E-Interview zum Virtual Roundtable "Transparenz und Kosteneinsparungen durch effizientes IT Asset Management" mit Prof. Dr.-Ing. Rainer Schmidt

Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Transparenz und Kosteneinsparungen durch effizientes IT Asset Management IT-Asset Management ist die integrierte Betrachtung des gesamten Lebenslaufes von IT- Assets wie Hard- und Software. Es umfasst die Planung, Beschaffung, Inbetriebnahme, Verwaltung und schließlich Stilllegung und Verwertung von IT-Assets. Das IT-Asset Management beinhaltet betriebswirtschaftliche, administrative und technologische Aspekte: In betriebswirtschaftlicher Hinsicht stehen Kostenanalyse, Investitionsmanagement, Budgetplanung sowie Forecasting (Prognose) und Reporting (Auswertung, Berichtswesen) im Vordergrund. In Bezug auf die Administration sind Prozesse wie die Lieferanten-, Lizenz- und Vertragsverwaltung von Belang. Technologisch betrachtet geht es hier um die automatische Inventarisierung von Hard- und Software, die Installation und Konfiguration sowie die Bereitstellung und Pflege von Assets. Dem Asset Management kommt angesichts der knappen IT-Budgets und –Ressourcen eine hohe Bedeutung für die Unternehmen und auch die IT-Lieferanten zu. So stellt sich die Frage, ob Anwender zu viel für ihre Software bezahlen? Auch beim Thema Lizenzen gehen die Meinungen stark auseinander. Hersteller und Reseller stellen in den Betrieben oft eine nicht ausreichende Lizenzierung fest. Gleichzeitig sehen Marktforschungsunternehmen wie Gartner oder KPMG beim Softwarekauf teils hohe Einsparpotentiale bis zu 60 Prozent. Die Marktforscher glauben, dass nur rund 70 Prozent der gekauften Software auch dem tatsächlichen Bedarf entsprechen. In vielen Unternehmen fehlt schlicht der Überblick über Lizenz-Bestände und Support-Verträge. Obwohl erhebliche Kosteneinsparungen möglich sind, schrecken Unternehmen oft vor dem Schritt zurück, ein umfassendes IT Asset- und Lizenzmanagement einzuführen. Mit diesem Roundtable möchte die Competence Site den Unternehmen und Nutzern einen aktuellen Einblick in Asset Management sowie Unterstützung bei der Ausrichtung und Entscheidungsfindung geben. Wie immer beteiligen sich renommierte Experten aus Wissenschaft und Praxis an dieser spannenden Diskussion. Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Vorstellung des Gesprächspartners Prof. Dr.-Ing. Rainer Schmidt Wirtschaftsinformatik im Studiengang Informatik HTW Aalen Beethovenstraße 1 73430 Aalen Rainer.Schmidt@fh-aalen.de Tel.: + 49 7361 576 – 241 Die Hochschule für Technik und Wirtschaft ist die bedeutendste und größte Hochschule in Ostwürttemberg und gehört zu den forschungsintensivsten Fachhochschulen des Landes. Gegründet 1962 nahm sie im folgenden Jahr den Lehrbetrieb auf und wurde 1971 in eine Fachhochschule umgewandelt. Heute werden in 13 Studiengängen über 3000 Studierende in den Bereichen Technik, Wirtschaft, Informatik und Medien ausgebildet. Prof. Dr.-Ing. Rainer Schmidt ist seit 2003 Professor für Wirtschaftsinformatik an der Fachhochschule Aalen. Zuvor war er in einer strategischen Unternehmensberatung sowie als Professor an der Berufsakademie Lörrach tätig. Prof. Dr.-Ing. Rainer Schmidt promovierte 1999 an der Universität Karlsruhe. Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Sehr geehrter Professor Schmidt, Frage 1: Die Marktsituation des IT Asset Managements Welche Bedeutung kommt dem IT Asset Management in den Unternehmen zu? Wie stark wird das Thema von Anbietern mit Produkten/Lösungen vermarktet? Professor Schmidt: Obwohl das IT Asset Management eine wichtige Grundlage für die effiziente Gestaltung der IT in Unternehmen darstellt, wird es bisher nur unzureichend beachtet. Durch das IT Asset Management kann der Einsatz von IT Ressourcen deutlich besser gesteuert werden. Das IT Asset Management wird bisher nur von wenigen Anbietern intensiv durch Produkte und Lösungen unterstützt. Frage 2: Die Verbreitung des IT Asset Managements im Unternehmen Wie verbreitet ist das IT-Asset Management in den Unternehmen differenziert nach den Lebenszyklusphasen Asset-Planung, Beschaffung, Inbetriebnahme, Verwaltung und schließlich Stilllegung und Verwertung? Professor Schmidt: Die Phasen Beschaffung und Inbetriebnahme sind am stärksten vertreten. Es folgt die Verwaltungsphase. Die Phasen Asset-Planung und Stilllegung sind bisher nur wenig verbreitet. Frage 3: Organisatorische und technische Rahmenbedingungen Warum sollte sich ein Unternehmen für systematisches IT-Asset Management entscheiden? Welche organisatorischen und technischen Möglichkeiten bestehen, um das Lizenzmanagement einzubetten? Professor Schmidt: Nur mit einem systematischen, d.h. insbesondere durchgängigen IT-Asset Management wird man den vollen Nutzwert erzielen. Das IT-Asset Management ist mit seinen Phasen als zyklischer Prozess aufzufassen. Fehlt bei diesem Prozess ein Schritt oder kommt es zu Brüchen, so leiden Effizienz und Effektivität des Gesamtprozesses erheblich. Daher ist es notwendig, das Lizenzmanagement sowohl organisatorisch als auch informationstechnisch gut in den Gesamtzyklus der IT Asset Management zu integrieren. Insbesondere muss für eine nahtlose Integration der Daten aus dem Lizenzmanagement gesorgt werden. Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Frage 4: Tool Landschaft Welche Unterstützung bieten Tools für die Unterstützung des IT-Asset Lebenszyklusses? Professor Schmidt: Die Tool-Unterstützung ist bisher meist auf einzelne Phasen beschränkt. Eine Unterstützung des gesamten IT-Asset Lebenszyklusses ist daher noch sehr selten. Gerade dies wäre aber notwendig um die Nutzwerte des IT-Asset-Management voll zu realisieren. Frage 5: Integration in die IT- Dienstleistungsprozesse Welche Rolle spielen die durch ITIL definierten Prozesse und Regeln im Zusammenhang mit Asset- u. Lizenz Management Lösungen? Professor Schmidt: Es ist anzunehmen, dass eine ähnliche Entwicklung eintritt, wie sie bereits bei IT Service Management Prozessen zu beobachten war. ITIL wird sich als im hohen Maße prozessstandardisierend und sprachnormierend entwicklen. Durch die Übernahme standardisierter Prozesse und vereinheitlichter Begriffe wird besonders die Zusammenarbeit von Lösungen vereinfacht, die von unterschiedlichen Herstellern stammen. Frage 6: Erfahrungen in der Praxis Welche Erfahrungen haben Sie bei der Einführung eines IT Asset Managements gemacht? Worauf sollte z.B. bei der Auswahl der Tools geachtet werden? Welchen Hindernissen und Herausforderungen müssen sich die Unternehmen stellen? Professor Schmidt: Ein Tool das eine durchgängige Unterstützung des gesamten IT-Asset-Management-Zyklus bietet wäre natürlich ideal. Wenn dies nicht erreicht werden kann, muss besonders auf die Integration mit Werkzeugen für die übrigen Phasen geachtet werden. Zu oft wird durch die Wahl von nicht integrationsfähigen Werkzeugen die Ursache für hartnäckige Probleme gelegt. Zentrale Herausforderung für die Unternehmen ist es, ein Bewusstsein für die ganzheitliche Behandlung des IT Asset Management zu entwickeln. Nur so lässt sich die Entstehung von Insellösungen verhindern. Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management Frage 7: Ausblick und eigene Lösungsansätze Wie schätzen Sie die weitere Entwicklung des IT Asset Managements, insbesondere die des Lizenzmanagements, ein? Wie ist das Asset Management in Ihrem Unternehmen organisiert? Welche Lösungen bietet Ihr Unternehmen an bzw. welchen Nutzen und Vorteile sehen Sie hier für die Unternehmen? Professor Schmidt: Das IT Asset Management befindet sich noch in einer sehr frühen Phase seiner Entwicklung, die durch eine hohe Heterogenität von Tools und Prozessen gekennzeichnet ist. Durch eine zunehmende Standardisierung wird es in Zukunft deutlich leichter werden, bisher isolierte Teillösungen des IT Asset Management Zyklus zusammenzuführen. Hierdurch wird ein deutlich höhere Transparenz bezüglich der IT Assets erreicht werden, die wiederum zu einer verbesserten Steuerung und somit insgesamt sinkenden Kosten führt. Vielen Dank für die Teilnahme am Virtual Roundtable!