Videokonferenzlösungen nach spätestens drei Jahren amortisiert: 30 Prozent der Geschäftsreisen lassen sich einsparen

Experten Interview Videokonferenzlösungen nach spätestens drei Jahren amortisiert: 30 Prozent der Geschäftsreisen lassen sich einsparen Interviewrunde: Titel des Interviews: „Web- & Videokonferenzen“ - Anforde- rungen, ROI, Erfolgsfaktoren Name: Kay Ohse Funktion/Bereich: Regional Sales Director Germany Organisation: Polycom Liebe Leserinnen und liebe Leser, Videokonferenzsysteme kommen in Unternehmen im Rahmen ganzheitlich an- gelegter Unified-Communications-Strategien zunehmend zum Einsatz. Gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten, in denen etwa Reisekosten minimiert werden müssen, bringen sie große Vorteile. Die heute erhältlichen Technologi- en sind bereits so ausgereift, dass schon mit den Standardausführungen Mehr- punkt-Konferenzen in Full-HD Bildqualität durchgeführt werden können. Wie die Systeme die Kommunikation in Unternehmen verbessern können, was es alles zu beachten gibt und wie schnell sich die Investitionen rechnen, darüber spricht in diesem Interview Kay Ohse, Regional Sales Director Germany bei Polycom. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Experten Interview Sehr geehrter Herr Ohse, Frage 1: Anforderungen Kann eine Videokonferenz ein reales Face-to-Face-Meeting ersetzen? Was muss eine Lösung können, damit der Komfort eines echten Meetings entsteht? Antwort Kay Ohse: Insbesondere interne, regelmäßige und internationale Besprechungen oder Schulungen können durch Videokonferenzen ideal ersetzt wer- den. Voraussetzung dafür ist, dass der Teilnehmer möglichst wenig von der Technik im Hintergrund mitbekommt und einfach nur durch einen einzigen Knopfdruck an der Videokonferenz teilnehmen kann. Bevor ein Unternehmen sich für eine Lösung entscheidet, sollten aber einige wichtige Entscheidungen getroffen werden: Welcher Funktionsumfang ist gewünscht? Sollen beispiels- weise nur Punkt-zu-Punkt oder auch Multipoint-Verbindungen aufgebaut wer- den? Reicht mir ein Desktop-System oder möchte ich einen kompletten Raum ausstatten? Die Telepresence-Lösungen von Polycom in Verbindung mit Full- HD-Bildschirmen stehen für ein völlig neues Benutzererlebnis in Videokonferen- zen. Die Gesprächspartner erscheinen lebensgroß und selbst feinste Nuancen in Sprache, Bild und Multimedia-Inhalten sind erkennbar. Die realistische Bild- und Tonwiedergabe lässt die räumliche Distanz zwischen den Teilnehmern ver- gessen, fördert die Interaktion der Teilnehmer und sorgt so für ein hohes Maß an Effizienz und Produktivität. Persönliche Treffen, insbesondere bei neuen Ge- schäftsbeziehungen und dem „ersten kennen lernen“ werden aber kaum ersetz- bar. Frage 2: Abgrenzung Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen professionellen Web Confe- rencing Lösungen und kostenfreien Tools wie z.B. Skype? Antwort Kay Ohse: Die Entscheidung, welche Lösung man einsetzt, hängt davon ab wel- che Anforderungen man hat. Für einen professionellen und unterneh- mensweiten Einsatz eignen sich die kostenfreien Tools weniger, da die Qualität der Videoübertragung zu gering ist um scharfe und detaillierte Bilder zu liefern, die Klarheit der Sprachübertragung nicht ausreicht und eventuell Bild und Ton nicht synchron sind. Professionelle Lösungen bieten dagegen eine echte „face- www.competence-site.de Seite 2 Experten Interview to-face“-Kommunikation, bei der auch die kleinsten Details in Sprache und Ges- tik in Echtzeit übertragen werden. Missverständnisse werden so vermieden und die Zusammenarbeit wird effektiver und effizienter. Und da beispielsweise Poly- com hoch auflösende Videoverbindungen bereits mit Bandbreiten von 256 kbps unterstützt , sind für so eine professionelle Lösung auch keine großen oder teu- ren IP-Netzwerke erforderlich. Frage 3: ROI & Amortisation Wovon ist der ROI einer Video-Conferencing-Lösung abhängig? Wie schnell kann sich eine solche Lösung amortisieren? Was wird konkret eingespart? Können Sie einen Business Case für erfolgreichen Einsatz von Video Confe- rencing beschreiben? Antwort Kay Ohse: Es gibt kaum eine andere Technologie bei der Verantwortliche den ROI so genau berechnen können wie bei Videokonferenzsystemen. Wenn regelmä- ßige Meetings die eine erhebliche Reisestätigkeit bedingen durch Videokonferenzen ersetzt werden, ist die Amortisation sehr schnell getätigt, da die durchschnittlichen Kos- ten pro Geschäftsreisen 148 Euro pro Geschäftsreisender pro Tag betragen,laut VDR- Geschäftreisenanalyse 2007. Polycom geht davon aus, dass etwa 30 Prozent der Ge- schäftsreisen eingespart werden könnten. In unserer Erfahrung ist ein Videokonferenz- system nach spätestens drei Jahren amortisiert. Die Goldbeck GmbH in Bielefeld weiß die Vorteile von Videokonferenzen schon seit ei- niger Zeit zu schätzen. Hoch spezialisiert fertigt Goldbeck Industriebauten. Mit seinen Bausystemen errichtet das Unternehmen aus vorgefertigten Elementen beispielsweise Gewerbebauten oder auch Parkhäuser. Die Goldbeck GmbH ist konsequent dezentral organisiert, sie produziert in mehreren Werken, hat Niederlassungen und Geschäfts- stellen von Birmingham bis Krakau und von Hamburg bis St. Gallen sowie drei deut- sche Regionalgesellschaften mit unterschiedlichen Aufgabenschwerpunkten. Das hat zwei Folgen: Zum einen wird viel gereist, zum anderen wird viel und auf technisch ho- hem Niveau kommuniziert, denn die Systembauweise benötigt detailgenaue Planung. . Begonnen mit einer Einsteigerlösung, hat Goldbeck aktuell 34 Polycom-Systeme vom Typ VSX 6000 sowie VSX 7000 im Einsatz. Wie etwa in den drei Regionalgesellschaf- ten Bielefeld, Plauen und Hirschberg. Bis zu fünf Stunden stimmen sich die Verantwort- lichen der kaufmännischen, der technischen und der Verwaltungsabteilungen von Goldbeck über regelmäßige Videokonferenzen ab. Durch die Einführung des Polycom Videokonferenzsystems hat das Unternehmen seine Reisekosten gesenkt, realisiert www.competence-site.de Seite 3 Experten Interview mehr und vor allem bessere Meetings, die mit einer herkömmlichen Telefonkonferen- zen bei weitem nicht mehr vergleichbar sind. Frage 4: Erfolgsfaktoren Nennen Sie stichwortartig drei Faktoren, von denen der Erfolg von Videokonfe- renzen im Unternehmen abhängig ist! Antwort Kay Ohse: 1. Die Nutzung der Lösungen sollte zu jeder Zeit und von jedem beliebigen Ort aus erfolgen können 2. Damit die Benutzer eine Lösung auch wirklich akzeptieren und einsetzen, muss diese so anwenderfreundlich und so einfach wie möglich sein. 3. Interoperabilität, das heißt das System sollte sich problemlos in das bereits bestehende Netzwerk integrieren lassen. Vielen Dank für das Interview! www.competence-site.de Seite 4