Praxisleitfaden Mittelstand "Strategische Unternehmensführung"

PRAXISLEITFADEN „STRATEGISCHE UNTERNEHMENSFÜHRUNG“ „DER ERFOLGREICHSTE IM LEBEN IST DER, DER AM BESTEN INFORMIERT WIRD.“ Benjamin Disraeli (1804-81), brit. Politiker u. Schriftsteller Der strategischen Unternehmensführung kommt in einem immer dynamischeren Markt und immer härteren Wettbewerb eine große Bedeutung zu. Unternehmer und Mitarbeiter müssen jederzeit schnell fundierte Entscheidungen treffen können, um umgehend auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren zu können. Umfassende und aktuelle Informationen stellen hierfür eine wichtige Grundlage dar und sind damit entscheidend für den Unternehmenserfolg. Auch im Hinblick auf eine Zusammenarbeit mit Finanzinstituten und Banken sowie dem Rating gemäß der Basel II Richtlinie werden seitens der Kreditgeber ausführliche Finanzdaten zur Abschätzung der Bonität des Unternehmens benötigt. Können diese Informationen nicht vollständig oder rechtzeitig beigebracht werden, dann kann dies das Unternehmen viel Geld durch ungünstigere Kreditbedingungen und höhere Zinsen kosten. INFORMATIONEN ALS SCHLÜSSEL ZUM ERFOLG Informationen sind eine unentbehrliche Grundlage für eine zielstrebige und erfolgreiche Unternehmens- führung, da sich ohne sie keine fundierten Entscheidungen treffen lassen. Sie sind mittlerweile ein wichtiger Produktionsfaktor und der Stellenwert der Informationen wird in Zukunft noch mehr an Bedeutung gewinnen. Tagtäglich fallen im Unternehmen große Mengen von Daten an. Damit aus Daten aber Informationen werden, müssen diese miteinander verknüpft und im Zusammenhang betrachtet werden. Die Realität sieht heute zumeist anders aus: Die Daten sind über das gesamte Unternehmen verstreut. So findet sich beispielsweise ein Teil der Informationen im CRM-System des Vertriebs, ein anderer im Produktionsplanungssystem der Fertigung und vielleicht weitere Informationen in der Finanzbuchhaltung. Werden beispielsweise für eine Entscheidung bestimmte grundlegende Informationen benötigt, müssen diese in der Regel erst aus diesen verschiedenen Anwendungen und Systemen zusammengetragen und zur Auswertung in ein einheitliches Format gebracht werden. Laut der IDC-Studie „The Hidden Cost of Information Work“ von 2005 verbringen die Mitarbeiter eines Unternehmens mittlerweile rund 24 % ihrer Arbeitszeit damit Informationen zu suchen. PRAXISTIPP Durch den Einsatz einer modernen, auf offenen Standards basierenden Informationsinfrastruktur kann das gesamte Unternehmen und seine Prozesse in einem einzigen zentralen Datenpool abgebildet werden. Im Zusammenspiel mit entsprechenden Anwendungen ergibt sich somit eine umfassende, effiziente und vernetzte Lösung in der sich die benötigten Daten schnell finden lassen. Die Mitarbeiter wissen mehr und können mit weniger Aufwand mehr leisten, da sie aufgrund von zuverlässigen Infor- mationen richtige Schlüsse für richtige Entscheidungen ziehen. Zudem verfügen alle Beteiligten über eine 360°-Sicht auf alle relevanten Daten und Vorgänge. MOTIVIERTERE MITARBEITER DURCH MEHR TRANSPARENZ Für die Unternehmensführung sind eine ganzheitliche Sicht und Transparenz wesentlich, wobei die Hierarchie keine Rolle spielen darf. Jeder einzelne Mitarbeiter muss auf die für ihn notwendigen Informationen zugreifen können. Durch eine ganzheitliche Sicht fällt es leichter, Zusammenhänge zu erkennen und vernetzte Geschäftsabläufe zu verstehen. Und Mitarbeiter, die wissen was und wofür sie etwas tun und die gewisse Entscheidungen in ihrem Arbeitsbereich selbst treffen dürfen, sind zudem zufriedener und arbeiten in der Regel motivierter. PRAXISTIPP Eine ganzheitliche Betrachtung erfordert ein Umdenken was die Definition der IT-Basis betrifft. Nicht die Hardware, das Betriebssystem oder die Anwendungen sind die IT-Basis, sondern die Daten. Diese Daten gilt es zentral so vorzuhalten, dass sie mit entsprechenden Anwendungen jederzeit, von überall her im Sinne des Unternehmens genutzt werden können, und zwar unabhängig von Betriebssystem und Hardware. DIE AKTUELLE UNTERNEHMENSSITUATION STETS IM BLICK Ein umfassender und aktueller Überblick über die Unternehmenssituation ist für eine fundierte Unter- nehmensplanung und ein proaktives Handeln unverzichtbar. Als Unternehmer müssen Sie am Ende des Tages die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen greifbar haben. Zudem müssen Sie tagesaktuell genau wissen, was verkauft und beschafft wurde, auf Lager liegt und wie sich Ihr Konto entwickelt hat. Nur so können Sie schnell und fundiert handeln. In den wenigsten mittelständischen Unternehmen lassen sich diese Informationen aber wirklich auf „Knopfdruck“ abrufen. Oftmals ist teures Personal damit beschäftigt, Daten aus den vorhandenen EDV-Systemen zu sammeln, mühsam in Listen zu bringen und auszuwerten. Zudem wird ein Teil der relevanten Daten gar nicht erst gefunden oder es ist nicht bekannt, dass diese überhaupt im Unternehmen vorhanden sind. Diese Tätigkeiten verursachen hohe Kosten und binden zu viele Ressourcen. PRAXISTIPP Gerade im Hinblick auf den steigenden Kostendruck und die sinkenden Margen müssen Aufgaben, wie die tägliche Zusammenstellung der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, automatisiert werden. PLANUNG UND OPTIMIERUNG VON RESSOURCEN Die zunehmende Globalisierung erfordert schnelle Entscheidungen bei immer komplexeren Zusammenhängen. Die viel zitierten Bauchentscheidungen reichen längst nicht mehr aus. Entscheidungen müssen vielmehr auf harten Fakten basieren. Hierzu ist ein umfassendes und zuver- lässiges Reporting- und Planungssystem erforderlich, das für die notwendige unternehmensweite Transparenz und einen umfassenden Überblick über die Unternehmensressourcen sorgt. PRAXISTIPP Mit einem Reporting- und Planungssystem verfügen Sie nicht nur über die notwendige unternehmens- weite Transparenz, sondern Sie können gleichzeitig auf diese Weise die Umsetzung der Unternehmens- strategie überwachen und den Ressourcen-Einsatz optimieren. Gerade im Mittelstand ist hier das Potenzial meist noch nicht ausgeschöpft. Schlanke und beschleunigte Geschäftsprozesse zahlen sich direkt aus, denn Vorteile im Wettbewerb hat vor allem, wer möglichst kostengünstig produzieren und anbieten kann. PROGNOSEN UND SZENARIEN – EIN BLICK IN DIE ZUKUNFT Ihr Blick sollte allerdings nicht nur auf die Gegenwart, sondern auch auf die Zukunft gerichtet sein. Durch den globalen Wettbewerb und ein immer dynamischeres Marktumfeld kann sich die Marktlage innerhalb kürzester Zeit verändern. Um auch in Zukunft erfolgreich zu sein, muss Ihr Unternehmen daher kontinuierlich an neuen Produkten und Technologien arbeiten. Ob diese neuen Produkte und Technologien in Zukunft den erforderlichen Umsatz und Deckungsbeitrag bringen, lässt sich durch aufwändige Simulationen und Analysen Planspiele abschätzen. Hierzu werden verschiedene Szenarien entwickelt und so die Auswirkungen von Entscheidungen in Zukunft ermittelt. PRAXISTIPP Derartige Szenarien können auf Grund der vielen Parameter nur IT-gestützt durchspielt werden; ohne dass der Geschäftsbetrieb nachhaltig gestört wird. Eine entscheidende Grundlage hierfür sind ebenfalls aktuelle Unternehmensdaten, denn nur anhand fundierter Informationen sind realitätsnahe Hochrechnungen und Prognosen möglich. KEINE ANGST VOR BASEL II Gerade mittelständische Unternehmen verfügen meist über geringes Eigenkapital, so dass größere Investitionen oftmals fremdfinanziert werden müssen. Seit der Einführung der Basel II Richtlinie wird mittels eines Ratings das Kreditrisiko bestimmt. Nach der Bonität und dem Kreditrisiko richten sich dann die Finanzierungskonditionen. Für das Rating benötigen die Banken umfassende Informationen über die jeweilige Unternehmenssituation. Dabei fließen nicht nur „historische“ Werte ein, sondern ebenso Prognosen für die Zukunft. Die Banken gewähren Kredite künftig nur noch aufgrund von Fakten und objektiven Kriterien. Zudem sind die Banken gehalten bestehende Kredite vorzeitig zu kündigen, falls sich die finanzielle Situation eines Unternehmens deutlich verschlechtert. Die Banken erwarten darüber hinaus, dass das Unternehmen seine Stärken und Schwächen genau kennt und zukunftssicher aufgestellt ist. Hierzu gehört neben einem fundierten Business-Plan auch umfassendes Wissen über Kunden, Märkte und Wettbewerber. Mit diesen Voraussetzungen können Sie dann dem nächsten Rating gemäß Basel II gelassen entgegensehen. PRAXISTIPP Um die erforderlichen Kennzahlen schnell und unkompliziert verfügbar zu haben, wird ein unternehmens- weites Reporting-System benötigt. Dieses sollte nicht nur eine Analyse der Daten aus der Vergangen- heit, sondern auch eine Projektion in die Zukunft ermöglichen. So lassen sich gleichzeitig auch die Auswirkungen von Entscheidungen bewerten und der Einsatz der Finanzmittel optimieren. FAZIT Die Client/Server-Architektur und fragmentierte Standardsoftwarelösungen haben in der Vergangenheit zu einer dezentralen IT–Struktur geführt. Damit verbunden sind oft Medienbrüche: Daten, die zwischen Handelspartnern, innerhalb des Unternehmens oder sogar zwischen einzelnen Abteilungen ausgetauscht werden, müssen vor der Bearbeitung oft mühsam von einem Format in ein anderes umgewandelt werden. Um flexibel auf künftige Anforderungen reagieren zu können sind daher offene Standards für die IT-Infrastruktur daher unerlässlich. Werden beispielsweise die Daten in den verschiedenen Anwendungen in unterschiedlichsten proprietären Formaten abgelegt, dann sind zahlreiche Schnittstellen und Konvertierungen notwendig, um die Daten übergreifend nutzen zu können. Nur durch den Einsatz offener Standards ist gewährleistet, dass die Anwendungen ortsun- abhängig über Internet bzw. Intranet und über unterschiedlichste Endgeräte genutzt werden können, seien es nun Computer, Laptops oder mobile Geräte wie PDAs und Mobiltelefone.