Migration auf Voice over IP ohne zusätzliche Kosten

Migration auf Voice over IP ohne zusätzliche Kosten Zunehmender Datenverkehr und steigender Kostendruck zwangen die Deutsche Steinzeug Cremer & Breuer AG zur Überarbeitung ihrer Netzwerkinfrastruktur. Da kein zusätzliches Budget dafür vorhanden war, musste eine alternative Finanzierungslösung gefunden werden. Von Heike Lischewski, freie Journalistin in Berlin Unternehmen mit mehreren Niederlassungen brauchen eine sichere und schnelle Kommunikation zwischen allen Standorten – auch wenn die Anforderungen steigen. Gleichzeitig schrumpfen in vielen Firmen die Budgets für Informationstechnik und Telekommunikation (ITK). „Wenn wir Geld für unsere ITK-Landschaft ausgeben, müssen wir einen kurzfristigen Return on Investment erzielen“, schildert Friedrich Leeck, Leiter IT-Systeme und Netze bei der Deutsche Steinzeug Cremer & Breuer AG (DSCB) im nordrhein-westfälischen Alfter-Witterschlick, das Dilemma. Als größter deutscher Hersteller von keramischen Fliesen befand sich das Unternehmen in den letzten Jahren – so wie die gesamte Baubranche – in einem stagnierenden wirtschaftlichen Umfeld und hatte mit erheblichem Kostendruck zu kämpfen. Trotzdem wollte die DSCB nicht auf die Möglichkeiten einer Effizienzsteigerung durch die moderne ITK-Technologie verzichten. Etwa durch den Einsatz von Voice over IP (VoIP), also die Sprachkommunikation über das vorhandene Datennetz. Nach einer Untersuchung des Marktforschungsunternehmens Berlecon Research setzt in Deutschland bereits jedes dritte Unternehmen auf entsprechende Kommunikationslösungen. Auch der nordrhein-westfälische Fliesenhersteller nutzte – zumindest in seinem Corporate Network – schon länger die VoIP- Technologie und vernetzte darüber die Telefonanlagen an den einzelnen Standorten. „Doch zunehmender Datenverkehr und steigender Kostendruck zwangen uns dazu, die vorhandene Infrastruktur zu überarbeiten“, erinnert sich IT-Technikleiter Leeck. Zudem sollten mit Hilfe von VoIP neue Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung genutzt werden. Die Wurzeln der DSCB gehen zurück auf die beiden Firmen Deutsche Steinzeugwarenfabrik Aktiengesellschaft, gegründet 1890 in Mannheim, und Cremer & Breuer GmbH, die sich 1906 in Frechen niederließ. Nach vielfältigen Transaktionen ist die DSCB-Gruppe heute ein historisch gewachsenes Unternehmen, dessen Kerngeschäft die Herstellung keramischer Belagsmaterialien für nahezu alle Anwendungsbereiche umfasst. In den letzten Jahren konzentrierte sich die Steinzeug- Gruppe konsequent auf die inländische Produktion an den Standorten Meißen (Sachsen), Ötzingen (Westerwald), Schwarzenfeld (Oberpfalz), Sinzig (Rheinland-Pfalz) und Alfter-Witterschlick (Nordrhein-Westfalen). Dort befinden sich auch der Hauptsitz des Unternehmens und das zentrale Rechenzentrum. Das Rückgrat für die Geschäftstätigkeit bildet eine gewachsene ITK-Infrastruktur, die sich im Frühjahr 2005 folgendermaßen darstellte: An den einzelnen Standorten gab es gemietete Hicom- bzw. HiPath- Kommunikationssysteme von Siemens, die über das Corporate Network (CN) des Unternehmens auf Basis des Internet-Protokolls (IP) über Festverbindungen miteinander vernetzt waren. Die Laufzeit der Mietverträge betrug fünf Jahre mit jeweils unterschiedlichem Start und Ende. Parallel dazu existierten Lokale Netzwerke (LANs) in den verschiedenen Produktionsstätten. Sie basierten auf der Technologie des Herstellers Enterasys und verfügten über eine geswitchte Bandbreite von 100 Mbit/s. Um ihre Verfügbarkeit zu sichern, existierten – gestaffelt nach Wichtigkeit der einzelnen Komponenten – Serviceverträge mit Siemens. Hinweise darauf, dass diese Infrastruktur überarbeitet werden müsste, gab es an verschiedenen Stellen. So liefen die Komponenten in den LANs nicht immer stabil, Flexibilität und Durchsatz des Corporate Networks ließen ebenfalls zu wünschen übrig. Denn dessen vorhandene Bandbreite wurde zu zwei Dritteln bereits durch die Sprachübertragung ausgeschöpft. „Da wir die Telefonie zufriedenstellend realisieren wollten, blieb für den Datentransfer nur eine relativ schmale Bandbreite“, erläutert IT-Technikleiter Leeck. In der Folge entstanden beim Zugriff der Mitarbeiter an den Standorten auf das zentrale Rechenzentrum in Alfter-Witterschlick relativ lange Reaktionszeiten. Ein flexibler Ausbau der Performance innerhalb des bestehenden Systems war jedoch nicht möglich. Stattdessen hätten weitere Festverbindungen geschaltet werden müssen, um die Bandbreite für die Datenübertragung zu erhöhen. Leeck: „Für die dadurch entstehenden zusätzlichen Kosten war aber kein Budget vorhanden.“ Damit war die Aufgabe klar, die beinahe wie die Quadratur des Kreises erscheint: Qualitäts- und Leistungssteigerungen bei sinkenden Kosten. Zunächst sollte die vorhandene Fast-Ethernet- Infrastruktur der Lokalen Netze mit ihrer Bandbreite von 100 MBit/s zum Gigabit-Ethernet mit entsprechend höheren Übertragungsraten ausgebaut sowie auf den Einsatz von Voice over IP vorbereitet werden. „Wir versprechen uns davon weitere Kostensenkungen“, sagt Leeck. Außerdem erleichtere diese Technologie den Arbeitsalltag, weil beispielsweise nach einem Umzug die telefonische Erreichbarkeit der betroffenen Mitarbeiter wesentlich schneller wieder hergestellt werden kann. „Echtzeit-Kommunikation ohne Medienbrüche“ ist ein weiteres Ziel des VoIP-Ausbaus. Auch im Corporate Network zwischen den einzelnen Standorten sollte bei gleichzeitiger Kostenoptimierung die Leistungsfähigkeit durch höhere Bandbreiten verbessert werden. Die bestehenden Serviceverträge kamen ebenfalls auf den Prüfstand. „Wir wollten wissen, ob hier nicht Potenziale für Kostenreduzierungen versteckt waren“, so Leeck. Da für alle vorgesehenen Neuerungen kein zusätzliches Budget zur Verfügung steht, müssen sie aus dem laufenden Betrieb heraus finanziert werden. Die Consultants von Siemens Enterprise Communications, die bereits die Kommunikationsanlagen betreuten, erwiesen sich auch für diese ungewöhnliche Anforderung als zuverlässige und innovative Partner. Leeck: „Wir waren uns sicher, dass Siemens mit der anstehenden Migration der Telekommunikationstechnik keine Probleme haben würde.“ Ein wichtiger Punkt, da die Tätigkeit des DSCB-Vertriebs und die Außenwirkung des Unternehmens nicht etwa dadurch Schaden nehmen sollte, dass während der technischen Umbauphase bestimmte Telefonie-Leistungsmerkmale verschwinden oder gar die Erreichbarkeit plötzlich nicht mehr gesichert ist. Darüber hinaus wollten die Verantwortlichen zwar ein zentrales Design ihrer Informations- und Kommunikationslandschaft. Gleichzeitig sollte der künftige Dienstleister aber auch in der Lage sein, die Wartung vor Ort in den unterschiedlichen Regionen zwischen Sachsen und Nordrhein-Westfalen auf der Basis von hohen Serviceleveln zu gewährleisten. Und letztlich überzeugte auch ein innovatives Mietkonzept, das die Siemens-Consultants vorlegten, die Verantwortlichen bei dem Keramikhersteller. Es sah vor, dass Siemens Enterprise Communications die alte LAN-Landschaft von der Deutsche Steinzeug Cremer & Breuer AG zurückkauft und Finanzierung sowie Service künftig im Rahmen einer Mietlösung mit einem festen monatlichen Betrag abgedeckt werden. Die kompletten Betriebsausgaben für das neue Netz sind damit nur unwesentlich höher als die Servicekosten für die bisherige Infrastruktur. Durch diese Vereinbarung werden Budget und Bilanz der DSCB erheblich geschont, denn die Firmengruppe benötigte für die Neugestaltung ihrer Netzwerkinfrastruktur weder ein eigenes Investitionsbudget noch externe Finanzierungsmittel. Die einmaligen Installationskosten für die benötigten Komponenten wurden durch den Rückkauf des alten Netzwerkes mehr als ausgeglichen, sodass sogar noch eine Auszahlung vorgenommen werden konnte. Ein weiterer Vorteil: Die monatliche Miete gilt als Betriebsausgabe, mit der sich steuersparende Effekte nutzen und die Bilanzen entlasten lassen. Als technische Lösung für die Telekommunikationsinfrastruktur schlugen die Siemens-Berater vor, die bereits im Jahr 2003 begonnene Migration der noch vorhandenen Telefonanlagen vom Typ Hicom auf die Konvergenz-Plattform HiPath 4000 fortzusetzen und neue Gateways zu installieren. Durch den Einsatz in gemischten – das heißt leitungs- und paketvermittelten – Umgebungen ermöglicht HiPath 4000 den schrittweisen Übergang in die neue Welt der IP-Kommunikation. Als alle Einzelheiten geklärt und das Konzept abgesegnet war, gingen die Siemens-Experten an die Arbeit. Um den Geschäftsbetrieb der Deutsche Steinzeug Cremer & Breuer AG möglichst wenig zu unterbrechen, wurde zunächst an drei Wochenenden im September 2005 der LAN-Umbau an den dafür vorgesehenen Standorten realisiert. Dann fanden stufenweise die HiPath-Migration und die Neugestaltung des Corporate Networks statt. Nach fünf Wochen konnte das gesamte Projekt im Dezember 2005 ohne Reibungsverluste abgeschlossen werden. Im Bereich der Telekommunikation wurde durch den Umstieg auf Voice over IP die Flexibilität und Leistungsfähigkeit erheblich verbessert. Lässt die neue Lösung schon auf der technischen Seite keine Wünsche offen, so geraten die Verantwortlichen erst recht ins Schwärmen, wenn sie die kaufmännischen Effekte betrachten. „Wir haben unser laufendes Budget nur unwesentlich erhöht und trotzdem eine neue, stabile und zukunftsfähige VoIP-fähige Infrastruktur erhalten“, freut sich IT-Leiter Leeck. Die intelligente Rückkauf-/Mietlösung für die alten LAN-Komponenten habe es ermöglicht, die Installationskosten für die neuen Router und Switche problemlos auszugleichen. Durch die Neugestaltung der Mietverträge für die Telekommunikationssysteme konnten zudem die Wartungskosten in diesem Bereich um mehr als ein Drittel gesenkt werden, was sich auf monatlich etwa 8.500 Euro summiert. „Auf diese Weise mussten wir keine hohen Investitionen vornehmen, weil sich die Kosten für die neue Infrastruktur auf die Laufzeit der Systeme verteilen“, unterstreicht Leeck.