Unified Communications (UC) - Logical progression in communications, comprising internal staff, suppliers, customers as well as machine-to-machine

Experten Interview Interviewrunde: „Unified Communications“ - Status Quo, Erfolgsfaktoren, Lösungen „Unified Communications“ - Status Quo, Titel des Interviews: Erfolgsfaktoren, Lösungen Name: Dan Bieler Director Consulting, European Telecom- Funktion/Bereich: munications & Networking Organisation: IDC Central Europe GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, Das Thema „Unified Communications“ wird Unternehmen derzeit von vielen Seiten nahe gelegt. Die Wettbewerbsvorteile, die sich aus integrierter und ver- einheitlichter Kommunikation ergeben, versprechen enorm zu sein, gleichzeitig positionieren sich Anbieter aus dem IT und TK-Umfeld mit sehr unterschiedli- chen Ansätzen zur konkreten Umsetzung von „Unified Communications“. Wie Berlecon's Studie „VoIP und Unified Communications 2008“ zeigt, besitzt bisher keine Anbietergruppe das alleinige Vertrauen der CIOs, Kompetenz für die Um- setzung erfolgreicher „Unified Communications“-Projekte zu bündeln. In dieser Competence-Site Interviewrunde stellen Experten aus Forschung und verschiedenen Unternehmen ihre Sicht auf das Thema dar. Dabei wird der Be- griff „Unified Communications“ zunächst aus den verschiedenen Perspektiven definiert und im Folgenden die Relevanz für einzelne Zielbranchen und -Abtei- lungen hinterfragt. Außerdem gehen die Teilnehmer auf die Erfolgsfaktoren und die messbaren Ergebnisse möglicher Projekte ein und zeigen, welche Unter- stützung sie Interessenten zum Thema bieten können. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Experten Interview Sehr geehrter Herr Bieler, Frage 1: Definition „Unified Communications“ Der Begriff "Unified Communications" ist aktuell ein vielseitig genutztes Schlagwort - Was ist darunter zu verstehen? Was sind die Kernaspekte und warum muss das Thema jetzt auf die Agenda von IT und Management? Antwort Dan Bieler: UC is the logical progression in communications, comprising internal staff, suppliers and customers as well as machine-to-machine. Für die meisten Anwender bedeutet UC in erster Linie die Integration von Sprache, Messaging (d.h.: Email und Instant Messaging), Kontaktmanagement und Prä- senzfunktionen. Der Kommunikationsaspekt bleibt bei den Anwendern im Vor- dergrund; doch beginnen diese inzwischen die neuen Möglichkeiten der Inte- gration von Kommunikation und ITFunktionalität zu erkennen. Einige Anwender sind bereits dabei, auch Videofunktionalität und verschiedene Web 2.0 Applika- tionen (z.B.: Wikis, Blogs, Social Networking oder Mashups) in ihre UC-Lösun- gen zu integrieren. Einige wenige Anwender haben UC bereits in ihre bestehen- den CRM- und ERP-Systeme integriert. The key underlying drivers for UC rela- te to the requirement for greater efficiency and optimized business processes. In particular, the need for more mobility and collaborative working across virtual teams drive UC. Frage 2: Vorteile und Messbarkeit von „Unified Communciations“ Wie kann "Unified Communications" operativ und strategisch Vorteile für Un- ternehmen bringen, wie schnell treten diese Vorteile ein und sind diese auch messbar? Antwort Dan Bieler: UC provides an approach to address the changing trends in communi- cations in order to reap the benefits of advanced communications:busi- ness efficiency (availability of staff through presence functionality, more efficient order entry and billing, up-to-date data, more effective call centers, better CRM solutions); cost reduction (free internal calls, fixed-mobile-convergent solutions, reduced travel costs); new forms of communications (ability to share screens, possibility to integrate CRM and ERP with communications, text-to-speech, in- www.competence-site.de Seite 2 Experten Interview stant messaging); regulation (meet regulatory requirements more effectively). Derzeit gibt es keine wahre Methode, um die Rendite von Unified Communicati- ons exakt zu messen. Dies ist teilweise darauf zurückzuführen, dass Effizienz- gewinne nur schwer festzuhalten sind. Frage 3: Zielbranchen und -abteilungen Für welche Branchen oder Unternehmenstypen ist "Unified Communications" besonders wichtig? Welche Abteilungen sollten sich mit "Unified Communicati- ons" beschäftigen? Antwort Dan Bieler: The most active business areas for UC we detect come from facility management and transport and logistics. Significant interest in UC from a vertical sector comes from utilities. Frage 4: Erfolgsfaktoren von Unified Communications-Projekten Wie sieht ein typisches Projekt zur Planung und Realisierung von "Unified Communications" Projekt aus? Was sind kritische Projektphasen bzw. Erfolgs- faktoren in der Umsetzung? Antwort Dan Bieler: - Infrastruktur: Integration von Mobile Technologie mit IP Infrastruktur - Planung: Analyse der Risiken, Verinnerlichung der Ergebnisse und Umsetzung der Lösung - Nutzung: Schule und ermutige Benutzer (Chancen, Nutzen, Anwendung, Risi- ken usw) - Mensch: regelmäßige informelle Zusammenkünfte - Sicherheit: neue Realität der vielfachen “Network edges” bedarf neuer Sicher- heitsvokehrungen www.competence-site.de Seite 3 Experten Interview 5. Ausblick für die Zukunft Wie positionieren Sie und ihre Organisation sich zu "Unified Communications", wo stehen wir technologisch und organisatorisch in 5 Jahren? Antwort Dan Bieler: UC potentially affects the entire firm. UC has different implications de- pending on which departments use UC and how they deploy UC. Hence, the challenges of UC are context-specific. The biggest overarching chal- lenge for UC we see relates to a comprehensive UC strategy. Our discussions with CIOs suggest that the majority of businesses underestimate the impact that the migration to UC has on business processes and company cultures. We be- lieve that UC manifests itself in changing business processes. We believe that business culture will inevitably be effected by UC over the medium- to long- term. Most businesses to day, however, do not recognize this need for "mana- ging change". Most businesses "stumble" into the UC environment, initially focu- sing on the technological transformation and challenges. We believe that tech- nological challenges are the easy challenges Vielen Dank für das Interview! www.competence-site.de Seite 4