IT-Trends im Mittelstand: Groupware

IT-Trends im Mittelstand: Groupware * von Felix Höger Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit wäre eigentlich Voraussetzung für optimales Arbeiten. Doch insbesondere der Mittelstand profitiert von Lösungen für die gemeinsame Zusammenarbeit noch zu selten. • Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit wäre eigentlich Voraussetzung für optimales Arbeiten auch im Mittelstand. In wieviel Prozent der Fälle schätzen Sie, dass dies wegen veralteter oder nicht optimal konfigurierter Groupware nicht der Fall ist? o „Das ist eigentlich überall dort zu beobachten, wo ältere Systeme im Einsatz sind. Und das ist wiederum bei den meisten unserer Kunden der Fall, bevor wir mit einem Migrationsprojekt beginnen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise an verschiedenen Standorten unterschiedliche E-Mail-Systeme oder Versionen im Einsatz hat und diese nicht in der Lage sind, miteinander zu kommunizieren, können die Unternehmen keine Groupware-Funktionen nutzen. o Darüber hinaus stellen wir fest, dass Groupware-Funktionen auch dort, wo sie eigentlich einsatzfähig sind, noch viel zu wenig genutzt werden. Nehmen wir das gemeinsame Arbeiten an einem Word-Dokument: Die verschiedenen Versionen schicken sich die Mitarbeiter üblicherweise mehrfach per E-Mail hin und her – oft existieren dann mehrere Versionen eines Dokuments. Hierbei geht viel Arbeitszeit verloren. Dabei könnten es die Nutzer viel einfacher haben, wenn sie mit einer Groupware-Lösung wie Office 2007 Arbeitsgruppen erstellen. Innerhalb eines Projekts lassen sich dann in einem geschützten Arbeitsbereich sämtliche Informationen wie Texte, Tabellen, Grafiken und E- Mails hinterlegen. Diese können alle Beteiligten zu jeder Zeit einsehen und die Gruppenmitglieder sind damit stets auf dem aktuellen Stand.“ • Welche Migrationen von wo nach wo sind typisch? Seite 1 von 3 o „Typischerweise migrieren Unternehmen von einer älteren Office-Variante zu einer aktuellen Version – derzeit zu Office 2007. Auch beobachten wir häufig einen kompletten Systemwechsel, etwa von Lotus hin zu Office.“ • Was können Sie als IT-Dienstleister im Bereich Groupware für den Kunden tun? o „Prinzipiell bieten wir vier Groupware-Lösungen an, die wir für unsere Kunden im Software-as-a-Service-Modell betreiben: Microsoft Sharepoint ist eine zentrale, webbasierte Portalplattform, anhand derer sich unter einer Oberfläche alle Applikationen von Microsoft nutzen lassen. Mit den hinterlegten File-Systemen können Mitarbeiter beispielsweise Dokumente an einem geschützten Ort ablegen, auf den dann alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe Zugriff haben. Daneben stellen wir unseren Kunden Office 2007, den Microsoft Communication Server sowie Dynamics CRM bereit. All diese Lösungen haben eines gemeinsam: Sie sind problemlos untereinander kompatibel und haben damit echte Groupware-Fähigkeiten.“ • Welche Trends sehen Sie im Bereich Groupware? o „Einen großen Trend sehen wir etwa beim Thema Video Conferencing. Was bis vor einigen Jahren noch wie Zukunftsmusik klang, ist heutzutage mit wenigen Mitteln umsetzbar: Dazu brauchen Unternehmen lediglich einfache Webcams und den Microsoft Office Communication Server (MS OCS). Damit können sie weltweit Videokonferenzen abhalten. Viele unserer mittelständischen Kunden sind international tätig und gerade dabei, ihr internationales Geschäft auszuweiten. Durch den MS OCS können sie sich schnell zusammenschließen, ohne ein teures Konferenzsystem einsetzen oder gar eine langwierige Reise antreten zu müssen. o Groupware bedeutet wesentlich mehr, als nur E-Mails auszutauschen. Wir erkennen derzeit ganz klar den Bedarf, dass innerhalb eines Unternehmens Projektgruppen zusammenarbeiten möchten, auch wenn sie an unterschiedlichen Orten sitzen. Dieser Bedarf wird sich in Zukunft noch verstärken. Groupware-Lösungen werden daher immer mehr zur Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit über Orts- oder Landesgrenzen hinweg. Zudem bieten sie mehr Funktionalitäten, denn mit einer einzigen Lösung können Unternehmen heutzutage telefonieren, E-Mails austauschen, Videokonferenzen einleiten oder Kontakte und Adressbücher pflegen. Seite 2 von 3 o Darüber hinaus beobachten wir, dass sich Betriebe immer schneller an verändernde Marktbedingungen anpassen müssen. Dazu brauchen sie IT- Systeme, die ebenso flexibel sind. Beim Software-as-a-Service-Modell, das immer mehr mittelständische Unternehmen nutzen, haben Firmen keine hohen Investitionskosten oder bleiben im Nachhinein auf unflexiblen Lizenzverträgen sitzen. Hier werden nur jene Funktionen monatlich abgerechnet, die wirklich benötigt werden. Bei Bedarf lassen sich neue Anwendungen innerhalb kürzester Zeit hinzuschalten. o Bei den Anwendungen steht heutzutage die nahtlose Integration mit anderen Systemen und damit auch die Groupware-Funktionalität im Vordergrund. Customer Relationship Management-Tools sind beispielsweise als eigenständige Lösungen nicht mehr praktikabel. Sie müssen sich in die E- Mail-, Kalender-, Aufgaben und Adressbuch-Funktionen integrieren, wie dies etwa bei Microsoft Dynamics CRM der Fall ist.“ * Felix Höger ist Vorstand bei Pironet NDH und verantwortet die Geschäftsfelder ITK- Outsourcing und Corporate Networks. Kontakt: info@pironet-ndh.com www.pironet-ndh.com Seite 3 von 3