Eine Praxisschau der Budget- und Absatzplanung

Fachartikel Planung ersetzt Zufall durch Irrtum – oder? Eine Praxisschau der Budget- und Absatzplanung Von Jörg Theobald ORBIS AG artikel Fach- Planung ersetzt Zufall durch Irrtum – oder? Wenn es um das Thema Budget- oder Absatzplanung Das Auftragsbuch geht, teilt sich die Welt in zwei Lager. Manche arbei- Der Absatzplan ist recht statisch. Er entsteht zu festen ten interaktiv, nutzen Planungshierarchien und mo- Terminen und stellt reine Fleißarbeit dar. Wenn sich derne Werkzeuge. Andere arbeiten eher listenbasiert die Nachfrage im Nachhinein anders dargestellt hat, und schwören immer noch auf Excel und die Tabel- wird der Plan in den vergangenen und in der aktu- len, in denen sich alle erdenklichen Zahlen, Daten und ellen Periode korrigiert. Dann kann man auch gleich Fakten so schön ordentlich darstellen lassen. Das liegt ablesen, wie der Zielerreichungsgrad momentan ist. an der wohlbekannten Arbeitsumgebung, die einem Damit weiß man, ob in Summe wirklich noch Umsatz das Gefühl gibt, auf bekanntem Terrain zu sein und fehlt oder ob es nur Verschiebungen innerhalb des vollkommen flexibel mit Formeln und Berechnungen Produktspektrums waren. Dann wäre es ja nicht so jonglieren zu können. Das ist menschlich durchaus schlimm – oder? nachvollziehbar, daher ist Excel auch noch immer der unangefochtene Marktführer in Sachen „Planung“. Die Jonglage Allerdings werden hier oft Frontend, Datenbank und Hier ein wenig mehr, dort ein bisschen weniger – die Absatzplanungsfunktionalität in einen Topf gewor- Zahlen werden akribisch auf niedrigster Ebene abge- fen. Während das Frontend nahezu perfekt ist, bieten stimmt. Der Plan ist am Ende perfekt und bildet die Tabellenkalkulationen für andere wichtige Teile der zum aktuellen Zeitpunkt bestmögliche Einschätzung Absatzplanung meist keinerlei Funktionalität. der zu erwartenden Umsätze ab. Leider ist diese Bot- tom-up-Vorgehensweise sehr aufwändig und kann keinesfalls in gleicher Qualität monatlich rollierend 1.) Die Datentypisten über das ganze Jahr fortgeführt werden. Am Ende Die listenorientierte Arbeitsweise wurzelt meist in der des Jahres ist dieser Absatzplan nur noch ein Schatten Historie. Früher waren hier Papierlisten im Einsatz. seiner selbst. Aber soll man denn seine ganze Zeit mit Die Planung erfolgt nahezu vollständig manuell. Da- der Planung verbringen? für ist sie für den einzelnen Planer stets nachvollzieh- bar, transparent und performant. Letztlich arbeitet In den geschilderten und anderen Fällen ist oft zu man eine lange Liste von oben nach unten ab. Tabel- beobachten, dass die Planung über lange Zeit, ins- lenkalkulationen oder Derivate gelten hierbei mittler- besondere für die zukünftigen Perioden, nahezu un- weile als das Nonplusultra – man kann die Planung verändert bleibt. Erstens weiß man ja sowieso nicht, leicht anpassen, Summen und Prozentwerte werden wo man Änderungen vornehmen sollte und zwei- immer online mitberechnet und die Planungsblätter tens ist die Liste ja auch so furchtbar lang. Letztlich sind nach ein paar Klicks auch gleich als Auswertung zielt diese Art der Planung eher auf das Summenziel. zu gebrauchen. Auf eine Kennzahl oder Berech- Egal, was der Markt abnimmt, es sind doch immer nungsformel mehr oder weniger kommt es nicht an. alles die gleichen Euro. Wenn der sich aus der Ist- So vergeudet man keine Zeit mit der Planung und Nachfrage ergebende Produktmix aber andere Kom- weiß jederzeit, wo man beim Erfüllungsgrad seiner ponenten oder Ressourcen braucht, als aufgrund der Vorgaben und Ziele planmäßig steht. Planzahlen bereitgestellt wurden, müssen Einkauf und Produktion eben flexibler werden. Es gibt doch Aber was erwarten wir von einer echten Planung? Lean-Management, One-Piece-Flow und moderne Sollte die Absatzplanung nicht die Basis für strate- Software, die kurzfristige Planungsänderungen ganz gische und im näheren Zeithorizont sogar für ope- einfach machen. rative Entscheidungen sein? Kann man das auf diese Weise zuverlässig erreichen? Es lauern auch an ande- ren Stellen inhaltliche Gefahren. Zum Beispiel: 2.) Die Planer Diese Spezies hat gelernt, dass ein guter Absatzplan Die selbsterfüllende Prophezeiung andere Qualitäten haben muss. Nichts gegen flexi- Oft entsteht der Absatzplan nur als selbsterfüllende ble Folgeprozesse, aber das funktioniert erfahrungs- Prophezeiung. Die Budget- oder Vertriebsvorgaben gemäß am besten im Rahmen einer bestimmten werden über die Preise in Wunsch-Absatzmengen Schwankungsbreite. umgerechnet. Der Vertrieb versucht nun natürlich, die Produkte auch in dieser Schichtung an den Mann Ein inhaltlich guter Absatzplan basiert im Wesent- bzw. die Frau zu bringen. Wenn das klappt, ist alles lichen auf Wissen und Erfahrung. Dazu braucht es ein perfekt. Aber was ist, wenn die Nachfrage anderen einfach handhabbares Tool. Bis hierhin sind Excel & Einflussfaktoren folgt? Co. gut im Rennen. Effizienz und Aktualität sind aber Faktoren, für die es mehr braucht, als eine elektrifi- zierte Liste. artikel Fach- Planung ersetzt Zufall durch Irrtum – oder? Statistische Prognosen helfen bei der Plausibilisierung. zulassen. Nur so kann man Zusammenhänge und Mit ihrer Hilfe kann man auch zur Effizienzsteigerung Erklärungsansätze in den Daten ermitteln und ge- beitragen, indem Produkte mit stetigem Absatz voll- zielt reagieren. Hier kann man auch erkennen, dass automatisch beplant werden. Interaktive Selektions- Planung und Auswertung verschiedene Seiten der- möglichkeiten über verschiedene Hierarchien lassen selben Medaille sind. Insofern ist es auch sinnvoll, bei der Top-Down-Planung die Muskeln spielen. So diese Aspekte funktional zu trennen. Eine effiziente lässt sich bei der rollierenden Aktualisierung viel Ar- Plan-Eingabemaske ist nicht gleichzeitig ein perfektes beit sparen. Eine zentrale Datenbasis hilft bei der Nor- Auswertungstool. Darin besteht ein weiterer Nach- mierung und Weitergabe der Plandaten. Und nicht teil der Tabellenkalkulationen, aber auch ein häufiger selten ist es hilfreich, auf des Volkes Stimme zu hören. Designfehler bei der Implementierung von modernen Wichtige Kunden oder das Heer der Außendienstler Planungswerkzeugen. kann man heutzutage über das Internet an der Pla- nung beteiligen. Fazit Neben diesen Pflichtübungen bieten gute Planungs- Das Erfolgsrezept liegt in einem in sich logischen, auf werkzeuge noch eine Fülle von weiteren, im Einzel- das Unternehmen zugeschnittenen Planungsprozess. fall sinnvollen Funktionen wie zum Beispiel Promo- Flankierend hierzu braucht es passende Profi-Werk- tionsplanung oder Lebenszyklusmanagement. Solche zeuge. Um Missverständnissen vorzubeugen. „Guter Extras sollte man aber mit Bedacht auswählen, sonst Plan“ heißt nicht „perfekte Vorhersage“. Manche wird es unnötig komplex und der Vorteil eines Pla- sagen auch: „Planung ersetzt Zufall durch Irrtum“. nungswerkzeuges verkehrt sich schnell ins Gegenteil. Ein adäquates Planungswerkzeug hilft aber, die Pla- nungsgenauigkeit zu verbessern, indem es für Effizi- Ein ganz wichtiger Aspekt sind auch Auswertungen, enz sorgt. Und es unterstützt die Planer dabei, Fehl- mit deren Hilfe ein Planer überwachen kann, wo sich einschätzungen möglichst schnell zu erkennen und Planabweichungen ergeben haben. Summarische konsistent zu korrigieren. Auskünfte wie man sie über Filter, Zwischensummen und Sortierungen aus der Fraktion der Tabellenkal- kulationen kennt, sind hier überfordert. An dieser Stelle sind flexible Data-Mining-Funktionen gefragt, die freie Selektionen durch verschiedene Hierarchien Fachartikel Planung ersetzt Zufall durch Irrtum – oder? Autor: Jörg Theobald Kontakt ORBIS AG Nell-Breuning-Allee 3-5 66115 Saarbrücken Tel.: +49 (0)6 81/99 24-0 Fax: +49 (0)6 81/99 24-222 Internet: www.orbis.de eMail: info@orbis.de Fotos: © pressmaster - Fotolia.com