Mit System zurück ins Chaos

Mit System zurück ins Chaos  Warum Dokumentenmanagementsysteme häufig nicht den erhofften Nutzen  bringen  Häufig  erliegen  Unternehmen  der  Illusion,  Dokumentenmanagementsysteme  (DMS)  seien  Allheilmittel, die auf Anhieb das Datenchaos in den Unternehmensnetzwerken aus der Welt schaffen  und  einen  effizienten  Umgang  mit  Dokumenten  bewirken.  Die  Erfahrung  zahlreicher  Projekte  hat  jedoch gezeigt, dass die Einführung eines DMS gerade kleine und mittelgroße Unternehmen während  der  gesamten  Projektlaufzeit  vor  große  Schwierigkeiten  stellt  –  und  oftmals  in  noch  größerem  (Daten‐)Chaos  endet.  Um  Stolpersteine  zu  vermeiden  und  die  reibungslose  DMS‐Einführung  zu  gewährleisten,  sollte  der  Einsatz  eines  DMS  im  Unternehmen  von  Beginn  an  sorgfältig  geprüft  und  strukturiert  angegangen  werden.  Dabei  gilt  es,  sowohl  die  Herausforderungen  als  auch  die  Risiken  einer DMS‐Einführung zu kennen und zu beachten.  Partizipative Planung als Erfolgsrezept Bereits vor der eigentlichen Einführung des Systems stellt sich zunächst die Frage, welche Vorteile es  im Unternehmen generiert und inwiefern es die tägliche Arbeit erleichtert. An welchen Stellen lassen  sich  händische  Arbeit  vermeiden,  Sachkosten  (z.B.  Papierdokumente)  reduzieren  und  Transport‐,  Ablage‐  und  Zugriffszeiten  minimieren?  Den  Grundstein  zur  Beantwortung  dieser  Fragen  bildet  die  frühe Einbindung und Unterstützung der späteren Anwender, die ihre Arbeitsabläufe genau kennen  und wissen, wo der Schuh drückt. Folgen mangelnder Einbindung sind häufig fatal: Im Rahmen des  DMS‐Projekts bei einer betrieblichen Altersvorsorge führten mangelnde interne Absprachen zu einer  ungewollten Dynamik: Missverständnisse über die Funktionalität eines DMS, insbesondere über den  Zugriff  auf  empfindliche  Daten,  führten  zu  Differenzen  zwischen  IT‐Leiter  und  Facharbeitern.  Dies  führte  zu  einer  Blockadehaltung  der  späteren  Anwender  bis  zur  Einbindung  des  Betriebsrates  und  letztendlich  zum  Scheitern  des  Projekts.  Daher  ist  es  essenziell,  eine  gemeinsame  Vision  der  Dokumentenmanagementlösung zu entwickeln und gleichzeitig bestehende Ängste abzubauen.  Operative Unterstützung durch Integration mit Prozessen und IT Damit  DMS  ihr  volles  Potenzial  entfalten  können,  muss  ihre  Funktionalität  reibungslos  in  die  Arbeitsabläufe und Anwendungen  der  Mitarbeiter integriert werden. Ein wichtiger Schritt ist daher  die  Erhebung  der  operativen  und  technischen  Anforderungen  an  das  neue  System:  Welche  Dokumente werden verwendet, wer hat Zugriff auf die Dokumente und wo sind die Schnittstellen zu  anderen  Systemen?  Gerade  auf  Applikationsebene  ermöglichen  DMS  eine  Reihe  von  kombinierten  Funktionalitäten mit anderen Systemen (wie beispielsweise den Zugriff auf Daten des ERP oder die  Archivierung  von  Dokumenten  direkt  aus  Büroanwendungen),  die  es  zu  realisieren  gilt.  Anwender  müssen die Vorteile des Systems in ihrem Alltag spüren; andernfalls besteht das Risiko, dass sie den  Nutzen  in  Frage  stellen  und  in  parallelen  Systemwelten  arbeiten.  Die  Folgen  sind  uneinheitliche  Geschäftsprozesse,  unvollständige  Datenbestände  und  ein  Rückfall  in  den  Status  quo.  Um  dies  zu  vermeiden, bietet die Einführung eines DMS insbesondere die Gelegenheit, Unternehmensprozesse  zu restrukturieren und mithilfe des Systems zu optimieren, z.B. durch Definition von Workflows für  einen höheren Automatisierungsgrad der Arbeitsabläufe.  Welches System passt zum Unternehmen? Die Kenntnis der operativen und technischen Anforderungen an das DMS ermöglicht die zielgenaue  Auswahl  eines  passenden  Systems  –  so  die  Theorie.  In  der  Realität  jedoch  ist  der  Markt  der  DMS‐ Produkte  höchst  dynamisch  und  undurchsichtig  und  häufig  ist  unklar,  zu  welchem  Grad  ein  spezifisches DMS die gewünschten Funktionalitäten wirklich erfüllt. Aus diesem Grund erfordert die  Auswahl  des  passenden  Systems  sowohl  Erfahrung  als  auch  Kenntnisse  über  den  Leistungsumfang  der  Systeme  sowie  die  Marktposition  der  Anbieter.  Insbesondere  Informationen  über  die  Zukunftsfähigkeit  der  Anbieter  gewährleisten,  dass  diese  ihren  Wartungsverpflichtungen  langfristig  nachkommen. Im Falle eines DMS‐Projekts bei einem Automobilzulieferer wurde der DMS‐Anbieter  kurz  nach  der  Implementierung  von  einem  amerikanischen  Konzern  übernommen.  Dieser  nahm  im  Folgenden  das  System  aus  seinem  Produktportfolio,  wodurch  auch  das  ansässige  Systemhaus,  welches  die  Wartung  durchführte,  seine  Leistungen  einstellte.  Die  Konsequenz  war,  dass  das  DMS  nach einiger Zeit ersetzt werden musste, was wiederum hohe Kosten verursachte.  Was kostet das DMS wirklich? Überhaupt birgt die DMS‐Einführung zahlreiche Kostenfallen. Mitunter sind die Kostenstrukturen der  DMS‐Anbieter sehr undurchsichtig; gängige Lizenzmodelle umfassen meist nur eine begrenzte Anzahl  an  (namentlich  erfassten)  Nutzern  und  zusätzlich  sind  nicht  alle  geforderten  Funktionalitäten  im  Standardpaket  enthalten.  Daher  sollte  bei  der  Auswahl  des  geeigneten  Systems,  gerade  vor  dem  Hintergrund  zukünftiger  Unternehmensentwicklungen,  zunächst  die  Preisstruktur  des  Herstellers  analysiert  werden,  um  so  versteckte  Zusatzkosten  zu  erkennen  und  zu  vermeiden.  Ebenso  müssen  weitere  Folgekosten,  wie  steigende  Hardwarevoraussetzungen  (z.B.  benötigte  Speichermedien  für  die  Langzeitarchivierung)  und  Kosten  für  die  Migration  der  Daten,  in  Betracht  gezogen  werden.  Zusätzlich  ist  es  essenziell,  alle  geforderten  und  vereinbarten  Leistungen  auch  vertraglich  festzuhalten, um sich bei Bedarf auf den Vertrag berufen zu können. Im Rahmen eines DMS‐Projekts  bei  einer  Gießerei  führen  noch  heute  die  mangelnde  vertragliche  Festhaltung  der  Leistungen  dazu,  dass sich der vollständige Ausbau des Systems in die Länge zieht und nach zwei Jahren immer noch in  Aussicht gestellte Module fehlen.   Strukturiertes Vorgehen ist bei der Einführung unabdingbar Die  Einführung  eines  DMS  birgt  Checkliste für eine effiziente DMS- Herausforderungen  und  versteckte  Einführung Risiken  in    unterschiedlichen  Gebieten.  Damit  sich  die  Faktor Mensch gewünschten  Effekte  einstellen,  ist   Sichern Sie sich die Unterstützung der Geschäftsführung ein  zielgerichtetes  und  auf  das  Binden Sie die Mitarbeiter ein, die später mit dem System arbeiten Unternehmen  abgestimmtes  Unterrichten Sie den Betriebsrat über wichtige Entscheidungen Vorgehen  unabdingbar.  Die  DMS‐ Faktor Kosten Einführung  sollte  strukturiert  Kennen Sie Ihren konkreten Business Case für den DMS-Einsatz angegangen  werden,  um  die   Wählen Sie das passende Preismodell, insbesondere vor dem strategischen,  operativen  und  Hintergrund zukünftiger Unternehmensentwicklungen technischen  Herausforderungen  zu  Achten Sie auf versteckte Kosten für zusätzliche Leistungen Bestehen Sie auf eine vertragliche Regelung der Leistungen meistern.  Aus  diesem  Grund  empfehlen  wir,  den  Einsatz    eines  Faktor Prozesse DMS  unter  Berücksichtigung  der  Erheben Sie zielgerichtet Anforderungen, um eine optimale Faktoren Mensch, Kosten, Prozesse  Prozessunterstützung zu erreichen Optimieren Sie Ihre Prozesse mit Hilfe der neuen Funktionalität und  Systemwelt  im  Vorfeld  genau  Versetzen Sie ihre Mitarbeiter durch gezielte Schulungen in die zu  prüfen  und  zu  bewerten.  Denn  Lage, das System effizient zu nutzen letztendlich  soll  das  DMS  dem  Faktor Systemwelt Unternehmen  einen  Mehrwert  Identifizieren Sie die Schnittstellen zu ERP-, CRM-, SCM-Systemen bringen und nicht nur ein weiteres,  und Büroanwendungen brachliegendes  System  sein,  das   Analysieren Sie den Hardware-Bedarf für die neue Lösung aufgrund  mangelnder  Integration  Sorgen Sie für eine strukturierte Migration der bestehenden Daten nicht genutzt wird.