Content Management Systeme ‑ Risiko oder Chance?

1 Content Management Systeme – Risiko oder Chance? Content Management Systeme – Risiko oder Chance? Dr. Achim Schmidtmann, Lycos Europe GmbH Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung............................................................................................. 2 2. Content Management Systeme ......................................................... 2 3. Risiken................................................................................................. 4 3.1. Vorgehensmodell der Auswahl ................................................... 4 3.2. Systemauswahl ........................................................................... 5 3.3. Systemeinführung ....................................................................... 6 4. Chancen............................................................................................... 7 4.1. Ablauforganisation ...................................................................... 7 4.2. Aufbauorganisation ..................................................................... 9 4.3. Integrationsfunktion ..................................................................... 9 5. Fazit.................................................................................................... 10 Literatur....................................................................................................... 10 1/11 2 Content Management Systeme – Risiko oder Chance? 1. Einleitung Ohne Content Management Systeme (CMS) kommen Unternehmen mit In- ternet, Intranet oder Extranet Ambitionen nicht mehr aus, denn ohne sie lassen sich derartige Netzwerke nicht mehr sinnvoll verwalten. Derzeit al- lerdings lassen viele europäische Unternehmen ihre Webseiten noch von Hand pflegen, was äußerst zeit- und kostenintensiv ist. Rund 40 Prozent al- ler Unternehmen, so ermittelte eine Studie von Dynamic Markets Limited, können noch nicht einmal abschätzen, wie viel Zeit die Pflege beansprucht. Bereits 1999 schätzten der Softwarehersteller Sqribe Technologies und das Unternehmen Deloitte & Touche basierend auf einer europaweiten Umfra- ge unter 1000 Top-Managern, dass die europäische Wirtschaft jedes Jahr mehr als 50 Milliarden Mark durch schlecht organisierte Unternehmensnet- ze einbüßt. [o.V. 1999]. Nach Schätzungen von Forrester Analysten verdoppeln sich die Web- Inhalte und damit die Anzahl der Webseiten jährlich [Stölzel 2000]. Ähnli- che Steigerungen sind in den Bereichen Intranet und Extranet zu erwarten. Hinzu kommt, dass dieses Mehr an Inhalten immer häufiger aktualisiert, in verschiedensten Formaten bzw. formatunabhängig distribuiert und archi- viert werden muss, was den Arbeitsaufwand für die Erstellung, Verarbei- tung und Pflege deutlich ansteigen lässt. Zusätzlich erhöhen Änderungen bei Anwendungen, die Integration von Datenbanken, die Navigationsstruk- tur sowie die Vielzahl der Autoren respektive Editoren und der verteilte Zugriff mit unterschiedlichen Berechtigungen den Aufwand. Die Aufgabe von CMS ist heute allerdings nicht mehr nur auf die Lieferung von Informationen begrenzt sondern schließt Kommunikations- und Interak- tionsaufgaben sowie eine Integrationsfunktion im Unternehmen mit ein. Auf diese Weise ermöglicht es einen wirksamen Informationslebenszyklus im gesamten Unternehmen und stellt gleichzeitig das Interface des Unterneh- mens zu seiner Umwelt dar. Somit wird durch das CMS ein offener, flexib- ler Ansatz für die Lenkung der Informationsarchitektur in Unternehmen ge- schaffen, wofür Artur P. Schmidt auch den Begriff Knowledge Sharing ver- wendet [Schmidt 2001]. Nach einer Studie der Meta Group soll das Marktvolumen für CMS in Euro- pa im Jahr 2002 1,57 Milliarden Euro betragen. Frank Schwarze, der G e- schäftsführer des CMS Anbieters Tridion prognostiziert für 2002 optimis- tisch ein Marktvolumen von 650 Millionen Mark in Deutschland. Derzeit gibt es mehr als 70 Produkte in Europa und weltweit über 100 CMS. Außerdem integrieren immer mehr Hersteller anderer Software wie z.B. Dokumenten- oder Knowledge Management Systemen typische F unktionen von CMS. Experten rechnen ab 2002 mit einer deutlichen Marktkonsolidierung. 2. Content Management Systeme CMS sind datenbankgestützte Software Systeme mit denen Inhalte erstellt oder importiert, verwaltet, gepflegt und für Benutzer auf verschiedenen 2/11 3 Content Management Systeme – Risiko oder Chance? Plattformen bereitgestellt werden können. Sie beruhen auf dem Prinzip der Trennung von Inhalt und Layout bzw. Programmierung und binden Metada- ten zur genaueren Beschreibung des Inhalts mit ein (z.B. Name des Erstel- lers, Datum, Titel, etc.). Dabei stehen die Aspekte Aktualität, Konsistenz, Relevanz, Zuverlässigkeit und Richtigkeit im Vordergrund [von Ah 2001]. Die Inhalte liegen in unterschiedlichen Formaten vor und zwar sind es bei- spielsweise HTML-, Word- oder pdf-Dokumente sowie andere Binärobjekte aber auch Graphiken, Audio- und Video-Dokumente oder sonstige Medien- formate. Demzufolge sind Medienneutralität und Wiederverwendbarkeit der Inhalte zwei weitere relevante Kriterien derartiger Systeme. Darüber hinaus bieten CMS teilweise verschiedenste erweiterte Fähigkeiten, die von der Unterstützung des Workflows über die Benutzerverwaltung bis zum Multi- Channeling und zur Personalisierung von Webinhalten für bestimmte Nut- zer reichen und mittels ihres modularen Aufbaus die Gestaltung komplexer Websites ermöglichen. Von der ursprünglichen Ausrichtung als System zur Erstellung, Verwaltung und Pflege von Inhalten entwickeln sich CMS immer mehr auch zum Do- kumentenmanagement hin beziehungsweise werden auch immer mehr Do- kumentenmanagement Systeme als CMS angeboten. Diese Entwicklung trägt jedoch in keiner Weise zur Erleichterung der Auswahl für den Kunden bei. Der Markt bietet derzeit eine Vielzahl kleiner bis großer Lösungen für unterschiedliche Anwendungsbereiche an. Keiner der Anbieter hat sich bisher als klarer Marktführer etabliert, was darin begründet liegt, dass auch die großen Anbieter derzeit noch Spezialisten sind, die nur ein relativ klei- nes Marktsegment abdecken. Neben den kommerziellen Anbietern be- schäftigen sich auch einige Open Source Projekte mit der Entwicklung von CMS. Eine gängige Klassifikation derzeitiger Systeme ist die von Kampffmeyer, Unternehmensberatung Project Consult: Content Management Web Content Management Enterprise Content Management Content Management im Sinne von Syndication behandelt den reinen I - n halt und zwar die Integration oder den Austausch von Inhalten zwischen verschiedenen Sites, also die Mehrfachnutzung von Inhalten. Die soge- nannten Web Content Management Systeme (WCMS) sind auf die Aufbe- reitung und Pflege von Webinhalten für das Intranet sowie unternehmens- spezifische Intranets und Extranets beschränkt. Durch diese Spezialisie- rung bedürfen sie beim Einsatz in diesem Gebiet einen geringeren Anpas- sungsaufwand, wohingegen Enterprise Content Management Systeme (ECMS) die Erschließung aller Informationen im Unternehmen und damit die Verbindung zu verschiedenen anderen Informationssystemen des U n- ternehmens zur Aufgaben haben. Sie agieren unabhängig vom Präsentati- onsmedium und können im stärkeren Umfang auf das jeweilige Anwen- dungsgebiet zugeschnitten werden müssen. Kernkomponenten aller CMS sind bzw. sollten sein: Asset-Management 3/11 4 Content Management Systeme – Risiko oder Chance? Workflow-Management Benutzer- und Zugriffsverwaltung Schnittstellen Asset-Management ist die Dokumentenverwaltung im CMS. Sie umfasst die Ablage der Inhalte in einem Dateisystem, einer Datenbank oder einer Mischform, Versionsverwaltung, Editoren und auch Authoring- Möglichkeiten wie z.B. Sitemaps, Linküberprüfung, etc. Die Steuerung der Arbeitsabläufe speziell zur Qualitätssicherung, also Kontrolle und Freigabe der Inhalte aber auch Reports und Benachrichtigungsfunktionen sind Auf- gabe des Workflow-Management. Eine weitere wichtige Komponente ist die Festlegung der Zugangs- und Bearbeitungsrechte für einzelne Anwender, Teams oder ganze Abteilungen, die in der Benutzer- und Zugriffsverwal- tung festgelegt wird. Zur Integration von externen Inhalten in den Redakti- onsprozess und zum Export der Inhalte an Kunden bzw. in das eigene A r- chivsystem sind schließlich klar definierte Schnittstellen unumgänglich. 3.