Warum benötigt SharePoint ein DMS? ECM, ERP, Collaboration, Compliance, Rendition-Services, Office-Integration

SharePoint lässt viele DMS-Funktionen missen – etwa Compliance, Rendition-Services oder Capture. Unternehmen können diese einzeln nachrüsten oder aber SharePoint mit einem richtigen DMS kombinieren. Dieser Beitrag erläutert die Grenzen von SharePoint und Ansatzpunkte für die Integration in eine professionelle Dokumentenmanagement-Plattform.

Microsoft konzipierte den SharePoint Server von Anfang an als Portalbaukasten. Aufgrund seiner offenen und anpassungsfähigen Architektur deckt das Produkt alle erdenklichen Einsatzszenarien rund um Dokumentenablage, Zusammenarbeit und Unternehmensportal ab. Die Skala der Funktionen reicht von einem eher statischen Intranet-Informationsportal über einen intelligente Dokumentenspeicher bis hin zur Kommunikation und einer gemeinsamen Dokumentenbearbeitung. Einen Königsweg der „richtigen SharePoint-Verwendung“ gibt es nicht, jedes Unternehmen muss den für sich angemessenen Weg finden, um SharePoint gewinnbringend einzusetzen. Aus Anwendersicht sehr bequem ist die enge Office-Integration, die wichtige SharePoint-Funktionen auf einfache Weise in Word, Excel und Co. bereitstellt. So lassen sich grundlegende Dokumentenmanagement-Funktionen einfach nutzen, beispielsweise Versionierung, Check-in/Check-out, eindeutige Dokumenten-ID, leistungsstarke Suchfunktion, einheitliche Klassifikation oder Metadatenverwaltung. Auch die elektronische Akte zählt dazu, mit der sich Dokumente aus einem geschäftlichen Kontext wie in einer klassischen Akte zusammenzufassen lassen – inklusive einheitlicher Metadaten und Prozesse.