Mitarbeiterintegration - ein Kinderspiel

Mitarbeiterintegration – ein Kinderspiel Ein originelles und innovatives Konzept Abteilung A wird nach Standort C verlegt. Zwei bisher selbständige Bereiche werden zusammengefasst. Hinter solchen Maßnahmen stecken strategische Überlegungen, marktwirtschaftliche Erfordernisse. Der menschliche Aspekt dieser Entscheidungen darf jedoch nicht außer Acht gelassen werden. Mitarbeiter müssen sich auf neue Kollegen, auf neue Aufgaben und Strukturen einstellen. Für die Ray Sono AG war das Anlass eine originelle Lösung zu entwickeln – ein Konzept zur Integrationsförderung mit einem hohen Mehrwert. Die Bedeutung der Mitarbeiter als Human Capital ist inzwischen unbestritten. Das Wissen und Know-how der Mitarbeiter wird immer mehr der ausschlaggebende Faktor für Wettbewerbsfähigkeit und Erfolg vieler Unternehmen. Eine Voraussetzung dafür, dieses Wissen zu nutzen, ist Arbeitsfreude und Leistungs- motivation. Deshalb ist es wichtig, dass neue Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit ein positives Verhältnis zu ihren Arbeitskollegen, dem Unternehmen bzw. dem neuen Umfeld und somit zu ihrer Arbeit bekommen. Um das Kennenlernen der neuen und alten Kolleginnen und Kollegen in der inzwischen über verschiedene Standorte agierenden Firma zu erleichtern, kamen Mitarbeiter von Ray Sono unter Koordination der eigenen Personalabteilung auf die Idee, ein digitales Memory-Spiel für den Einsatz im Intranet zu konzipieren. Namen bekommen Gesichter memoRAY ist eine interaktive Intranet-Anwendung, die originell und innovativ das Thema Mitarbeiter- integration angeht. Unter Berücksichtigung der gängigen Datenschutzauflagen erscheinen die Porträtfotos der Mitarbeiter auf Memory-Karten. Die Fotos zeigen die Personen von allen Seiten. Dazu gibt es Kärtchen mit dem Namen der Mitarbeiter. Dann kann das Spiel beginnen: Bild zu Namen zuordnen, Paare bilden mit verschiedenen Ansichten einer Person. Die richtige Zuordnung von Bildpaaren führt dazu, dass nach und nach ein beliebiges Bild aus dem firmeneigenen Bilderpool aufgedeckt wird – das Foto vom Betriebsausflug, von der Weihnachtsfeier, von den Räumlichkeiten an den neuen Standorten. Und da es ein Spiel ist, gibt es natürlich auch eine Highscoreliste. Kollegen als Ansprechpartner Neben dem Spiel steht eine sogenannte Knowledge Base zur Verfügung. Dort sind zusätzliche Informationen zu jedem einzelnen Kollegen zu finden, z.B. welche Funktion er innehat, über welche Skills und Fähigkeiten er verfügt – eine Anwendung also, die sich für aktives Knowledge Management erweitern lässt. Eine zusätzliche, die Kommunikation fördernde Funktionalität bietet die memoRAY-Talk-Newsgroup. In diesem Forum können sich die Mitarbeiter austauschen. Das Konzept memoRAY ist so konzipiert, dass verschiedenen unternehmensrelevanten Aspekten Rechnung getragen wird. Seite 1 Kollegen spielerisch kennen lernen Da ist zunächst das Kennenlernen der Kollegen. Vorstellungsrunden kennt jeder. Wenn ein neuer Kollege vorgestellt wird, ist dieses Vorgehen auch durchaus in Ordnung. Wie sieht es aber aus, wenn eine ganze Abteilung auf einen Schlag vorgestellt wird, wenn die neuen Kollegen, mit denen eine enge Zusammenarbeit stattfinden soll, 800 km entfernt ihren Arbeitsplatz haben? Jeder kennt auch die verzweifelte Suche nach einem Ansprechpartner anhand einer Telefonliste. memoRAY ermöglicht es den Mitarbeitern unabhängig vom Standort, dann, wenn sie Zeit, Lust oder Bedarf haben, Kollegen kennen zu lernen und sich über sie zu informieren. Die Motivation wird durch den spielerischen Charakter erhöht. Wer möchte nicht unter den zehn Ersten der Highscoreliste stehen? Außerdem bedarf es keiner langen Einführung. Jeder kennt das Spiel Memory aus seiner Kindheit, insofern ist der Einstieg in MemoRAY sehr leicht. Die Phase des persönlichen Kennenlernens spielt natürlich auch weiterhin eine wesentliche Rolle. Unterschiedliche Standorte, aber vor allem die radikale Veränderung der Arbeitswelt führen jedoch dazu, dass Mitarbeiter immer mehr virtuell zusammenarbeiten. Der persönliche Kontakt ist nur mehr selten gegeben. Informationen bereitstellen Die Integration der Knowledge Base in memoRAY bietet die Gelegenheit, mehr über seine Kollegen zu erfahren. In der Knowledge Base werden die Grunddaten der Mitarbeiter vom Administrator eingestellt. Alle weiteren Informationen zu seiner Person, zu seinen Fähigkeiten und Kenntnissen pflegt der Mitarbeiter selbst ein. Da die Mitarbeiter ihr Profil selbst eingeben und pflegen, trägt die Knowledge Base auch dazu bei, die Bereitschaft zum Teilen und Austauschen von Wissen im Unternehmen zu fördern. Wissensmanagement wird somit zu einem lebendigen Prozess, der von jedem einzelnen mitgestaltet wird. Für das Unternehmen bedeutet dies, dass Informationen schneller beschafft und Arbeiten effizienter erledigt werden, da mühelos ein kompetenter Ansprechpartner gefunden werden kann. Der Wettbewerbscharakter des Spiels überträgt sich zudem auf positive Weise auch auf die Pflege der eigenen Daten und sorgt so für aktuelle und brauchbare Informationen. Wer möchte schon gefragt werden, warum er keine Skills eingegeben hat und somit als unkooperativ gelten. In Zukunft wird die Highscoreliste im Wettstreit "Wer gehört zu den gefragtesten Experten?" die Spiel-Highscores ablösen. Kommunikationsforum Die Kommunikation über die memoRAY-Talk-Newsgroup ist ein weiteres Feature, das den Austausch untereinander anregt. Auch wenn zu Beginn nur Highscores kommentiert werden, folgt nach der Erfahrung von Ray Sono schnell ein Austausch zu anderen Themen. Jeder hat die Möglichkeit, Themen zu eröffnen, eigene Beiträge einzustellen oder die von Kollegen zu kommentieren. Seite 2 Nicht zuletzt kann memoRAY wirkungsvoll und ganz unaufwändig für die Entwicklung der unternehmensweiten Corporate Identity genutzt werden. Die Hintergrund-Bilder, die sich beim Memory-Spiel aufdecken, können bei entsprechender Auswahl – z.B. Fotos von Events, Veranstaltungen – die Firmen- philosophie transportieren und somit identitätsstiftend wirken. Das technische Konzept Die technische Umsetzung des Konzeptes zeichnet sich durch seine Offenheit aus. memoRAY ist so konzipiert, dass nahezu alle denkbaren Erweiterungen realisierbar sind. Ebenso kann die Anwendung mit nur geringem Aufwand in andere Umgebungen portiert werden. Die programmiertechnischen Grundlagen bilden HTML und Java Script. Flexibilität besteht auch bezüglich der Einbindung weiterer multimedialer Technologien, z.B. der Integration von Audio. Die Verwendung offener Standards ermöglicht es, die Anwendung sowohl als stand-alone-Lösung einzusetzen als auch in bestehende Intranet-Lösungen einzubinden, um bereits vorhandene Daten zu integrieren. Spielen ist nicht produktiv? Sicherlich wird man mancherorts dieser spielerischen Lösung mit Skepsis begegnen. Spielen weckt ungute Assoziationen – Mitarbeiter jagen Moorhühner statt sich um ihre Aufgaben zu kümmern. Seite 3 MemoRAY hat mit dieser Art von Zeitvertreib wenig zu tun. Das Spiel ist schlicht und einfach konzipiert, die Bedienung ist simpel. Zudem ist es inzwischen in der Lerntheorie unumstritten, dass Lernen mit Spaß zu besseren Erfolgen führt. Das Konzept von memoRAY trägt dieser Erkenntnis Rechnung. Die Mischung aus Entertainment, Infotainment und Knowledge Management bietet Spaß beim spielerischen Kennenlernen der Kollegen, der Teammitglieder und der verschiedenen Standorte. Der Wettbewerbscharakter weckt den Ehrgeiz zu lernen. In der Knowledge Base macht jeder sein Wissen und Können publik und „outet" sich somit als optimaler Ansprechpartner für Problemstellungen und Aufgaben. Auf diese Weise entsteht eine informelle familiäre Community, die zum einen ein wichtiges Informationsnetzwerk darstellt, zum anderen aber auch die Mitarbeiter an ihr Unternehmen bindet. Einsatzszenarien für memoRAY Bei der Ray Sono AG ist die Anwendung inzwischen fester Bestandteil bei Einführungsveranstaltungen für neue Mitarbeiter. Die Resonanz ist außerordentlich positiv. Das Spiel schafft einen lockeren Einstieg und ermöglicht eine einfache Kontaktaufnahme zu den Kollegen, sei es direkt mit einem „Oh, Sie habe ich in memoRAY noch nicht gesehen!" oder über die memoRAY-Talk-Newsgroup, in der man alte Hasen fragen kann, wie sie den Super-Highscore geschafft haben. Gerade die Knowledge Base findet bei den Mitarbeitern großen Anklang. Hier können sie sich einen Überblick über das Know-how ihrer Kollegen verschaffen, Kollegen mit einem ähnlichen Aufgaben- spektrum finden und die Mitarbeiter der anderen Standorte oder der neuen Abteilung gezielt kennen lernen. Bei entsprechender Erweiterung der Suchfunktion ist die Knowledge Base auch ein wertvolles Instrument für Projektmanager bei der Suche nach der richtigen Besetzung ihres Teams. Last but not least eignet sich memoRAY, um die Attraktivität des Intranets zu steigern. Viele Firmen kennen die Problematik: Es wird viel Geld und Kapazität in die Entwicklung eines Intranets investiert. Die hohen Erwartungen an ein Return on Investment erfüllen sich jedoch nicht, die Nutzung ist eher zurückhaltend. Häufige Kritikpunkte der Mitarbeiter sind Trockenheit der Inhalte, Überflutung mit Informationen. Entscheidend für die Akzeptanz des Intranets ist neben der Aktualität der bereitgestellten Informationen vor allem die aktive Einbindung der Mitarbeiter. Die interaktiven und kommunikativen Elemente von memoRAY bilden einen Gegenpart zu der passiven, rein rezeptiven Informationsaufnahme. Die Inhalte in der Knowledge Base nehmen die Mitarbeiter in die Pflicht, so dass jeder sich für das Intranet mitverantwortlich fühlt.