Die weltweite Mitarbeiterbefragung im Rahmen des HR-Strategie- und Controllingprozesses der Evonik Industries AG

Case Study Die weltweite Mitarbeiterbefragung im Rahmen des HR-Strategie- und Controllingprozesses der Evonik Industries AG Die Evonik Industries AG führt im Rahmen des HR-Strategie- und Controllingprozesses alle zwei Jahre eine konzernweite Mitarbeiterbefragung durch. Das Unternehmen entwickelte mit Globalpark 2006 eine technische Lösung für die Durch- führung einer kombinierten Online- und Offline-Befragung ihrer Beschäftigten. In dem Projekt wurde die webbasierte Softwarelösung EFS Employee von Globalpark eingesetzt. Die Mitarbeiterbefragung wurde von der Software umfas- send mit automatisierten Prozessen unterstützt: von der Vorbereitung der Befragung über die Erhebung bis zur Er- stellung und Distribution der Ergebnisberichte. 2006 wurde die weltweite Mitarbeiterbefragung erstmals vollständig mit Globalparks webbasierter Softwarelösung EFS Employee durchgeführt. „Die Mitarbeiterbefragung mit EFS Employee ermöglichte Evonik die Gewinnung wertvoller Erkenntnisse für den HR- der Erhebung zu Führung und Kommunikation, Kompe- Strategie- und Controllingprozess des Unternehmens. Der tenzen und Engagement sowie Motivation und Werten. Zu- hohe Automatisierungsgrad der Softwarelösung trug erheb- sätzlich zu diesen allgemeinen Befragungsinhalten wurde lich zur Reduzierung des Befragungsaufwands bei. Global- für die Mitarbeiterbefragung 2006 erstmals eine Auswahl parks fundierte Erfahrung mit webbasierten Mitarbeiterbe- bereichsspezifischer Fragen entwickelt. Für die Erhebung fragungen in Großunternehmen bildete zudem ein solides standen dadurch insgesamt 43 verschiedene Fragebogen- Fundament für den Projekterfolg.“ varianten zur Verfügung. Christian Menden 2006 firmierte Evonik zusammen mit der Deutschen Stein- Projektleiter Mitarbeiterbefragung kohle AG noch gemeinsam als RAG Aktiengesellschaft. Zentralbereich Personalstrategie, -politik und Mitbestimmung Evonik Industries AG Damit waren insgesamt 80.000 Mitarbeiter zur Beteiligung an der Erhebung aufgerufen. Die Befragung wurde online Hintergrund und papierbasiert in sechzehn Sprachen und an insgesamt Die Evonik Industries AG ist ein weltweit agierender Kon- mehr als 300 Standorten der Unternehmen in 52 Ländern zern mit den Sparten Energie, Chemie und Immobilien. Seit durchgeführt. Die Ergebnisse waren Grundlage von rund 2003 führt das Unternehmen konzernweite Mitarbeiterbefra- 500 Reports und Präsentationen für Führungskräfte des Un- gungen durch. Befragt werden die Mitarbeiter im Rahmen ternehmens. GLOBALPARK SOFTWARE MADE TO MEASURE EFS Employee importiert und standen zusammen mit den Online-Ergebnissen als digitaler Datensatz für die Auswer- tung zur Verfügung. Die Ergebnisse wurden nach Abschluss der Befragung mit EFS Employee in einem automatisierten Verfahren ausge- wertet. Der Automatisierung des Berichtsprozesses kommt bei Mitarbeiterbefragungen in Großunternehmen eine be- sondere Bedeutung zu. Alle Ergebnisberichte müssen den Verantwortlichen möglichst zeitnah nach Befragungsende bereitgestellt werden. Nur mit einer automatisierten Massen- generierung kann gewährleistet werden, dass große Report- Mengen binnen kurzer Zeit fehlerfrei erstellt werden können. Umsetzung Den Berichtsempfängern wurden die generierten Ergebnis- Für die Mitarbeiterbefragung wurde 2006 erstmals die ge- berichte über die Softwareoberfläche automatisch als PDF samte Organisationsstruktur des Konzerns in EFS Employee zum Download bereitgestellt. Mitarbeiter ohne Zugang zu abgebildet. Diese Systematik reduziert die Prozesskomple- EFS Employee konnten die Ergebnisberichte auf einer ge- xität erheblich. Alle für die Befragung notwendigen Infor- sonderten Website herunterladen. Besonders berechtige mationen werden im Vorfeld der Befragung in der Software Mitarbeiter hatten außerdem Zugriff auf eine Software-Ober- hinterlegt: Nicht nur die Kontaktdaten der teilnehmenden fläche, auf der Ergebnisdaten weiteren Auswertungen unter- Mitarbeiter, sondern auch Informationen zu ihrer Bereichs- zogen werden konnten. und Standortzugehörigkeit und ihre Stellung in der Unter- nehmenshierarchie stehen damit in der Software zur Verfü- Erfahrungen gung. Für jeden Mitarbeiter wurde auf Basis der hinterlegten Evonik stellte an die Befragung hohe Anonymitäts- und Informationen ein auf seine Unternehmenszugehörigkeit op- Datenschutzanforderungen um Akzeptanz und eine ent- timal zugeschnittener Fragebogen generiert, während jeder sprechend hohe Beteiligung der Mitarbeiter sicherzustellen. Berichtsempfänger den für seine Position im Unternehmen Diese Vorgaben wurden von EFS Employee vollständig er- aussagekräftigsten Ergebnisbericht erhielt. Vorhandene füllt und mittels automatisierter Techniken bestmöglich un- Organigramm-Informationen wurden dafür über eine SAP- terstützt. Unter den Mitarbeitern von Evonik Industries und Schnittstelle in EFS Employee importiert. Die Software un- der RAG stieß die Mitarbeiterbefragung mit einer Rücklauf- terstützt über ein Rechte- und Rollensystem die dezentrale quote von weltweit über 74 Prozent auf entsprechend große Eingabe von Informationen. Mitarbeiter von Evonik konnten Resonanz. Durch den hohen Automatisierungsgrad von EFS das Konzern-Organigramm daher weltweit gleichzeitig be- Employee konnte der Erhebungs- und Auswertungsprozess arbeiten. durchgängig fehlerfrei gestaltet werden. Entsprechend hoch wurde die Durchführungs- und Ergebnisqualität der Mit- Nicht alle Mitarbeiter von Evonik verfügen über einen Inter- arbeiterbefragung im Unternehmen wahrgenommen. Die netzugang. Die Befragung wurde daher in einer Kombination Möglichkeit, große Mengen an Ergebnisdaten automatisch aus Online- und Offline-Erhebung durchgeführt. Für die Er- auszuwerten und bereitzustellen, ermöglichte es Evonik, Da- stellung der Papierfragebögen kam die EFS Hybrid Extensi- ten von höherer Profundität zu erheben. So konnten wich- on von Globalpark zum Einsatz. Mit dieser Softwareerwei- tige Erkenntnisse für die Entwicklung des Unternehmens terung von EFS Employee können für den Druck optimierte gewonnen werden. Nicht zuletzt eine erhebliche Reduzie- Versionen von Online-Fragebögen in einem automatisierten rung des mit der Erhebung verbundenen administrativen Prozess generiert werden.