Sprache und Daten aus einer Hand

Sprache und Daten aus einer Hand Von Uwe Becker, Head of Professional Services bei Orange Business Services in Deutschland Datenkommunikation und Telefonie aus einer Hand: Konvergente Dienste werden der Unternehmenswelt derzeit als Nonplusultra verkauft – häufig mit dem Hinweis auf die schönen niedrigen Telefonkosten, die sich durch Sprachdienste über das Internet Protocol (IP) erzielen lassen. Dabei hat die Verschmelzung der einst getrennten Kommunikationsbereiche Sprache und Daten viel mehr zu bieten – vorausgesetzt, man packt den Umbau der ITK-Infrastruktur richtig an. Wie man Konvergenz am besten angeht, ist für viele Unternehmen derzeit noch undurchsichtig: Die Marktforscher von IDC fanden in einer Studie unter 440 Unternehmen in neun europäischen Ländern heraus, dass mehr als ein Drittel glaubt, nicht genug über das Thema zu wissen. Dennoch schätzt man bei IDC, dass die Zahl der Unternehmen, die Sprach- und Datendienste in einer Infrastruktur vereinen, von derzeit gut 30 Prozent auf rund 75 Prozent im Jahr 2008 steigen wird. Größter Treiber ist der Wunsch, Kosten zu sparen – auf der Steigerung von Produktivität und Effizienz liegt nach den Umfrage- Ergebnissen noch keine besondere Priorität. Die wahren Chancen von Konvergenz Selbst bei mittelgroßen Unternehmen wird die ITK-Infrastruktur zunehmend unübersichtlich – das wirtschaftliche Verhältnis zwischen finanziellem und zeitlichem Aufwand für Betrieb, Pflege und Management und den erzielten Vorteilen für die Mitarbeiter wird ungünstiger. Konsolidierung ist das Zauberwort, das einen Ausweg aus verschlungenen Kommunikationspfaden verspricht. Das betrifft eben nicht nur die Zusammenlegung von Übertragungsinfrastrukturen für Sprache und Daten, sondern auch von unterschiedlichen Anbietern: Weniger Komplexität beginnt bei der Zusammenarbeit mit den Carriern. Wer an verschiedenen Standorten mit unterschiedlichen Anbietern arbeitet, muss sich mit ebenso zahlreichen Tarifen und Service-Angeboten beschäftigen. Alle Dienste aus einer Hand – etwa auf Basis eines VPN (Virtual Private Network) auf IP-Standard – ist die Voraussetzung, um einen einfachen, standortübergreifenden Zugang zu betrieblichen Applikationen zu schaffen und langfristig durchgängige, effiziente Geschäftsprozesse aufzusetzen. Eine Untersuchung des Kommunikations-Spezialisten Orange Business Services weist aus, dass sich mit Konvergenz bis zu 20 Prozent bei den Gesamtbetriebskosten sparen lässt. Die wahren Chancen von Konvergenz liegen also in: - geringeren Kosten bei steigender Produktivität: Mitarbeiter arbeiten mit IP-basierten Anwendungen wie Unified Messaging, Multimedia- Conferencing und Mobil-Diensten effizienter. Zwischen Niederlassungen wird umsonst telefoniert – nach außen fallen geringere Kosten an. Wenn ein Anbieter alle Komponenten der Infrastruktur – vom Kabel über den Telefonapparat bis zum Switch – zentral wartet und sich um die Lieferanten kümmert, entsteht hier weiteres Einsparungspotenzial. - erhöhter Transparenz und Kontrolle: Statt unzähligen, undurchsichtigen Rechnungen gibt es für alle Dienste – ob Sprache, Video oder Daten – einheitliche Abrechnungen, mit denen sich unnötige Ausgaben an Standorten aufspüren lassen. - mehr Flexibilität: Ganz gleich, ob ein Mitarbeiter im Home Office, in einer kleinen Niederlassung oder in der Zentrale des Unternehmens sitzt – der Service hat überall die gleiche Güte. Entsprechend können Personalressourcen optimal eingesetzt werden: Mitarbeiter bringen ihre Kompetenzen unabhängig von ihrem aktuellen Einsatzort ein. Im internationalen Wettbewerb bringt diese Flexibilität die entscheidenden Punkte. Wege in die Konvergenz Der Weg zu optimalen Kommunikationsprozesse mit der dazugehörigen Infrastruktur führt über eine sorgfältige Analyse des Ist-Zustands. Dabei geht es nicht um die Minutenpreise für ein Telefonat nach China oder ein mobiles Gerät, das für die Niederlassung in Brasilien bestimmt ist: Die Frage lautet, wie viel wird derzeit in die Infrastruktur investiert und welchen Gegenwert erhält ein Unternehmen dafür? Das reicht von Kosten für Ausstattung und Verkabelung über die Ausgaben für die Verwaltung und Buchhaltung bis hin zu den Aufwendungen für Ingenieure, Außendienst, Wartung und Überwachung – und das weltweit. Dazu gehört auch, die aktuellen Kommunikationsprozesse der Mitarbeiter auszuwerten: Über wie viele Mailboxen, Verzeichnisse und Geräte verfügen sie? Sind die Dienste so einfach anzuwenden, dass sie tatsächlich in Gebrauch sind oder verfallen Angebote ungenutzt? Fahren Mitarbeiter zu persönlichen Besprechungen, wenn sie stattdessen Videokonferenzen nutzen könnten? Auf der technischen Seite sollten vorhandene WAN- und LAN-Strukturen unter die Lupe genommen werden sowie der Integrationsstatus mit Geschäftsprozessen, die durch Systeme wie CRM, ERP oder SFA gesteuert werden. Als Gegengewicht zu dieser Bestandsaufnahme dient eine Bedürfnis-Analyse, die die Kommunikationsstrategie des Unternehmens in Bezug auf geschäftliche und finanzielle Faktoren sowie spezifische geografische Anforderungen durchleuchtet. Günstige Telefongespräche sind selbstverständlich, aber was zeichnet den Bedarf der Mitarbeiter außerdem aus? Wird viel gereist oder alles vom eigenen Schreibtisch aus erledigt? Müssen sich Teams häufig und auch an verschiedenen Niederlassungen neu bilden und wieder auflösen oder wird eher langfristig zusammen gearbeitet? Ändern sich Standorte oft – wie etwa bei Vertriebsniederlassungen – oder nur selten – was in der Regel auf Fertigungsstandorte zutrifft? Wenn feststeht, was für welche Dienste ausgegeben wird und worin die grundlegenden Bedürfnisse bestehen, lässt sich aus Differenzen leicht eruieren, wie wirtschaftlich mit den aktuellen Diensten tatsächlich gearbeitet wird. Auf dieser Grundlage können gut aufgestellte Kommunikationsspezialisten eine individuell zugeschnittene Lösung erarbeiten, die alle Konvergenz-Vorteile konsequent ausschöpft. Die nächsten Schritte Weltweit agierende Kommunikationsanbieter schließen dieser Beurteilungsphase die Entwicklung der Lösung an. Dabei werden technische Spezifikationen erarbeitet und die Konfiguration geplant – einschließlich der betrieblichen Anforderungen für den Übergang von bestehenden Infrastrukturen zur IP-Technologie. Ein technisch ausgereiftes IP-Netzwerk unterstützt sowohl leitungsvermittelte als auch IP-basierte Hybridlösungen, so dass die bereits existierende Ausstattung im Zuge der Migration weiter genutzt werden kann. Je nach Strategie, Zeitplan oder Budget kann die IP- Technologie Schritt für Schritt ausgerollt werden. In der Implementierungsphase ist es wichtig, dass der Anbieter alle Aspekte des Rollouts steuert, unabhängig davon, ob diese direkt der Kontrolle des Projekt- Managements oder der eines Drittanbieters unterstehen. Schließlich sollte sich ein Unternehmen im Vorfeld erkundigen, welche Hilfe es von seinem Dienstleister erwarten kann, wenn die Einführung der Konvergenz-Lösung abgeschlossen ist. Idealerweise gibt es die vollständige Palette von Verwaltung-Optionen: von der grundlegenden Wartung bis hin zu einem vollständig verwalteten Dienst mit einem rund um die Uhr verfügbaren Ansprechpartner. Wird dann auch noch eine Überwachung der Performance mit Hinblick auf die vereinbarten Service Level angeboten, steht einer fortlaufenden Optimierung und Anpassung der Systeme an neue Bedürfnisse nichts im Weg. Konvergenz macht sich dann schnell bezahlt – durch Kosteneinsparungen und mehr Prozesseffizienz. 7.370 Zeichen