Media Asset Management - Digitale Ressourcen effizient nutzen

FOKUSPAPIER MAM oder wie man digitale Ressourcen effizient nutzt Media Asset Management – create one, publish everywhere FOKUSPAPIER MAM – create once, publish everywhere Media Asset Management (MAM) oder wie man digitale Ressourcen effizient nutzt Im heutigen Informationszeitalter spielen multimediale Inhalte in der Marketingkommunikation eine wichtige Rolle, denn Medien und Marketingmaterialien werden zunehmend digital produziert und bereitgestellt. Ihre intelligente Administration und Wiederverwertung wird zum kritischen Erfolgsfaktor. Ein Media Asset Management-System (MAM) ist ein effektives und effizientes Werkzeug, um die Verfügbarkeit, den Bestandsüberblick sowie die Verwendung der Medien in beliebigen Formaten sicherzustellen. Ermöglicht wird dies durch die zentrale Ablage aller Medien, die unmittelbar nach der Erfassung mit Schlagworten versehen werden, um die Suche zu beschleunigen. Danach stehen die Medien, je nach definierten Rechte- und Rollenkonzepten, für Mitarbeiter, Partner, Kunden, Dienstleister oder beispielsweise auch für Journalisten über einen webbasierten Zugang zur Nutzung bereit. Neben der zentralen Bereitstellung ist die Formatkonvertierung ein integraler Bestandteil eines MAM-Systems. Einmal erzeugte Medienobjekte werden automatisch in das gewünschte Format umgewandelt und stehen so crossmedial zur Verfügung. Diese Eigenschaft des „create once, publish everywhere“ erlaubt eine rasche Bedienung diverser Kanäle. Der Einsatz eines MAM-Systems maximiert den wirtschaftlichen Nutzen und trägt nachhaltig zur Optimierung der Marketing-Prozesse bei. Dezentrale Verwaltung von Mediendaten oder „Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen“ Die 2009 vom Beratungsunternehmen marketinghub AG durchgeführte Studie „Marketing-Efficiency Survey ´09“ zeigt, dass nur ein Drittel der 200 befragten Entscheider aus Marketing, Vertrieb und Kommunikation in mittelständischen und großen Unternehmen aus Deutschland und der Schweiz eine Software zur zentralen Verwaltung ihrer Media Assets nutzen. Dabei lassen sich durch die Verwendung eines MAM-Systems sämtliche Kommunikationswege bei der Datensuche eliminieren. Denn die Daten werden allen Beteiligten – unternehmensinternen wie externen – an zentraler Stelle über einen Webbrowser wie z.B. Internet Explorer oder Mozilla Firefox zugänglich gemacht. Dies stellt eine sofortige Nutzbarmachung der Medienobjekte sicher und bewirkt durch die automatische Bereitstellung im richtigen Format einen erheblichen Effektivitäts- und Effizienzeffekt. Dass Informationen und Daten in einem Unternehmen vorhanden sind, bedeutet nicht zwangsläufig, dass sie auch verfügbar sind. Die gespeicherten Datenmengen auf einem Unternehmenslaufwerk sind riesig und verstreut. Einzelne Inhalte sind daher schwer aufzuspüren, sofern sie nicht persönlich erstellt wurden. Ein Grund dafür sind unstrukturierte Ablagelogiken, bei denen jeder Arbeitnehmer mehr oder weniger seine eigenen Inhalte pflegt, um bestimmte Dokumente für seine Verwendungszwecke parat zu haben. Diese „verwahrloste Hortung“ von Daten wiederum führt zu mangelnder Konformität und fördert Datenredundanzen, da eine zentrale Aktualisierung unter diesen Umständen fast unmöglich ist. Transparenz und rascher Zugang zu benötigten Daten sind jedoch essenziell, um reibungslose Workflows zu gewährleisten. Lange Suchvorgänge dagegen kosten viel Zeit © BrandMaker GmbH, Mirko Holzer Seite | 2 FOKUSPAPIER MAM – create once, publish everywhere und damit auch Geld. Bei unstrukturierter Datenhaltung tauchen immer wieder dieselben Fragen auf: Wo ist die benötigte Datei abgelegt? Wer hat sie erstellt? In welchem Format existiert sie? Muss sie ggf. in ein anderes Format umgewandelt werden? Ein häufiges Resultat: bereits existierende Materialien werden neu angeschafft. Abbildung: Größter Handlungsbedarf bei der Marketing-Effizienz/Effektivität, Marketing-Efficiency Survey ´09,S. 25, marketinghub AG Ein typisches Praxisbeispiel zeigt den üblichen Datensuchvorgang Ein Unternehmen möchte vorhandenes Bildmaterial zur Neuauflage einer Broschüre verwenden. Konkret soll nur ein einziges Bild ausgetauscht werden. Frau Schmidt wird angewiesen, den Austausch vorzunehmen und die Broschüre umgehend in die Produktion zu geben. 1. Auf der Suche Frau Schmidt nutzt die Suchfilter-Funktion auf ihrem Laufwerk. Keiner der eingegebenen Begriffe bringt das gewünschte Suchergebnis. Auch nach manueller Suche und Durchforsten sämtlicher Dateiordner kann Frau Schmidt das dringend benötigte Bild nicht finden. Die Medien-Suche wird zu einem langwierigen Prozess und endet schließlich erfolglos. Dabei geht wertvolle Zeit verloren – mit negativen Auswirkungen auf die Produktivität. 2. Arbeitskollegen werden in den Suchprozess einbezogen Frau Schmidt setzt sich mit ihrem Kollegen Herrn Meinzer in Verbindung. Dieser wiederum verweist sie an einen anderen Arbeitskollegen, den er für den richtigen Ansprechpartner hält. Viel-leicht kann dieser beim Auffinden des benötigten Bildes behilflich sein. 3. Der Kollege des Kollegen Der Ansprechpartner, auf den Frau Schmidt verwiesen wurde, ist nicht anwesend. Seine Vertretung, die von der Existenz des Bildes weiß, erklärt sich bereit, es zu suchen. Sie findet allerdings nur die unbearbeitete Source- Datei. © BrandMaker GmbH, Mirko Holzer Seite | 3 FOKUSPAPIER MAM – create once, publish everywhere 4. Falsches Format Das Bild ist für das Projekt unbrauchbar. Daher kontaktiert Frau Schmidt die Agentur, die das Bild ursprünglich erstellt hatte und die im Besitz der Endversion ist. Da allerdings die Datenmenge für den E-Mail-Versand zu groß ist, wird ein Kurierdienst beauftragt. Je nachdem an welchem Wochentag und zu welcher Uhrzeit die Lieferung in Auftrag gegeben wird und wie groß die Entfernung des Unternehmens zur Agentur ist, kann die Überbringung des Bildes bis zu einem Tag dauern. 5. Endlich – Das Bild ist da! Das mittlerweile dringend benötigte Bild ist angekommen. Die eigentliche Arbeit – das Austauschen des Bildes – kann endlich beginnen. Fazit - Die Suche nach einem einzigen Medienobjekt dauert länger als einen Tag. - Verschiedene Mitarbeiter sind unterschiedlich lang in die Suche involviert. - Die Agentur schickt eine Rechnung über die Suche nach dem archivierten Motiv. - Der Kurier schickt eine Rechnung für eine Express-Zustellung. Abbildung: Wo werden Medienobjekte verwaltet? Marketing-Efficiency Survey ´09, S. 42, marketinghub AG Es stellt sich in diesem Zusammenhang die Frage, wie oft solch eine Situation vorkommt und wie sich diese in Zukunft vermeiden lässt. Langwierige, häufige Suchprozesse sowie die Notwendigkeit, Medienobjekte in unterschiedliche Formate umzuwandeln, sind die wesentlichen Entscheidungskriterien für den Einsatz eines MAM-Systems. Langes Suchen nach Daten erfordert hohe Personalressourcen, die einen der höchsten Kostenfaktoren eines Unternehmens darstellen. Durch lange Suchzeiten gehen Ressourcen verloren, die in produktive Projektarbeit verlagert bzw. eingespart werden könnten. © BrandMaker GmbH, Mirko Holzer Seite | 4 FOKUSPAPIER MAM – create once, publish everywhere Zusätzliche Nachbearbeitung wie die Umformatierung von Bilddaten dagegen beansprucht in vielen Fällen die Zwischenschaltung einer Agentur, was weitere Kosten verursacht. Media Asset Management – Was ist das? Unter Asset Management versteht man in der Finanzbranche die Verwaltung von Unternehmenswerten. So gesehen stellen Media Assets wertbehaftete Medienbestände eines Unternehmens dar, die es zentral zu verwalten und optimal zu nutzen gilt. Ziel eines MAM-Systems ist es, Daten für die sofortige Nutzung auffindbar und transparent zu halten. Dabei werden Duplikate oder nicht mehr gültige Daten aus dem System ausgeschlossen. Angestrebt wird die Verfügbarkeit ausschließlich relevanter und CI-konformer Medienobjekte. Ein webbasiertes MAM-System erfasst, kategorisiert und stellt Medienobjekte bereit, um eine schnelle Wieder- verwendung zu ermöglichen. Ein vorab definiertes Rechte- und Rollenkonzept gewährt, je nach erteilten Freigabemodi, Zugangs- und Bearbeitungsrechte zu verfügbaren Inhalten. Neben der freien Skalierbarkeit von Bilddaten verfügt ein MAM-System über Funktionen zur Bildbearbeitung wie Konverter für Media-Formate, um den gespeicherten Content in unterschiedlichen Formaten für die Print- oder Online-Nutzung verfügbar zu machen. Die Vorteile auf einen Blick: - Datenverfügbarkeit Digitale Inhalte werden zentral gespeichert. Alle vorhandenen Daten sind für berechtigte Personen über einen Web-Server jederzeit und überall abrufbar. Die zentrale Verwaltung sichert den Datenbestand permanent und vermeidet unnötigen Datentransfer. - Qualitätssicherung Media Asset Management schließt Datenredundanzen aus und stellt nur relevante und aktuelle Daten bereit. Das Rechte- und Rollenkonzept sichert eine ordnungsgemäße Umsetzung und sorgt dafür, dass die Qualität der Markenkommunikation eingehalten wird. - Kostensenkung Optimierte Arbeitsprozesse eliminieren nicht wertschöpfende, kostspielige Tätigkeiten wie die Suche nach dem passenden Medienobjekt. So kann der Zeitaufwand für Datenrecherche in produktive Aufgaben verlagert werden.