5 Regeln zur Business Case Erstellung – Wie Sie einen Business Case optimal zur Entscheidungsunterstützung einsetzen

Ein Business Case wird oft herangezogen, um Entscheidungen in Unternehmen zu objektivieren. Ziel sollte sein, den entsprechenden Sachverhalt zu bewerten, um auf dieser Basis eine Entscheidung zu treffen. Doch viele Projektmitarbeiter verrennen sich in detaillierten Analysen und Berechnungen, die den Entscheidern letztlich doch nur eine sehr eingeschränkte Sicherheit geben. Diese fünf Grundregeln unterstützen Sie bei der Erstellung eines Business Cases und bewahren Sie vor unnötiger Verschwendung Ihrer Arbeitszeit.

1. Ein Business Case ist eine Hilfe zur Entscheidungsfindung und hat keinen Selbstzweck.
Bevor Sie einen Business Case erstellen, sollten Sie prüfen, ob es in dem speziellen Fall überhaupt sinnvoll ist. Teilweise neigen zentrale Abteilungen dazu, die Governance-Verantwortung über das nötige Maß zu erfüllen. So gibt es etwa Regeln, nach denen für alle Projekte mit einem Volumen über 50.000 Euro ein quantitativer Business Case erstellt werden muss. In vielen Fällen ist das aber nicht zweckmäßig. Wenn beispielsweise ein ERP-System migriert werden soll, da der Hersteller die alte Version nicht mehr unterstützt, ist kein Business Case zur grundsätzlichen Entscheidung mehr nötig. Hier lautet die Frage nicht, ob migriert werden soll, sondern, welche externe Unterstützung nötig ist. Die im Einkauf etablierten Auswahlverfahren sind hier ausreichend, bzw. besser geeignet.

2. Ein Business Case besteht nicht nur aus Zahlen.
Da es um die Objektivierung eines Sachverhaltes geht und nicht um eine einfache Berechnung, reicht eine rein quantitative Bewertung nicht aus. Ebenso wichtig ist eine qualitative Bewertung bestimmter Risiken und Konsequenzen. Versuchen Sie nicht, sämtlichen Nutzen und alle denkbaren Risiken in Euro auszudrücken, um zu der vermeintlich „richtigen Zahl“ zu kommen. Dabei bleiben oft wertvolle Informationen auf der Strecke. Die getroffenen Annahmen unterliegen einer stark subjektiven Sicht. Nehmen wir das Risiko: „fehlende Bereitschaft in den Business Units zur Veränderung“.  Direkt kalkulieren zu wollen, wie wahrscheinlich es ist, dass die Geschäftsbereiche die Veränderung nicht mittragen und welche wirtschaftlichen Auswirkungen das hat, ist der falsche Weg. Besser: die richtigen Management-of-Change-Maßnahmen identifizieren, um die Eintrittswahrscheinlichkeit von 52 Prozent auf 15 Prozent zu senken. Erst in einem zweiten Schritt erfolgt die wirtschaftliche Betrachtung der Maßnahmen und der Restrisiken.

3. Es gibt „die richtige Vorgehensweise“ zur Erstellung eines Business Case und nicht „das richtige Business Case Modell“.
In vielen Fällen gibt man internen Projektleitern und externen Beratern zu Beginn eines Projektes ein Business-Case-Berechnungsmodell an die Hand. Die Nutzung sei verpflichtend. Dabei kommt es bei der Erstellung eines Business Cases auf die richtige und logische Vorgehensweise an, und nicht darauf, dass einem Standard-Modell entsprochen wird. Denn ein Modell wird mitunter der jeweiligen Entscheidungssituation nicht gerecht. Glücklicherweise haben  einige Unternehmen das bereits verstanden und fragen nach Best Practices zur Vorgehensweise statt nach dem richtigen Business Case Modell.

4. Bevor man einen Business Case erstellt, muss man den Sachverhalt verstanden haben.
Die Analysephase in einem Projekt und die Erstellung des Business Cases sollten parallel ablaufen bzw. es kann auch bereits vor dem Projektstart ein Basismodell erstellt werden. So wird sichergestellt, dass sich das verwendete Modell auf die konkrete Entscheidung bezieht. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie zum Ende des Projekts versuchen, die erwünschten Zahlen irgendwie zusammenzubringen. Das Resultat einer solchen Vorgehensweise ist schlicht ein falsches, da objektiv nicht richtiges Ergebnis.

5. Ein Business Case wird für einen Entscheider erstellt.
Ein Business Case soll einen Entscheider oder eine Gruppe von Entscheidern, beispielsweise einen Projektlenkungsausschuss, bei der Beurteilung unterstützen. Bevor Sie einen Business Case erstellen, müssen Sie deshalb genau definieren, wer die Entscheidung trifft und nach welchen Kriterien entschieden wird. Wer entscheidet, lässt sich oft schnell klären. Wie die Entscheider zu ihrer Entscheidung kommen, ist hingegen schwierig vorab herauszufinden: Bevorzugen sie eher die Gesamtsicht, das so genannte Big Picture, oder verlangen sie nach Details? Entscheiden sie auf Basis der „nackten Zahl“ oder benötigen sie qualitative Mehrwertdarstellungen? Wer diese Fragen richtig beantwortet, kann den Business Case auf die Entscheider zuschneiden. Denn letztlich kommt es darauf an, den Entscheidern mit dem Business Case eine bestmögliche Entscheidungsgrundlage zu liefern.