Der Mensch im Mittelpunkt

Der Mensch im Mittelpunkt Mehr Qualität und Transparenz durch Personal-Management- Systeme in der Personalarbeit Die Verwaltung von Personalangelegenheiten kostet immer mehr Zeit und wird den Ansprüchen der Mitarbeiter und denen des Unternehmens nur selten gerecht. Oft liegen die Informationen über Fähigkeiten, Leistungskraft und Motivation der im Un- ternehmen tätigen Mitarbeiter nur in Papierform oder in verstreuten Insellösungen vor. Dabei sind diese Daten oft die Basis für das Bewerbermanagement, die Perso- nalentwicklung, die Personalplanung und die Steigerung der Innovationskraft. Die Aufbereitung der Daten ist allerdings sehr kosten- und zeitintensiv. Zeit, die Personal- verantwortlichen und Mitarbeitern für andere wichtige Tätigkeiten häufig fehlt. Au- ßerdem: Die Mitarbeiter des Unternehmens verändern sich. Sie bilden sich weiter, heiraten oder scheiden aus dem Unternehmen aus. Durch eine aufwändige Daten- Aufbereitung bleibt den Personalabteilungen aber kaum Zeit, die aktuellen Entwick- lungen im Sinne des Change-Managements zu verfolgen und zu erfassen. Durch die Flut der täglich zu erledigenden Routinearbeiten, fehlt den Mitarbeitern aber vor al- lem Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Auch das Skill-Management bleibt auf der Strecke. Die Verwaltung der Mitarbeiterfähigkeiten der Mitarbeiter im Unternehmen ist allerdings dringend notwendig, um diese ihren Skills entsprechend gezielt im Un- ternehmen einzusetzen. Ohne eine dauerhaft leistungsfähige, integrierte Softwarelösung wird ein modern agierender Personalbereich seine Aufgaben nicht mehr wirtschaftlich erfüllen kön- nen. Personal-Management-Systeme entlasten die Personalabteilungen nicht nur von administrativen Routinetätigkeiten, sie ermöglichen es dem Anwender außer- dem in kurzer Zeit wichtige Informationen abzurufen. Produktivität und Arbeitsqualität werden so nachhaltig gesteigert. Hat sich ein Unternehmen dazu entschlossen, ein Personal-Management-System anzuschaffen, stellt sich die Frage, welche Software sich für das Unternehmen am besten eignet. Die Auswahl einer Applikation für das Personal-Management fällt oft schwer, zu groß ist die Vielfalt der Softwarehersteller, die Anwendungen mit unterschiedlichen Funktionen anbieten. Um eine für das Un- ternehmen geeignete Lösung zu finden, sollte die Personalabteilung eng mit der IT- Abteilung des Unternehmens zusammenarbeiten. Die Mitarbeiter des Personalbe- reichs kennen die Bedürfnisse ihrer Abteilung am Besten und können so mit den Ex- perten aus dem IT-Bereich das richtige System auswählen. Die Lösung für viele Perso- nalabteilungen sind offene Systeme, die jederzeit mit anderen Lösungen verbunden werden können. Ein Beispiel für ein solches System ist die Personal-Management- Software PERIS 3010 der AZG System AG aus Hamburg. Das offene System kann durch vorhandene Standard-Schnittstellen in die unternehmensinterne IT-Infrastruktur und andere im Einsatz befindliche Anwendungen integriert werden. Durch die einfa- che Bedienung und den übersichtlichen Aufbau ist die Verwaltung persönlicher und unternehmensrelevanter Personalinformationen schneller und einfacher zu bewerk- stelligen. Personalfälle können von der Bewerbung bis zum Austritt aus dem Unter- nehmen durchgängig abgebildet werden. PERIS 3010 bietet zudem eine zentrale Datenbank, die alle Daten der Personalakten und Planstellen inklusive aller Daten der Lohn- und Gehaltsabrechnungen verwaltet. Doppelerfassungen sind nicht mehr nötig und für Auswertungen hat der Anwender, gemäß der ihm erteilten Rechte, Zugriff auf alle Daten. Die elektronische Personalakte bildet die Grundlage für effekti- ves Bewerbermanagement. Hier können Fortbildungsmaßnahmen, Mitarbeiterge- spräche, Lebensläufe, Sprachkenntnisse und andere Zusatzqualifikationen jedes Mit- arbeiters verwaltet werden. Die Stellenadministration unterstützt die Personalentwick- lung auf individueller und strategischer Ebene. Hier können aktuelle oder geplante Stellen erstellt, Projekte besetzt oder Experten identifiziert werden. Das System unter- stützt das Unternehmen dabei, eine elektronische Bewerberakte von der Stellenge- nehmigung bis hin zur Einstellung und dem ersten Arbeitstag als einheitlichen Prozess zu gestalten. Da die Personalkosten den größten Teil der Ausgaben in einem Unter- nehmen einnehmen, ist eine transparente Darstellung der Kosten nötig. In PERIS 3010 erhält man schnell und exakt einen Überblick über die aktuellen Werte aus den Lohn- und Gehaltsdaten, den Zielvereinbarungen und den Spesen und Zulagen. Der Einsatz einer Personalkostenhochrechnung-Gesamtübersicht dient vielen Unternehmen als wichtiges Planungs-, Überwachungs- und Steuerungsinstrument. Der Nutzen eines Personal-Management-System ist offensichtlich: Potenziale werden besser erkannt und gefördert, Personalkosten sind sofort im Überblick, die Personal- abteilung hat weniger Verwaltungsaufwand, arbeitet effizienter und ist transparenter. Kurzum: Dem Personalwesen bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.