Migration einer Telefonanlage von POTS zu VoIP

Against all odds Bei der Umstellung eines POTS (Plain Old Telephony System) auf eine VoIP basierende Telefonanlage, sind viele Komponenten auch außerhalb der reinen Telefonie zu beachten. Neben der schönen neuen Welt der Roaming Profiles, der gemeinsamen Nutzung von IT-Infrastrukturen und Ressourcen sowie der vereinfachten Integrationsfähigkeit von und in EDV gestützte Prozesse, sind auch die existierenden Funktionalitäten der abzulösenden Telefonanlage zu beachten. Jedoch wird hier oft nur die Spitze des Eisberges selbst gesehen und in der Planung und Projektierung adressiert. Wie stellt man die Erreichbarkeit sicher? Können die etablierten Prozesse abgebildet werden? Ist die Sprachqualität zum Kunden bzw. im externen Umfeld ausreichend? Falsche Planung? Immanent vorhandene Herausforderungen kristallisieren sich häufig erst im Zuge der Umsetzung heraus. Problematiken in der Umsetzung und Realisierung von zum Beispiel Gruppenfunktionen / Sammelanschlüssen oder der Integration von bereits angebundenen externen Systemen werden meist erst während der Integrationsphase erkannt und durch pragmatische Lösungsansätze – gerne auch „Workarounds“ genannt – gelöst. Die Notwendigkeit, diese schlummernden Baustellen im Nachgang explizit und strukturiert anzugehen, ist im Regelfall nur während der Umsetzung und Integration selbst als Folgearbeit definiert; nach Übergabe der implementierten Lösung an die operative Einheit bzw. nach Übergang in das operative Tagesgeschäft ist dann aber kaum noch Zeit, die halbfertigen Lösungen erneut zu planen und umzusetzen. As-Is Vorgaben und andere Show Stopper Ein weiterer Grund für Workarounds ist im Regelfall die Anforderung, ohne jegliche Änderung der Funktionen und Prozesse zu implementieren. „So wie es früher war, so soll es auch morgen noch sein“ steht für eine solche As-Is Anforderung. Ist eine solche As-Is Anforderung das Dogma einer Migration von der alten zur neuen Telefonie, so beschränken sich Workarounds nicht nur auf die vergessenen und zufällig entdeckten Dritt-Systeme, sondern auch auf die Konfiguration der neuen Telefonanlage selbst. Oftmals ist nur mit wesentlichen Einschränkungen im neuen System und unter Verlust der schönen neuen Zusatzfunktionen die Abbildung einer „ehernen“ Funktion möglich. Stolpersteine, Hürden und andere Widrigkeiten Als wesentliche Stolpersteine im Rahmen einer Migration auf VoIP, sind folgende Punkte aufzuführen: - Existierende Einbindungen von Fremd/Dritt-Systemen werden nur oberflächlich berücksichtigt (z.B. Fax Server, Mailsysteme, Gegensprechanlagen, Pager, etc.) - As-Is Dogmen - Überschätzung der Infrastruktur (Verfügbarkeit, Performance, Bandbreiten) - Keine Risikominimierung im Bereich der Verfügbarkeit der Telefonie (auch bei einem Stromausfall) - Unterschätzung des Integrationsaufwandes von EDV Systemen - Mangelnde Koordination von parallel durchzuführenden Projekten (IT Netzwerk) - Zu geringe Einbindung der Nutzer des neuen Systems von Beginn an - Unterschätzung des Planungs- und Designaufwandes Daher sollte bereits in den frühen Planungsphasen – in der Regel noch vor einer Entscheidung zur Migration – eine möglichst detaillierte Aufnahme aller Anforderungen aus den Bereichen Technik, Organisation und Prozesse erfolgen. Man muss auch loslassen können Durch das Aufstellen einer As-Is Vorgabe, ist eine Umstellung in der Regel mit hohem zusätzlichen Aufwand sowohl finanzieller als auch zeitlicher Natur verbunden – entweder müssen Zusatzfunktionen ausgeblendet werden oder aber Funktionalitäten über Dritt-Systeme zur Verfügung gestellt werden. Da für die Anforderung einer As-Is Umsetzung in der Regel die etablierten Prozesse und Strukturen verantwortlich sind, sollten diese direkt nach der Entscheidung für eine Migration durchleuchtet und parallel zur Migration optimiert werden. Die Gründe, die bestehenden Prozesse zu optimieren, sind ehemalige und durch die Migration aufgehobene Restriktionen oder aber neue Funktionen der Lösung, durch die Optimierungen möglich sind. Grundsätzlich sollte daher immer der gesamte Umfang der Migration mit allen Auswirkungen auch auf die nicht technischen Bereiche betrachtet werden, bevor in Einzelphasen umgesetzt wird. Nur so kann eine erfolgreiche Migration sichergestellt werden! Die Autoren Alexander Birkfeld Technology Consultant buw consulting GmbH Rheiner Landstr. 195 49078 Osnabrück Tel: +49 (0)5 41-94 62-4 79 Fax: +49 (0)5 41-94 62-7 88 Mobil: +49 (0)173 28 96 119 eMail: alexander.birkfeld@buw.de Ralf Hohoff Technology Consultant buw consulting GmbH Rheiner Landstr. 195 49078 Osnabrück Tel: +49 (0)5 41-94 62-5 92 Fax: +49 (0)5 41-94 62-7 88 Mobil: +49 (0)1 73- 28 96 0 69 eMail: ralf.hohoff@buw.de Web: www.buw.de