. Inwieweit ist dieser Hype gerechtfertigt? Für wen ist Ihrer Meinung nach HR- BPO geeignet (Branchen, Größen) bzw. wie groß ist der relevante HR-BPO- Markt? Wie reif ist dieser Markt heute schon bzw. wo stehen wir im Gartner- Zyklus und was erwarten Sie für die Zukunft? Inwieweit hat die Finanzkrise als Treiber oder Stopper für HR-BPO gewirkt? Antwort HR-BPO ist weiterhin deutlich im Aufwind, der Hype in Form einer Übertreibung ist allerdings vorbei. Sowohl auf Kunden- als auch auf Anbieterseite haben sich die Fronten geklärt, was übrig bleibt ist echter Mehrwert. Gemäß dem Verlauf im Gartner Zyklus gab es gerade in der Anfangsphase des Outsourcings vor drei oder vier Jahren bei den Kunden viele überzogene oder falsche Erwartungen. Me-too Effekte oder falsche, rein kostengetriebene Intentionen mögen auch dazu geführt haben, dass eine größere Anzahl Unternehmen ausgelagerte Prozesse wieder reintegriert haben. Gerade überzogene Erwartungen an BPO als alleiniger Heilsbringer in der Finanzkrise oder als Problemlöser für den Fachkräftemangel haben ins Tal der Enttäuschung geführt. Andererseits war die Finanzkrise sicher auch ein wichtiger Treiber im Wachstum des BPO-Marktes. VEDA z.B. konnte allein im letzten Jahr ein Wachstum von 46,5 % in diesem Bereich verzeichnen. Bei vielen Unternehmen hat der Kostendruck dazu geführt, Prozesse zu überprüfen, um mehr Qualität fürs Geld zu erhalten. Man könnte sagen, die Finanzkrise hatte auch ihr Gutes, indem sie den Unternehmen das Wohlstands- Brett vom Kopf genommen hat und sie gezwungen hat, neue Wege zu suchen und zu gehen. Mittlerweile sind die Vorteile von BPO mit reichlich Referenzen und Studien belegt und es gibt genug Beispiele in der Wirtschaft, was man tun und was man besser lassen sollte. Im Gartner Zyklus sind wir auf dem Plateau der www.competence-site.de Seite 2 Produktivität angekommen. Die anerkannten Vorteile des BPO führen jetzt dazu, dass vermehrt die Fachabteilungen der Unternehmen klar definierte Outsourcing- Prozesse anstoßen. Gerade die Führungskräfte in der Linie kennen ihre Prozesse, können sie beschreiben und daher auch definieren, welche Wertschöpfung die Auslagerung bringen kann. Der Trend geht also eher zum Service-Spezialisten und weg vom Generalisten. Jede Branche und Unternehmensgröße hat ihre speziellen Anforderungen, die man als Anbieter auch kennen und bedienen muss. VEDA hat daher das Lösungsangebot branchenspezifisch ausgerichtet, um diese Anforderungen perfekt erfüllen zu können. www.competence-site.de Seite 3 Fragenblock 2: BPO vs. Dienstleistung Einigen unserer Leser ist u.U. nicht klar, welche Dienstleistungen konkret mit HR-BPO verbunden sind bzw. wie weit die Unterstützung durch Partner gehen kann. Was ist Ihr Verständnis von HR-BPO und welche Dienstleistungen umfasst HR- BPO Ihrer Meinung nach? Antwort: HR-BPO ist nicht „l´art pour l´art“. Es geht immer um die Betrachtung der Gesamtprozesse eines Unternehmens, um entscheiden zu können, welche Bestandteile sich qualitätsgesichert oder gar qualitätssteigernd auslagern lassen. Kernprozesse oder Prozesse mit hoher Wertschöpfung sollten nicht ausgelagert werden. Dagegen lassen sich unterstützende und administrative Prozesse nach klaren Kriterien outsourcen. Es sei denn, die Leistung kann im eigenen Unternehmen preiswerter und (!) besser erbracht werden. Eigentlich ganz einfach. Was einfach klingt, muss aber nicht einfach sein, und so kann die falsche Motivation ein Outsourcing-Projekt sehr schnell zum Misserfolg führen. In unserer Betrachtungsweise muss ein Outsourcing Dienstleister diese prozessoptimierende Auslagerung sowohl langfristig als auch situativ umsetzen können. Während BPO vor allem das langfristige Auslagern von Prozessen beschreibt – also einen permanenten Service – geht es in Unternehmen immer öfter darum, Lastspitzen flexibel ausgleichen zu können. Ein Dienstleister muss beides können, damit die Prozesse wie Zahnräder ineinandergreifen. www.competence-site.de Seite 4 Fragenblock 3: HR-BPO-Projekte - Voraussetzungen, Aufwand, ROI HR-BPO ist nicht für alle Unternehmen gleich gut geeignet. Was müssen Unternehmen, die auf HR-BPO setzen wollen, Ihrer Erfahrung nach mitbringen? Welche Potenziale können Unternehmen realisieren bzw. wie wichtig sind z.B. Kosten- versus Qualitäts-/Nachhaltigkeits (?)-Aspekte? Wie hoch sind die Risiken zu scheitern? Wieviele Projekte scheitern wirklich und warum? Machen sich „outsourcende“ Unternehmen nicht abhängig von ihren Partnern? Antwort: Unternehmen die auf HR-BPO setzen möchten, müssen vor allem die Bereitschaft zur Veränderung, Optimierung und Zukunftsorientierung mitbringen. „War immer so schön ruhig hier“ – ist keine gute Voraussetzung für das Change Management, welches ein Outsourcing-Projekt immer mit sich bringt. Die Frage, die Unternehmen sich ernsthaft stellen müssen, lautet: „Bin ich bereit, Leute von außen an mein Unternehmen, an meine Prozesse heran zu lassen? Möchte ich auch unangenehme Wahrheiten hören? Bin ich bereit Veränderungen zuzulassen?“ Wer Prozesse auslagert, will Qualität sichern und steigern, will Prozesse optimieren. Es geht darum, die „Dinge“ besser zu machen, denn „billiger“ geht immer. Eine fiktive Ersparnis reicht bei weitem nicht als Grund für die Auslagerung von (Teil-)Prozessen. Pro oder contra Outsourcing entscheidet nicht der Kassenwart. Wer aus reinen Kostengründen outsourct wird oft scheitern, da Prozesse nicht optimiert, Potenziale nicht gehoben werden. Wenn z.B. eine Personalabteilung trotz Full-Service-BPO im Entgeltbereich die komplette Ablage „aus Gewohnheit“ doppelt macht, ist nichts gewonnen, auf keiner Seite. Outsourcing muss Freiräume für produktive und strategische Aufgaben schaffen, das reine „Abgeben“ schafft im worst case doppelte Arbeit, da ja zusätzlich der Dienstleister überwacht werden muss. Eine gewisse Abhängigkeit wohnt jedem Dienstleistungsverhältnis inne und wird – solange es nicht um Kernprozesse des Unternehmens geht – durch die www.competence-site.de Seite 5 Vorteile der Qualitäts- und Kompetenzsteigerung kompensiert. Das setzt natür- lich – siehe oben –Vertrauen voraus, schafft aber für die Personalabteilungen Freiräume. Sind die meisten Personalabteilungen zu Beginn eines Outsourcing- Prozesses im Bereich Payroll noch in der Lage eine Entgeltabrechnung zu „lesen“ und diese auch Steuer-/SV-rechtlich nachzuvollziehen, verlagern sie ihre Kompetenzen, durchaus gewollt, mit der Zeit auf andere Personalprozesse. Der Kunde kann und soll mittelfristig zum Beispiel eine ATZ-Höherversicherung bei Einmalbezügen nicht mehr „per Hand“ nachrechnen müssen. Gerade mittelständische Unternehmen können die Kompetenz der Personalabteilungen nicht in dem Umfang sichern, wie das für HR-BPO-Experten möglich ist. Für sie ist Entgeltabrechnung Kerngeschäft, daher verfügen sie immer über aktuellstes Wissen. Die Kunden verdienen ihr Geld mit anderen Dingen und können nicht ständig neue gesetzliche Anforderungen und versicherungstechnische Feinheiten kennen und umsetzen. Outsourcing ist im letzten Schluss nur die übliche Arbeitsteilung der modernen Marktwirtschaft: Jeder macht das was er am besten kann und alle profitieren davon! www.competence-site.de Seite 6 Fragenblock 4: Eigene Erfahrungen mit HR-BPO Der ein oder andere HR-BPO-Interessierte scheut das Engagement u.U. aus Unsicherheit, weil Erfahrungen zum Thema noch nicht umfassend bekannt sind. Können Sie in einem Beispielprojekt von Ihren eigenen HR-BPO-Erfahrungen berichten? Was waren in Ihrem Projekt bzw. Ihren Projekten Ausgangssituationen, Meilensteine, Herausforderungen, Ergebnisse? Welche Partner waren im Projekt engagiert und wer übernahm welche Rolle? Wie zufrieden sind Sie bisher mit den Ergebnissen? Antwort: Einige Beispiele und Referenzen finden sie im Newsbereich unter http://www.veda.net/news-media/news/presse-echo/. Kunden wie zum Beispiel GDF Suez, rhenag, die Musik Meyer GmbH oder die Hannoversche Volksbank nutzen BPO- oder ASP-Leistungen von VEDA z.B. in den Bereichen Personalmanagement, Entgelt und Zeiterfassung. Outsourcing-Projekte haben verschiedene Ausgangssituationen: Ein Kunde möchte Synergien nutzen, Kompetenz erweitern, eigene Mitarbeiter sinnvoller – da strategisch – einsetzen und/oder IT-Ressourcen optimieren.