Digital Services von Vivento

Zu welchem Gebirge gehört der Aktenberg? Digital Services Sie haben Fragen zu unseren Digitalisierungs-Services oder wünschen ein konkretes An- gebot? Rufen Sie uns einfach kostenlos an: 0800 330 67 67. Digital Services von Vivento ist einer der führenden Anbieter von Dienstleistungen zur Digitalisierung. Pro Jahr verarbeiten wir ein Scanvolumen von über 200 Millionen Seiten – so wird ein über die Jahre gewachsener Aktenberg schnell in seine „digitalen Bestandteile“ zerlegt. Und aus geschätzten 100 Höhenmetern Papier werden 300 Gigabyte auf der Festplatte. Denn die schönsten Berge sind nicht vom Menschen gemacht, sondern von der Natur! Wir bringen Ihre Papierunterlagen in digitale Bestform. zum Großteil von vereidigten Beamten durchgeführt. Somit ist ein gewissenhafter und diskreter Umgang speziell mit Ihren sensiblen Firmenunterlagen garantiert. Maßgeschneidert für Ihre Anforderungen. Unser modulares Portfolio beinhaltet: – Abholung der Dokumente und sicheren Transport der Unterlagen in eines unserer Hochleistungszentren Unsere Leistung ist Ihr Vorteil. – Entnahme von Briefen aus Kuverts, Entfernen von Heft- Digital Services gehört zu Vivento, einem Service-Unter- und Büroklammern, Vorsortierung nehmen der Deutschen Telekom AG. In diesem leistungs- – Scannen und Indexieren der Dokumente starken Konzernverbund bündeln wir für unsere Kunden – Aufbereitung der digitalen Unterlagen in jedem belie- die Zuverlässigkeit und Kompetenz eines der führenden bigen Dateiformat Technologie-Unternehmen zu einem umfassenden Dienst- – Implementierung eines Dokumentenmanagement- leistungsportfolio. In den wichtigen Bereichen Logistik, systems bzw. Integration der Dokumente in ein vorhan- Technik und Infrastruktur arbeiten wir eng mit T-Systems denes System International zusammen, dem IT-Dienstleister des Kon- – Vernichtung der Papierdokumente und umweltgerechte zerns. Die Dienstleistungen zur Digitalisierung werden Entsorgung bzw. sicheren Rücktransport der Dokumente Bauen Spinnen lokale Netzwerke? Die Bearbeitung einer einzigen Rechnung kostet Unternehmen im Durchschnitt acht bis zwölf Euro. Mit der digitalen Rechnungsbearbeitung durch Digital Services von Vivento werden diese Kosten deutlich reduziert. Denn die Rechnungen sind dann zentral gespeichert und können über das eigene Firmennetz gezielt abgerufen und schnell bearbeitet werden. Auf schnellen Zugriff setzt auch die Spinne – allerdings geht ihre Rechnung ohne moderne Netzwerktechnik auf! Wir automatisieren Ihre Rechnungsbearbeitung. gang bringt Ihnen übrigens sogar noch bares Geld – denn durch den schnelleren Rechnungslauf profitieren Sie in vielen Fällen von der vollen Skonto-Nutzung! Ihre Vorteile: – Prozess- und Kostenoptimierung – Bei Bedarf Kennzeichnung der Daten mit elektronischen Signaturen Straffen Sie Ihre administrativen Abläufe. – Überführung unterschiedlicher Formate in ein Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist weitaus güns- einheitliches Format tiger als die papiergestützte. Wir scannen Ihre Eingangs- – Rechtskonformes Ablegen durch digitale Signatur rechnungen automatisch und stellen sie Ihnen digitalisiert gem. GDPdU1 und revisionssicher zur Verfügung. Alle berechtigten Per- – Entlastung der Finanzbuchhaltung sonen der verschiedenen Abteilungen können per Mausklick – Anbindung an ERP2-Systeme auf die Rechnungsdokumente zugreifen. So lassen sich die – Voraussetzung für digitale Steuerprüfung Durchgangs- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen, 1 GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit die Bearbeitungskosten senken und die Prozesse schneller digitaler Unterlagen. und flexibler gestalten. Der elektronische Rechnungsein- 2 ERP: Enterprise Resource Planning. Kennen Brieftauben den Postweg? Zu einem lückenlosen elektronischen Prozessablauf gehört auch die Digitalisierung der Tagespost. Vivento digitalisiert automatisch in gesicherter Umgebung alle Briefe unmittelbar nach dem Post- eingang und sendet die Dokumente anschließend online an die Adressaten. Das ist Informationsauf- bereitung und -übertragung auf schnellstem Weg – sogar noch um ein Vielfaches schneller als die Luftpost per Brieftaube auf einem Direktflug. Wir schicken Ihnen die Tagespost online. Kundenanfragen viel schneller reagieren! Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die vollständige Auslagerung der Posteingangsbearbeitung, digitalisieren die Eingangsbe- lege und stellen die Daten Ihrem informationstechnischen System zur Verfügung. Ihre Vorteile: – Automatisches Erschließen von Dokumenteninhalten Von diesem Service profitieren Sie doppelt. – Automatisches Zuordnen der extrahierten Inhalte zu In vielen Unternehmen wird die eingehende Papierpost Bearbeitungsprozessen zentral geöffnet, angelesen, sortiert und manuell verteilt – – Verbessertes Monitoring des Bearbeitungsstandes eine mühsame Prozedur, die sich im Handumdrehen ver- – Bessere Verteilung von Belastungsspitzen einfachen lässt: Wir digitalisieren Ihre gesamte Tagespost – Effizienzsteigerung von bis zu 80 % und stellen die Kopien auf Wunsch schon nach drei Stunden direkt den einzelnen Abteilungen zur Verfügung. Das trägt nicht nur zu einer nachhaltigen Optimierung Ihrer Kostenstruktur bei, sondern wirkt sich auch positiv auf Ihre Kundenbeziehungen aus: Denn Sie können auf Wie durchsichtig ist transparent? Personalakten gehören zu den sensibelsten Dokumenten eines Unternehmens. Hier bietet Digital Services eine sorgfältige und diskrete Digitalisierung aller Unterlagen sowie eine intelligente Sicherheitslösung durch die Vergabe von Zugriffsrechten an. Wie die Struktur eines Libellenflügels: scheinbar durchsichtig, jedoch nicht an jeder Stelle transparent. Wir sorgen für mehr Flexibilität in Ihrem Personalmanagement. talisierten Unterlagen lassen sich vollständig und unver- änderbar reproduzieren. Zudem können sie elektronisch versiegelt, mit Zeitstempeln sowie digitalen Signaturen versehen werden. Ihre Vorteile: – Online-Zugriff von mehreren Personen gleichzeitig bei unterschiedlicher Berechtigung Verringern Sie Ihren Verwaltungsaufwand. – Suchfunktion für schnellen Datenzugriff Wir machen aus Ihren klassischen Personalunterlagen – Kein Aktentourismus elektronische Personalakten, die deutlich günstiger sind – Kosteneinsparungen (Lager, Personal) in Verwaltung und Archivierung. Weitere Pluspunkte: Die – Wegfall aufwändiger Anfragen in Personalabteilungen, digitalen Informationen lassen sich bequem für eine inte- da autorisierter Einblick jederzeit möglich grierte Personalverwaltung auf informationstechnischer – Schnellere Bearbeitung bei besserer Qualität Basis nutzen und ermöglichen schnelle und gezielte Zu- – Integration in Workflow-Systeme und andere IV-Systeme griffe für optimierte Abläufe in den Personalabteilungen. – Unterstützung von Standardisierungen und Automati- Ausgereifte Sicherheitslösungen gewährleisten dabei einen sierung im Personalmanagement geschützten Umgang mit den sensiblen Daten. Die digi- – Mehr Sicherheit vor Manipulation und Verlust Haben volle Räume Platzangst? Papier ist geduldig – und das in allen denkbaren Formaten.